Sicherer Datenaustausch

Sicherer Datenaustausch beschreibt Verfahren und Werkzeuge, mit denen Dateien wie Pläne, Angebote, Rechnungen oder Baustellenfotos geschützt zwischen einem Betrieb und Kunden, Architekten oder Nachunternehmern übertragen werden. Anstelle unverschlüsselter E-Mail-Anhänge, die auf dem Übertragungsweg grundsätzlich mitgelesen werden könnten, kommen dabei etwa passwortgeschützte Freigabelinks, verschlüsselte Cloud-Ordner oder spezialisierte Austauschplattformen zum Einsatz, die den Zugriff gezielt auf die vorgesehenen Empfänger beschränken und sich bei Bedarf jederzeit wieder entziehen lassen.

Im Baualltag werden ständig größere Datenmengen ausgetauscht: Baupläne mit dem Architekturbüro, Aufmaße und Fotos mit Nachunternehmern, Angebote und Rechnungen mit Kunden. Viele dieser Dateien enthalten personenbezogene oder wirtschaftlich sensible Informationen, deren unbeabsichtigte Offenlegung sowohl datenschutzrechtlich als auch geschäftlich problematisch wäre, etwa wenn ein Angebot versehentlich bei einem Mitbewerber landet oder ein Kunde vertrauliche Kalkulationsdetails eines anderen Auftrags einsehen kann. Gerade bei mehreren parallel laufenden Baustellen wächst die Zahl solcher Berührungspunkte mit externen Beteiligten spürbar.

Zu klären ist außerdem, wie lange ein Zugang bestehen bleibt. Freigabelinks, die dauerhaft gültig sind, werden weitergeleitet und geraten damit an Personen, für die sie nicht bestimmt waren. Sinnvoll sind befristete Freigaben, die nach Abschluss eines Projektabschnitts auslaufen, und eine Übersicht darüber, welche Ordner aktuell für wen freigegeben sind.

Bezug zur Digitalisierung

Mit der zunehmenden Nutzung von Cloud-Diensten und mobilen Apps wächst auch die Zahl der Übertragungswege, über die Daten den Betrieb verlassen. Eine verschlüsselte Übertragung sorgt dafür, dass Daten auf dem Transportweg geschützt sind, unabhängig davon, über welches Netzwerk sie gesendet werden, etwa auch über öffentliches, ungesichertes WLAN auf der Baustelle, das von mehreren Gewerken gleichzeitig genutzt wird.

Wird der Datenaustausch über einen externen Dienstleister organisiert, etwa eine Cloud-Plattform oder ein DMS, gilt zusätzlich die übliche Prüfung im Rahmen der Auftragsverarbeitung: Serverstandort, Vertragsbedingungen und gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag sollten vor der Nutzung geklärt sein, bevor regelmäßig sensible Unterlagen über diesen Weg versendet werden. Für den Zugriff auf interne Systeme von unterwegs bietet sich ergänzend eine Verbindung über VPN an, die den Zugang zusätzlich absichert, statt Systeme direkt und ungeschützt aus dem offenen Internet erreichbar zu machen.

Zu bedenken ist außerdem der Umgang mit großen Dateien. Pläne, Punktwolken und Fotobestände sprengen die Grenzen des Mailversands, weshalb im Alltag improvisierte Wege über private Speicherdienste entstehen. Ein bereitgestellter, ausreichend dimensionierter Weg für große Dateien verhindert diese Umgehung wirksamer als ein Verbot.

Ein einfacher erster Schritt ist, feste, im Team bekannte Wege für den Austausch sensibler Unterlagen festzulegen, etwa einen zentralen Cloud-Ordner mit Zugriffsbeschränkung statt wechselnder E-Mail-Anhänge, und diesen Weg konsequent für alle Projekte zu nutzen, statt für jeden neuen Kunden eine eigene, spontane Lösung zu improvisieren, die niemand im Betrieb nachvollziehen kann. So bleibt für alle Beteiligten nachvollziehbar, wo eine Datei zu finden ist und wer darauf zugreifen kann, auch Monate nach Abschluss eines Projekts.