Submission

Die Submission, auch Angebotsöffnung oder Eröffnungstermin genannt, ist der formale Abschluss der Angebotsphase. Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die eingegangenen Angebote geöffnet, auf Vollständigkeit gesichtet und ihre wesentlichen Angaben in einer Niederschrift dokumentiert. Bis zu diesem Zeitpunkt darf kein Angebot eingesehen werden. Der Termin markiert damit den Übergang von der Angebotsabgabe zur Wertung.

Für ausführende Betriebe ist die Submission vor allem ein Stichtag. Alles, was danach eingeht, kann in der Regel nicht mehr berücksichtigt werden, unabhängig vom Grund der Verspätung. In der Praxis scheitern Angebote seltener am Preis als an Formalien: fehlende Erklärungen, nicht ausgefüllte Positionen oder ein nicht rechtzeitig abgeschlossener Upload. Bei öffentlichen Bauaufträgen erhalten Bieter im Anschluss oft eine Übersicht über die abgegebenen Angebote und Summen, was eine der wenigen belastbaren Rückmeldungen zur eigenen Preislage im Markt ist.

Bezug zur Digitalisierung

Mit der elektronischen Angebotsabgabe findet die Öffnung nicht mehr am Tisch mit dem Brieföffner statt, sondern über die Vergabeplattform. Die Angebote liegen dort verschlüsselt, bis der Termin erreicht ist, und werden erst dann von berechtigten Personen entschlüsselt. Zeitpunkt und Beteiligte werden protokolliert, was die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens erhöht.

Für den Bieterbetrieb bedeutet das eine andere Vorbereitung als früher. Der Upload muss vor Fristablauf vollständig abgeschlossen sein, große Dateien und schwache Netzverbindungen auf der Baustelle sind ein reales Risiko. Sinnvoll ist es deshalb, Angebote deutlich vor dem Termin einzustellen und die Eingangsbestätigung der Plattform aufzubewahren.

Für die eigene Organisation lohnt es sich, den Submissionstermin nicht als einzelnen Kalendereintrag zu führen, sondern rückwärts zu planen. Wann müssen Nachunternehmerangebote vorliegen, wann Materialpreise angefragt sein, wann die Nachweise vollständig zusammengestellt. Diese Zwischentermine sind der eigentliche Engpass, denn die Kalkulation lässt sich verdichten, eine fehlende Lieferantenauskunft nicht. In Betrieben ohne eigene Kalkulationsabteilung hilft eine kurze, immer gleiche Checkliste je Ausschreibung mehr als jede Software, weil sie sicherstellt, dass die formalen Bestandteile nicht erst am Abgabetag zusammengesucht werden.

Nach der Öffnung lassen sich die Ergebnisdaten weiterverwenden. Wer die eigenen Angebotssummen und die Vergleichswerte aus den Submissionsergebnissen in einer Übersicht sammelt, erkennt über die Zeit, in welchen Leistungsbereichen der eigene Betrieb regelmäßig knapp danebenliegt und wo die Kalkulation tragfähig ist. Diese Auswertung ist mit wenig Aufwand möglich und liefert mehr Erkenntnis als die Betrachtung einzelner verlorener Ausschreibungen.