E-Rechnung Pflicht: Ab wann gilt was für welchen Betrieb?

Kaum eine Pflicht hat in Handwerksbetrieben so viel Verunsicherung ausgelöst wie die E-Rechnung – auch deshalb, weil die Fristen im Gesetzgebungsverfahren mehrfach verändert wurden und viele Ratgeberseiten veraltete Stände wiedergeben.

Dieser Beitrag trennt, was gesichert ist, von dem, was individuell zu klären ist.

Der Teil, der feststeht

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme nach Betriebsgröße, für jedes inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen inländischen Unternehmen.

Das heißt konkret: Wenn Ihnen ein Lieferant heute eine XRechnung schickt, müssen Sie sie entgegennehmen, lesen und ordnungsgemäß aufbewahren können. Sie dürfen sie nicht mit dem Hinweis zurückweisen, Sie könnten damit nichts anfangen.

Diese Pflicht wird in der Diskussion oft übersehen, weil sich alles auf den Versand konzentriert. Für die meisten Handwerksbetriebe ist der Empfang aber der drängendere Punkt – er gilt bereits.

Der Teil, der individuell zu klären ist

Für den Versand bestehen gestaffelte Übergangsfristen, die sich unter anderem am Vorjahresumsatz orientieren. Diese Staffelung wurde im Verfahren angepasst, und Ausnahmen für bestimmte Konstellationen kamen hinzu.

Deshalb an dieser Stelle keine Datumsangabe, die in drei Monaten falsch sein könnte, sondern die verlässliche Vorgehensweise:

Fragen Sie Ihren Steuerberater – konkret nach drei Punkten:

1. Ab wann muss unser Betrieb E-Rechnungen versenden?
2. Gelten für uns Ausnahmen, etwa als Kleinunternehmer oder bei Kleinbetragsrechnungen?
3. Was ist bei unseren Bauleistungen nach § 13b UStG zu beachten?

Das Gespräch dauert zwanzig Minuten und ersetzt jede Recherche.

Wer nicht betroffen ist

Für einen Handwerksbetrieb mit überwiegend privatem Kundenkreis – Bäder, Dächer, Elektroinstallation im Wohnbereich – bedeutet das eine erhebliche Entlastung beim Versand. Die Empfangspflicht gilt trotzdem, weil Lieferanten und Nachunternehmer Unternehmen sind.

Was passiert, wenn man zu spät ist

Die praktische Konsequenz ist weniger behördlich als kaufmännisch. Eine Rechnung, die nicht dem vorgeschriebenen Format entspricht, obwohl sie es müsste, ist keine ordnungsgemäße Rechnung.

Für den Empfänger kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Die Reaktion ist absehbar: Er weist die Rechnung zurück und bittet um eine ordnungsgemäße. Zwischen Ihrer Leistung und dem Zahlungseingang liegen dann zusätzliche Wochen.

Bei Generalunternehmern und größeren Auftraggebern ist das kein theoretisches Szenario – deren Buchhaltungssysteme prüfen automatisch und lehnen automatisch ab.

Eine realistische Einschätzung des Aufwands

Für einen typischen Handwerksbetrieb mit Branchensoftware ist der Aufwand geringer als befürchtet:

Deutlich aufwendiger wird es nur, wenn der Betrieb bisher ohne Branchensoftware arbeitet und Rechnungen in einem Textverarbeitungsprogramm schreibt. Dann ist die E-Rechnung der Anlass, diesen Zustand zu beenden – und das ist ein größeres Projekt, für das eine Digitalisierungsförderung des Landes infrage kommt.

Die drei häufigsten Fehler

Nur die PDF-Ansicht archivieren. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Wer nur die lesbare Darstellung aufbewahrt, hat das Original nicht.

Annehmen, ein PDF genüge. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen nicht. Sie ist eine Bilddatei, kein strukturierter Datensatz.

Auf die eigene Versandfrist warten. Die Empfangspflicht gilt bereits. Wer erst mit der eigenen Frist beginnt, hat die andere Hälfte der Pflicht seit über einem Jahr nicht erfüllt.

Was Sie Ihrem Steuerberater konkret fragen sollten

Ein vorbereitetes Gespräch dauert zehn Minuten statt dreißig. Diese sechs Fragen decken alles ab, was für einen Handwerksbetrieb relevant ist:

1. Ab wann müssen wir E-Rechnungen versenden? Bezogen auf unseren Vorjahresumsatz und unsere Rechtsform.
2. Greift für uns eine Erleichterung? Kleinunternehmerregelung, Kleinbetragsrechnungen, steuerfreie Umsätze.
3. Wie bilden wir § 13b-Bauleistungen korrekt ab? Welches Steuerkennzeichen, welcher Hinweistext.
4. Wie handhaben wir Abschlags- und Schlussrechnungen? Der Bezug muss in den strukturierten Daten stimmen.
5. Wo bleibt das Original? Wenn Belege über die Kanzlei laufen: Wer archiviert die Originaldatei, und wie kommen wir im Prüfungsfall daran?
6. Was gehört in unsere Verfahrensdokumentation? Welche Beschreibung erwartet die Prüfung von einem Betrieb unserer Größe?

Frage 5 wird fast nie gestellt und ist die praktisch wichtigste. In vielen Betrieben landen Belege beim Steuerberater, und niemand hat geklärt, wo die strukturierten Originale liegen.

Woran Sie erkennen, dass Sie fertig sind

Fünf Prüffragen. Wenn Sie alle mit Ja beantworten, ist der Betrieb aufgestellt:

• Können wir eine XRechnung öffnen, die uns heute jemand schickt?
• Landet die empfangene Datei unverändert in einem revisionssicheren Archiv?
• Wissen alle im Betrieb, an welche Adresse Rechnungen zu senden sind?
• Kennen wir unsere Versandfrist verbindlich aus dem Steuerberatergespräch?
• Haben wir eine Testrechnung erfolgreich bei einem echten Kunden durchlaufen lassen?

Die zweite Frage ist die, an der die meisten Betriebe hängen bleiben – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Unterschied zwischen Ansicht und Original nicht bewusst ist.

Fazit

Gesichert ist: Die Empfangspflicht gilt, seit Anfang 2025, für jeden Betrieb, ohne Übergangsfrist. Individuell zu klären ist die eigene Versandfrist – dafür ist der Steuerberater die richtige und einzige verlässliche Quelle.

Der Aufwand für die Umstellung liegt bei einem Betrieb mit vorhandener Branchensoftware im Bereich eines Arbeitstages. Der größere Fehler wäre, wegen unklarer Versandfristen auch den Empfang liegen zu lassen – der ist längst fällig.