Automatische Verschlagwortung

Automatische Verschlagwortung bedeutet, dass eine Software Dateien selbstständig Kategorien und Stichworten zuordnet. Ein Foto erhält Angaben wie Gewerk, Bauteil, Raum und Bauphase, ein Dokument die Einordnung als Lieferschein, Prüfprotokoll oder Nachtragsangebot. Die Schlagworte werden als Metadaten gespeichert und stehen der Suche zur Verfügung.

Der Bedarf entsteht aus der Menge. Auf einer mittleren Baustelle kommen über die Laufzeit schnell mehrere tausend Fotos zusammen, dazu Lieferscheine, Pläne und Protokolle. Ohne Ordnung ist dieser Bestand faktisch wertlos: Wenn ein Jahr später ein Mangel gerügt wird und das Beweisfoto der verdeckten Installation zwar existiert, aber nicht gefunden wird, hat die Dokumentation ihren Zweck verfehlt. Manuelles Verschlagworten hingegen findet auf der Baustelle praktisch nicht statt, weil es Zeit kostet und keinen unmittelbaren Nutzen bringt.

Zu unterscheiden ist die inhaltliche Erkennung von der Zuordnung über Kontextdaten. Die Zuordnung zu Baustelle und Datum funktioniert zuverlässig, weil sie auf harten Angaben beruht. Die inhaltliche Erkennung eines Bauteils ist dagegen eine Schätzung. Für die Ablage sollte deshalb die Kontextzuordnung führend sein und die inhaltliche Erkennung ergänzend, nicht umgekehrt.

Wo KI ansetzt

Für Bilder liefert Computer Vision die Erkennung: Das Modell benennt sichtbare Bauteile wie Rohrleitungen, Bewehrung, Dämmung oder Fenster und leitet daraus Gewerk und Bauphase ab. Für Dokumente kommen OCR und Textklassifikation zum Einsatz, die aus Layout und Inhalt den Dokumenttyp bestimmen und Kennzahlen wie Auftragsnummer oder Lieferdatum auslesen.

Ergänzend nutzen Systeme Kontextdaten, die ohnehin anfallen: Aufnahmezeitpunkt, Standort des Geräts, aktiver Auftrag in der App. Ein Foto, das während eines laufenden Auftrags in der Nähe der Baustellenadresse entsteht, wird dieser Baustelle zugeordnet, ohne dass jemand etwas auswählt. Zusammen mit geokodierten Baufotos entsteht daraus eine belastbare Zuordnung.

Fehler sind einzukalkulieren. Modelle verwechseln ähnliche Bauteile und ordnen bei unklaren Motiven falsch zu. Deshalb sollten automatisch vergebene Schlagworte als Vorschlag gekennzeichnet und durch die Suche ergänzt, nicht ersetzt werden.

Voraussetzung im Betrieb ist, dass die Schlagworte auch genutzt werden. Ein System, das automatisch verschlagwortet, während gesucht wird, indem Ordner durchgeklickt werden, bringt keinen Gewinn. Sinnvoll ist deshalb, die Suche als übliche Vorgehensweise einzuführen und die Ordnerstruktur bewusst flach zu halten, damit sie nicht zur Konkurrenz der Suche wird.

Ein Beispiel aus dem SHK-Bereich: Werden Fotos vor dem Verschließen mit Bauteil, Geschoss und Wohnungsnummer verschlagwortet, lässt sich eine Rückfrage zu einer bestimmten Wohnung in Minuten beantworten. Ohne Verschlagwortung müsste die gesamte Fotoserie des Bauabschnitts durchgesehen werden, was in der Praxis unterbleibt und zur Aussage führt, es lägen keine Bilder vor.

Praktischer Hinweis: Legen Sie vorab eine überschaubare Schlagwortliste fest, die zu Ihren Gewerken passt. Ein System, das frei formulierte Begriffe vergibt, erzeugt zwanzig Varianten für dasselbe Bauteil und macht die Suche wieder unbrauchbar.