Schatten-IT

Schatten-IT bezeichnet Software, Apps und Cloud-Dienste, die im Betrieb genutzt werden, ohne dass die Geschäftsführung oder eine zuständige Stelle davon weiß oder sie freigegeben hat. Der Begriff ist weiter gefasst als Private Geräte im Betrieb, das sich auf Hardware konzentriert: Schatten-IT umfasst zusätzlich einzelne Apps, Cloud-Speicher oder Online-Werkzeuge, unabhängig davon, auf welchem Gerät sie letztlich laufen oder wer sie ursprünglich eingeführt hat.

Im Handwerksalltag entsteht Schatten-IT oft aus gutem Grund: Ein Mitarbeiter lädt sich eine praktische App zur Terminplanung herunter, weil die offizielle Software zu umständlich erscheint. Eine Kollegin nutzt einen privaten Cloud-Speicher, um schnell Fotos mit einem Kunden zu teilen, ohne lange auf die IT-Freigabe eines anderen Systems zu warten, das aus ihrer Sicht ohnehin zu langsam reagiert. Jede dieser Lösungen wirkt im Moment hilfreich und pragmatisch, entzieht sich aber vollständig der Kontrolle des Betriebs, sobald dort Kundendaten oder interne Informationen landen, ohne dass jemand im Betrieb davon überhaupt weiß. Erst wenn ein solcher Dienst ausfällt, gekündigt wird oder Daten verliert, fällt vielen Betrieben auf, wie viel dort tatsächlich gespeichert war.

Bezug zur Digitalisierung

Je einfacher es geworden ist, neue Apps und Online-Dienste selbstständig auszuprobieren, desto größer wird das Risiko unkontrollierter Schatten-IT. Das betrifft besonders KI-Werkzeuge: Ein Mitarbeiter probiert eigenständig einen Textgenerator oder ein Bildbearbeitungstool aus und gibt dabei möglicherweise Kundendaten ein, ohne dass geprüft wurde, wie der Anbieter mit diesen Daten umgeht oder ob überhaupt ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, der die Verantwortlichkeiten zwischen Betrieb und Anbieter regelt.

Ein klares Rollenkonzept, das festlegt, wer neue Software einführen darf und wie eine solche Einführung geordnet abläuft, wirkt dem entgegen, ohne Mitarbeitende bei sinnvollen Vorschlägen grundsätzlich auszubremsen. Ebenso wichtig ist eine funktionierende Updateverwaltung, da unbekannte, im Betrieb nicht erfasste Software auch nicht systematisch aktuell gehalten werden kann und damit dauerhaft ein Risiko bleibt.

Statt Schatten-IT ausschließlich zu verbieten, was in der Praxis selten vollständig gelingt, hilft ein offener Umgang: Mitarbeitende ermutigen, genutzte Tools offen zu melden, und regelmäßig gemeinsam prüfen, welche davon offiziell eingeführt und im Rahmen der IT-Sicherheit im Handwerksbetrieb sauber abgesichert werden sollten, statt sie stillschweigend weiterlaufen zu lassen, bis sich ein Problem daraus ergibt, das dann meist deutlich schwerer zu beheben ist als eine frühzeitige, offene Absprache im Team.