Arbeitszeiterfassung: Was das EuGH-Urteil für Handwerksbetriebe bedeutet

Die Diskussion um die Arbeitszeiterfassung hat viele Handwerksbetriebe verunsichert – auch weil die gesetzliche Ausgestaltung mehrfach überarbeitet wurde. Der Grundsatz ist allerdings klar.

Wie die Pflicht entstanden ist

2019, Europäischer Gerichtshof. Das Gericht entschied, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

2022, Bundesarbeitsgericht. Das Gericht stellte fest, dass sich eine entsprechende Pflicht bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt – unabhängig von einer noch ausstehenden gesetzlichen Neuregelung.

Seither war die konkrete Ausgestaltung Gegenstand mehrerer Gesetzentwürfe. Für Betriebe ist das nachrangig: Die Pflicht als solche besteht.

Die drei Anforderungen

Objektiv. Die Erfassung darf nicht allein auf Erinnerung beruhen. Ein am Monatsende ausgefüllter Zettel erfüllt das nur eingeschränkt.

Verlässlich. Nachträgliche Änderungen sollten erkennbar sein. Ein System, in dem Zeiten spurlos überschrieben werden können, ist schwach.

Zugänglich. Beschäftigte müssen ihre erfassten Zeiten einsehen können. Dieser Punkt wird am häufigsten übersehen – ein System, in das nur das Büro schaut, erfüllt ihn nicht.

Was das für Baustellen bedeutet

Handwerksbetriebe haben ein Problem, das Bürobetriebe nicht kennen: wechselnde Einsatzorte ohne Infrastruktur.

Praktikable Lösungen:

Die zweite Zeile ist im Bau am verbreitetsten. Zwingend ist dann, dass jeder Mitarbeitende seine Zeiten einsehen und Einwände melden kann – sonst fehlt die Zugänglichkeit.

Der Datenschutzteil

Zwei Punkte, die vor der Einführung geklärt gehören:

Standortdaten. Eine dauerhafte Verfolgung während der Arbeitszeit ist regelmäßig unverhältnismäßig. Eine punktuelle Erfassung beim Ein- und Ausstempeln kann zulässig sein, wenn sie erforderlich und transparent ist.

Leistungsauswertung. Sobald aus Zeitdaten Rückschlüsse auf die Leistung Einzelner gezogen werden, verschiebt sich die Bewertung erheblich – arbeitsrechtlich wie nach dem EU AI Act, wo Systeme zur Leistungsbewertung von Beschäftigten in Anhang III als Hochrisiko eingestuft sind.

Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Was neben der Pflicht dabei herauskommt

Der wirtschaftliche Grund für digitale Zeiterfassung ist nicht die Pflichterfüllung, sondern die Auswertbarkeit:

• Deckungsbeitrag je Auftrag – setzt projektbezogene Stunden voraus
• Soll-Ist-Vergleich – welche Leistungsarten unterschätzen wir?
• Fahrzeitanteil – lohnt sich das Einsatzgebiet?
• Auslastung – produktive gegen unproduktive Stunden

Diese vier Auswertungen sind der Grund, warum sich die Umstellung rechnet. Die Pflicht ist nur der Anlass.

Der praktische Weg

1. Regeln festlegen. Was ist Arbeitszeit, wie werden Fahrzeiten behandelt, wer erfasst, wie wird korrigiert.

2. Eine Kolonne pilotieren. Vier Wochen, dann nachjustieren.

3. Zugänglichkeit sicherstellen. Jeder sieht seine Zeiten.

4. Auswertungsweg prüfen. Landen die Stunden in Lohnvorbereitung und Nachkalkulation?

5. Ausrollen. Kolonne für Kolonne.

Musterinformation an die Belegschaft

Die Einführung scheitert selten an der Technik und häufig an der Sorge, überwacht zu werden. Eine Seite, die vor dem Start ausgegeben und im Pausenraum ausgehängt wird, nimmt den größten Teil davon vorweg. Die folgende Formulierung ist als Rohfassung gedacht und an den eigenen Betrieb anzupassen; wo ein Betriebsrat besteht, wird sie mit ihm abgestimmt.

Information zur Arbeitszeiterfassung

Ab dem 1. des kommenden Monats erfassen wir Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit über die App [Name]. Grundlage ist die arbeitsschutzrechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, wie sie das Bundesarbeitsgericht 2022 im Anschluss an die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs festgestellt hat.

Was erfasst wird: Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Fahrzeiten, die Baustelle beziehungsweise Projektnummer und die Tätigkeitsart.

Was nicht erfasst wird: Ihr Standort während der Arbeit. Die App zeichnet keinen Bewegungsverlauf auf. [Falls zutreffend: Beim Ein- und Ausstempeln wird einmalig geprüft, ob Sie sich im Bereich der Baustelle befinden; dieser Wert wird nicht gespeichert.]

Wozu die Daten verwendet werden: Lohnabrechnung, Nachweis der Arbeitszeit gegenüber Behörden und Auftraggebern sowie die Auswertung der Stunden je Bauvorhaben. Eine Bewertung der Leistung einzelner Mitarbeitender findet nicht statt.

Ihre Einsicht: Sie können Ihre erfassten Zeiten jederzeit in der App einsehen. Halten Sie eine Angabe für falsch, melden Sie das bei [Name]. Korrekturen werden mit Datum, Grund und Kürzel protokolliert; der ursprüngliche Wert bleibt sichtbar.

Ansprechpartner: [Name, Telefon]

Der vorletzte Absatz ist der wichtigste. Er erfüllt die Anforderung der Zugänglichkeit und ist zugleich das Argument, das im Betrieb am meisten bewirkt.

Häufige Fehlannahmen und ihre Folgen

Fünf der sechs Punkte kosten nichts als eine Entscheidung. Der teure Punkt ist der letzte in Zeile vier: Ein Betrieb, der die Einführung mit Standortverfolgung startet, verliert die Akzeptanz und braucht danach deutlich länger als einer, der ohne begonnen hätte.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht unabhängig vom Stand der gesetzlichen Neuregelung. Drei Anforderungen sind zu erfüllen: objektiv, verlässlich, zugänglich – und der dritte Punkt wird am häufigsten übersehen.

Für Handwerksbetriebe ist mobile Erfassung mit Korrekturmöglichkeit der praktikable Weg. Bei Standortdaten ist Zurückhaltung geboten, und die Zusage, dass die Daten nicht zur Leistungsbewertung dienen, ist für die Akzeptanz entscheidender als jede Funktion.