Was kostet eine KI-Schulung? Preise, Formate und Fördersätze offen gerechnet

Die Preise für KI-Schulungen liegen zwischen 49 und mehreren tausend Euro – bei nahezu identischen Inhaltsangaben. Dieser Beitrag rechnet die Formate durch, benennt den Kostenblock, den fast alle übersehen, und ordnet ein, was tatsächlich förderfähig ist.

Die Preisspannen nach Format

Die Spanne innerhalb eines Formats erklärt sich weniger über die Qualität des Referenten als über den Lieferumfang. Ein Angebot mit Bestandsaufnahme, erarbeiteter Nutzungsrichtlinie und Teilnahmenachweis liegt am oberen Rand – und ist trotzdem meist die bessere Rechnung, weil ohne diese Bestandteile am Ende kein verwertbares Dokument existiert.

Der Kostenblock, den fast alle übersehen

Die Rechnung, die im Angebotsvergleich fehlt:

Die Ausfallzeit ist damit meist der größere Posten. Daraus folgen zwei praktische Konsequenzen:

Der Termin entscheidet über die Kosten. Ein Regentag im Rohbau oder Dachdeckerbetrieb kostet praktisch keine Ausfallzeit, weil ohnehin nicht gearbeitet werden kann. Ein Dienstagvormittag im Sommer kostet den vollen Satz.

Kürzer ist nicht automatisch billiger. Eine zweistündige Schulung, die nichts verändert, kostet 1.300 Euro Ausfallzeit für null Ergebnis. Vier Stunden, nach denen die Leute tatsächlich anders arbeiten, sind die günstigere Investition.

Was förderfähig ist und was nicht

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Die kurze betriebliche KI-Unterweisung, mit der die Förderpflicht nach Artikel 4 EU AI Act erfüllt wird, ist in der Regel nicht als Weiterbildung förderfähig – sie unterschreitet die Mindestdauer förderfähiger Maßnahmen deutlich.

Förderfähig sind andere Zuschnitte:

Das klingt zunächst nach schlechter Nachricht. Rechnet man es durch, relativiert sich das: Eine ungeförderte Inhouse-Unterweisung für 2.000 Euro Honorar erzeugt weniger Aufwand als ein Förderantrag mit sechs Wochen Wartezeit, Verwendungsnachweis und der Bindung an ein zugelassenes Kursangebot, das nicht zum Betrieb passt.

Die ehrliche Entscheidungshilfe

Wenn Sie nur die Förderpflicht erfüllen wollen: Inhouse-Unterweisung, halber Tag, ungefördert, an einem Tag mit ohnehin geringer Auslastung. Kosten realistisch 1.500 bis 2.500 Euro Honorar. Ergebnis: Systemliste, Nutzungsrichtlinie, Teilnahmenachweis.

Wenn Sie Abläufe verändern wollen: Beratung oder Coaching, gefördert über BAFA oder INQA. Höherer Aufwand, deutlich höherer Nutzen, und der Zuschuss macht den Unterschied.

Wenn Sie eine Person substanziell qualifizieren wollen: § 82 SGB III, zugelassene Maßnahme, mehrwöchig. Für Bürokräfte und Kalkulatoren, deren Tätigkeit sich grundlegend ändert.

Wenn Sie erst orientieren wollen: Die Mittelstand-Digital Zentren bieten kostenlose Workshops und Demonstratoren. Kostet nur Zeit.

Woran Sie ein überteuertes Angebot erkennen

Vier Warnzeichen:

• Bußgelddrohung als Verkaufsargument. Artikel 4 EU AI Act hat keinen eigenen Bußgeldtatbestand, und die Pflicht wurde im Juli 2026 zur Förderpflicht abgeschwächt. Wer mit 35 Millionen Euro wirbt, verkauft über Angst.
• Zertifikat als Hauptnutzen. Rechtlich nicht erforderlich. Relevant wird es nur, wenn Auftraggeber es abfragen – dafür genügt eine Teilnahmebescheinigung.
• Kein Bezug zum Betrieb. Wenn im Angebot keine Bestandsaufnahme vorkommt, wird an Ihren tatsächlichen Systemen vorbei geschult.
• Pauschale Förderversprechen. „Zu 80 Prozent gefördert” gilt für INQA-Coaching, nicht für eine Tagesschulung. Wer das vermischt, kennt die Programme nicht oder verschweigt die Bedingungen.

Drei durchgerechnete Szenarien

Szenario A: Kleiner Betrieb, nur Pflichterfüllung

Elektrobetrieb, sechs Mitarbeiter, nutzt ein Sprachmodell für Angebotstexte und Spracherkennung fürs Aufmaß. Ziel: Förderpflicht nach Artikel 4 erfüllen, Regeln klären.

Ergebnis: Systemliste, unterschriebene Richtlinie, Teilnahmenachweis. Damit ist der Betrieb rechtlich sauber. Kosten pro Kopf: 450 Euro.

Szenario B: Mittlerer Betrieb, Pflicht plus Produktivität

Bauunternehmen, 22 Mitarbeiter, davon 7 im Büro und in der Bauleitung. Ziel: Pflicht erfüllen und das Büro spürbar entlasten.

Hier lohnt der Blick auf den Rückfluss: Wenn im Büro künftig drei Stunden pro Woche für Angebotstexte, Korrespondenz und Berichte entfallen, sind das bei 65 Euro rund 780 Euro pro Monat. Die Investition amortisiert sich in gut einem Jahr – vorausgesetzt, die Zeitersparnis wird tatsächlich gehoben und nicht nur behauptet.

Szenario C: Prozessveränderung mit Förderung

Derselbe Betrieb, aber mit dem Ziel, die Auftragsabwicklung grundsätzlich neu aufzusetzen.

Der Zuschuss macht hier den Unterschied. Gleichzeitig steigt der interne Aufwand deutlich – der Prozess bindet über Monate Zeit der Beschäftigten. Das ist kein Nachteil, sondern der Grund, warum solche Veränderungen halten.

Was Sie beim Angebotsvergleich fragen sollten

Fünf Fragen trennen brauchbare von schwachen Angeboten:

1. Ist eine Bestandsaufnahme der bei uns genutzten Systeme enthalten – und wann findet sie statt?
2. Steht am Ende eine unterschriftsreife Nutzungsrichtlinie?
3. Aus welchem Gewerk kommen die Beispiele?
4. Bekommen wir einen Teilnahmenachweis mit Inhalten und Dauer?
5. Was kostet ein Nachtermin für Mitarbeiter, die verhindert waren?

Die fünfte Frage entlarvt Anbieter, die auf Volumen statt auf Ergebnis arbeiten – in jedem Betrieb fehlen am Schulungstag zwei Leute.

Fazit

Eine KI-Unterweisung für einen Handwerksbetrieb kostet realistisch 1.500 bis 2.500 Euro Honorar plus etwa denselben Betrag an Ausfallzeit – und ist als kurze Maßnahme in der Regel nicht förderfähig.

Förderung greift dort, wo mehr passiert als Wissensvermittlung: bei der Analyse, bei der Prozessveränderung und bei substanzieller Qualifizierung. Die nüchterne Rechnung lautet deshalb oft: Die Pflichtunterweisung selbst zahlen, den Förderaufwand für das Vorhaben aufheben, das den Betrieb tatsächlich verändert.