Schnittstellen im Handwerksbetrieb: Wo Daten hängen bleiben

Software wird gekauft, um Arbeit zu sparen. Gespart wird sie aber nicht in den Programmen, sondern zwischen ihnen. Jede Stelle, an der Daten von Hand von einem System ins andere wandern, frisst den Nutzen auf.

Die vier entscheidenden Anbindungen

Fehlt eine dieser Anbindungen, entsteht genau dort eine Doppelerfassung. Und Doppelerfassung bedeutet nicht nur doppelte Zeit, sondern eine zweite Fehlerquelle.

Die Standards im Überblick

Datanorm. Überträgt Artikelstammdaten und Preise vom Großhandel in die Handwerkersoftware. Der Klassiker, breit unterstützt.

IDS. Ermöglicht es, im Onlineshop des Großhändlers einen Warenkorb zusammenzustellen und direkt in die eigene Kalkulation zu übernehmen – mit tagesaktuellen Preisen und der eigenen Kondition.

UGL. Austausch von Bestell-, Auftrags- und Rechnungsdaten mit dem Großhandel.

GAEB. Austausch von Leistungsverzeichnissen und Abrechnungsdaten mit Auftraggebern und Planern.

E-Rechnungsformate. XRechnung und ZUGFeRD für den Rechnungsverkehr.

Welche Standards eine Software unterstützt, ist ein wichtigeres Auswahlkriterium als die Zahl ihrer Funktionen.

Die eigenen Doppelerfassungen finden

Eine Stunde mit Papier reicht. Zeichnen Sie den Weg eines Auftrags auf:

Anfrage → Ortstermin → Aufmaß → Kalkulation → Angebot → Auftrag → Disposition → Ausführung → Stunden → Material → Aufmaß → Rechnung → Zahlung → Nachkalkulation

Fragen Sie an jeder Station zwei Dinge: Welche Daten werden hier erfasst? Und gab es diese Daten schon irgendwo?

In den meisten Betrieben finden sich drei bis fünf Stellen. Typisch:

• Kundendaten werden beim Angebot und noch einmal in der Buchhaltung erfasst
• Aufmaßwerte werden auf der Baustelle notiert und abends abgetippt
• Stunden stehen auf Zetteln und werden zweimal übertragen: in die Lohnabrechnung und in die Projektauswertung
• Materialpreise werden aus dem Katalog abgeschrieben statt übernommen

Jede dieser Stellen ist ein Kandidat für eine Anbindung.

Woran Anbindungen scheitern

Unterschiedliche Schlüssel. Wenn zwei Systeme dieselben Kunden oder Artikel unter verschiedenen Nummern führen, muss jede Zeile zugeordnet werden. Die Abstimmung der Schlüssel ist der wichtigste Vorbereitungsschritt.

Änderungen ohne Abstimmung. Ein Update auf einer Seite, und die Verbindung bricht. Deshalb gehört zu jeder Anbindung eine Prüfung nach Systemänderungen.

Fehlende Zuständigkeit. Der häufigste Grund. Eine Schnittstelle ohne verantwortliche Person veraltet, und irgendwann macht es wieder jemand von Hand.

Zu große Ambition. Wer alles auf einmal verbinden will, scheitert. Eine Anbindung nach der anderen, jeweils mit Test.

Wenn keine fertige Anbindung existiert

Automatisierungsplattformen können Systeme über deren Schnittstellen verbinden, ohne dass programmiert werden muss. Für einfache Übergaben – eine Formularanfrage in die Auftragssoftware, eine Benachrichtigung bei einem Ereignis – ist das ein pragmatischer Weg.

Zu beachten sind dabei drei Punkte: Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn personenbezogene Daten durch die Plattform laufen; eine Fehlerbenachrichtigung, damit ein Ausfall auffällt; und eine Dokumentation, damit die Verbindung nachvollziehbar bleibt.

Die Reihenfolge

1. Buchhaltung. Größter Zeiteffekt, meist fertige Anbindung vorhanden.

2. Großhandel. Verhindert veraltete Preise in der Kalkulation – wirkt direkt auf die Marge.

3. Zeiterfassung. Bedient Lohnabrechnung und Nachkalkulation aus einer Erfassung.

4. Aufmaß. Spart je Aufmaß eine halbe Stunde und senkt die Fehlerquote.

Diese Reihenfolge folgt dem Verhältnis aus Aufwand und Wirkung. Betriebe, die mit dem Aufmaß beginnen, weil es technisch am interessantesten wirkt, lassen den größeren Hebel liegen.

Rechenbeispiel: Was Doppelerfassung im Jahr kostet

Ein Dachdeckerbetrieb mit neunzehn Mitarbeitenden hat die vier typischen Doppelerfassungen ausgezählt. Die Mengen stammen aus dem Betrieb, die Zeitwerte sind gemessene Durchschnitte.

Bei einem kalkulatorischen Bürostundensatz von 42 Euro entspricht das rund 11.600 Euro im Jahr, gebunden an Tätigkeiten, die keinen Wert erzeugen.

Die Fehlerkosten sind darin nicht enthalten und in der Praxis der größere Posten. Ein veralteter Materialpreis in der Kalkulation, ein beim Abtippen vertauschter Aufmaßwert, eine Stunde, die im Lohn steht, aber auf keinem Projekt: Jeder dieser Fehler kostet mehr als die Minute, die seine Vermeidung gebraucht hätte.

Umgekehrt gilt: Eine Anbindung, die 54 Stunden im Jahr spart, rechtfertigt einen Einführungsaufwand von zwanzig bis dreißig Stunden im ersten Jahr. Eine, die zwei Stunden spart, nicht. Deshalb lohnt sich das Auszählen vor der Auswahl.

Die Fragen an den Anbieter

Vor der Beauftragung einer Anbindung gehören diese Punkte geklärt – schriftlich, nicht im Telefonat:

• Welche Standards werden unterstützt, und in welcher Ausbaustufe?
• Läuft der Datenaustausch automatisch oder muss ihn jemand anstoßen?
• In welche Richtung fließen die Daten – einseitig oder in beide Richtungen?
• Was passiert bei einem Konflikt, wenn derselbe Datensatz in beiden Systemen geändert wurde?
• Wie werden Kunden- und Artikelnummern zwischen den Systemen zugeordnet?
• Gibt es ein Protokoll, aus dem hervorgeht, was wann übertragen wurde?
• Werde ich benachrichtigt, wenn eine Übertragung fehlschlägt?
• Wer ist zuständig, wenn nach einem Update der einen Seite die Verbindung bricht?
• Ist die Anbindung im Lizenzpreis enthalten oder wird sie gesondert berechnet?
• Läuft die Verbindung über einen Dienst eines Dritten, und liegt dafür ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor?

Die Fragen nach dem Konfliktfall und nach der Fehlerbenachrichtigung trennen im Gespräch schnell die Anbieter, die eine Anbindung im Betrieb kennen, von denen, die sie verkaufen.

Für die Anfrage genügt eine kurze Formulierung:

Wir betreiben [System A] und [System B] und möchten [Datenart] übertragen. Bitte teilen Sie uns mit, ob dafür eine fertige Anbindung existiert, welcher Standard verwendet wird, ob die Übertragung automatisch erfolgt, wie Fehler gemeldet werden und welche einmaligen und laufenden Kosten anfallen. Bitte nennen Sie außerdem einen Referenzbetrieb aus unserem Gewerk, der diese Anbindung nutzt.

Der letzte Satz ist der wirksamste. Ein Anbieter, der keinen Referenzbetrieb nennen kann, hat die Anbindung möglicherweise noch nie im laufenden Betrieb gesehen.

Fazit

Der Nutzen von Software entsteht zwischen den Programmen. Vier Anbindungen entscheiden im Handwerk: Buchhaltung, Großhandel, Zeiterfassung, Aufmaß.

Der erste Schritt ist keine Technik, sondern eine Stunde mit Papier: den Weg eines Auftrags aufzeichnen und die Stellen markieren, an denen Daten doppelt erfasst werden. Diese Liste ist wertvoller als jeder Funktionsvergleich – sie sagt, welche Anbindung sich zuerst lohnt.