KI-Workshop im Handwerksbetrieb: So läuft ein Tag im Betrieb ab

Der Unterschied zwischen einem Seminar und einem Workshop ist nicht die Dauer, sondern die Arbeitsweise. Im Seminar wird vorgetragen, im Workshop wird am eigenen Betrieb gearbeitet. Für Handwerks- und Bauunternehmen ist der zweite Zuschnitt fast immer der wirksamere – weil er die Übertragungsleistung nicht dem Teilnehmer überlässt.

Vorbereitung: eine Woche vorher

Die anonyme Rundfrage. Vier Fragen an alle Mitarbeitenden, ohne Namensnennung:

• Welche Programme nutzt du regelmäßig für die Arbeit?
• Nutzt du Funktionen, die Text, Zusammenfassungen oder Vorschläge erzeugen?
• Nutzt du für die Arbeit Apps oder Dienste auf deinem privaten Gerät?
• Was würdest du gern automatisieren, wenn es ginge?

Die Anonymität ist wichtig. In fast jedem Betrieb nutzen Mitarbeiter Sprachmodelle über private Konten für die Arbeit – und melden das nicht, wenn ihr Name daran hängt. Genau diese Nutzung ist aber die, die geregelt werden muss.

Echte Unterlagen bereitlegen. Ein typisches Angebot, ein Bautagebuch, eine Kundenanfrage, ein Nachtragsschreiben. Am eigenen Material zu arbeiten ist der Kern des Formats.

Der Tagesablauf

Block 1: Wie läuft ein Auftrag heute? (90 Minuten)

Gemeinsam den Weg eines Auftrags aufzeichnen – vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Schlussrechnung. Nicht wie es im Organigramm steht, sondern wie es gemacht wird.

Diese Übung fördert in jedem Betrieb Reibungspunkte zutage, die niemand mehr wahrnimmt: Angaben, die dreimal abgetippt werden. Der Zettel, der von der Baustelle mitgebracht wird. Die Rückfrage, die zweimal pro Woche dieselbe ist.

Die Liste dieser Reibungspunkte ist die Arbeitsgrundlage für den Rest des Tages.

Block 2: Was geht, und wo lügt die Maschine? (120 Minuten)

Zwei Teile, beide live.

Zuerst die Möglichkeiten: An einem echten Vorgang aus dem Betrieb zeigen, was ein Sprachmodell leisten kann. Ein Baustellenbericht aus Stichworten. Eine Absage auf eine Anfrage, die nicht passt. Eine Zusammenfassung eines dreißigseitigen Leistungsverzeichnisses.

Dann die Grenzen: Nach einem Materialpreis aus dem eigenen Gewerk fragen und mit der Preisliste vergleichen. Nach einer DIN-Nummer für eine Leistung fragen und prüfen, ob es sie gibt. Nach dem aktuellen Stand einer Rechtsfrage fragen und das Ergebnis gegen die Primärquelle halten.

Der zweite Teil ist der wichtigere. Er erzeugt die Haltung, die im Alltag zählt: dass jede Zahl geprüft wird.

Block 3: Anwendungsfälle priorisieren und bauen (150 Minuten)

Jeder Reibungspunkt aus Block 1 wird bewertet:

Aus der Bewertung ergibt sich fast immer eine klare Reihenfolge. Für die zwei bis drei obersten Fälle wird noch im Workshop gearbeitet: Anweisungsvorlagen formulieren, an echten Beispielen testen, nachschärfen, festhalten.

Am Ende dieses Blocks hat der Betrieb funktionierende Vorlagen in der Hand – nicht die Idee davon.

Block 4: Regeln beschließen (60 Minuten)

Aus den Erkenntnissen des Tages wird die Nutzungsrichtlinie: Welche Werkzeuge sind freigegeben? Welche Daten dürfen nie eingegeben werden? Wer prüft was vor der Verwendung? An wen wendet man sich bei Unsicherheit?

Die Richtlinie wird am selben Tag unterschrieben. Was auf später verschoben wird, passiert nicht mehr.

Zum Abschluss: eine Ansprechperson im Betrieb benennen und den Nachfasstermin in vier bis sechs Wochen setzen.

Was der Tag kostet

Die Ausfallzeit ist auch hier der größere Posten. Das spricht für einen Termin an einem ohnehin schwachen Tag – im Bauhandwerk ein Regentag, in anderen Gewerken ein Freitag in einer ruhigen Woche.

Was den Workshop scheitern lässt

Die Geschäftsführung ist nicht dabei. Regeln, die ohne Entscheidungsbefugnis erarbeitet werden, sind Vorschläge.

Niemand von der Baustelle. Dann entstehen Lösungen, die im Büro plausibel klingen und draußen nicht funktionieren.

Keine echten Unterlagen. Mit erfundenen Beispielen zu arbeiten kostet die Hälfte der Wirkung.

Kein Nachfasstermin. Nach vier Wochen ist ohne Erinnerung die Hälfte wieder eingeschlafen.

Was nach vier Wochen übrig bleibt

Der Nachfasstermin ist der Teil des Formats, der am häufigsten ausfällt – und derjenige, der über die Wirkung entscheidet. Erfahrungswerte aus Betrieben, die ihn durchgeführt haben:

Die zweite Zeile ist die lehrreichste. Fast immer setzt sich einer der ausgewählten Fälle durch und einer nicht. Der Grund liegt selten an der Technik, sondern daran, wie gut die Anweisungsvorlage zum tatsächlichen Arbeitsablauf passt. Dreißig Minuten Nachschärfen im Nachfasstermin retten diesen zweiten Fall häufig.

Workshop oder Beratung?

Beide Formate werden verwechselt. Der Unterschied:

Workshop ist ein Tag, arbeitet an konkreten Anwendungsfällen und endet mit Vorlagen und Regeln. Ergebnis: Der Betrieb kann anfangen. Nicht als Weiterbildung förderfähig.

Beratung läuft über Wochen, beginnt mit einer Prozessaufnahme und endet mit einem Umsetzungsplan für den ganzen Betrieb. Ergebnis: Der Betrieb weiß, wohin er will. Über BAFA-Beratungsförderung teilweise förderfähig.

Für Betriebe bis etwa dreißig Mitarbeitende reicht der Workshop meist aus. Darüber lohnt sich die vorgeschaltete Beratung, weil mehr Abteilungen und Schnittstellen betroffen sind.

Fazit

Ein KI-Workshop im Handwerksbetrieb ist kein Vortragstag, sondern ein Arbeitstag am eigenen Betrieb. Am Abend stehen priorisierte Anwendungsfälle, fertige Vorlagen und eine unterschriebene Regel – und in der Regel zwei bis drei Abläufe, die ab dem nächsten Tag anders laufen.

Der Unterschied zum Seminar liegt nicht im Inhalt, sondern darin, wer die Übertragungsarbeit leistet. Im Workshop tut es der Betrieb selbst, unter Anleitung. Deshalb hält es länger.