KI-Kompetenz nachweisen: Welche Dokumente im Betrieb tatsächlich genügen

Die Frage nach dem Nachweis ist die häufigste im Zusammenhang mit Artikel 4 – und diejenige, bei der am meisten überverkauft wird. Denn die ehrliche Antwort lautet: Der EU AI Act schreibt keine Nachweisform vor. Was Sie brauchen, ergibt sich aus etwas anderem – aus der Frage, wem Sie im Zweifelsfall etwas zeigen wollen.

Drei Adressaten, drei Anforderungsniveaus

Die Aufsichtsbehörde. Seit dem 3. August 2026 nehmen die nationalen Marktüberwachungsbehörden ihre Tätigkeit auf. Kommt es zu einer Nachfrage, geht es um Plausibilität: Hat sich der Betrieb mit dem Thema befasst? Ein Dreiseiter genügt.

Das Gericht im Haftungsfall. Hier geht es um Organisationsverschulden. Der Nachweis muss zeigen, dass eine Regel existierte, sie bekannt war und die betroffene Person unterwiesen wurde. Die Unterschrift auf der Teilnehmerliste ist an dieser Stelle das entscheidende Detail.

Der Auftraggeber. Der praktisch häufigste Adressat. Öffentliche Vergabestellen und Generalunternehmer fragen den Umgang mit KI zunehmend in Präqualifikations- und Nachunternehmerunterlagen ab. Hier zählt Form: ein Dokument mit Briefkopf, Datum und Unterschrift der Geschäftsführung.

Der Dreiklang, der überall genügt

Dokument 1: Systemliste

Eine Seite. Welche KI-Systeme werden im Betrieb eingesetzt, zu welchem Zweck, seit wann, in welcher Risikoklasse?

Diese Liste ist gleichzeitig das Arbeitsdokument für alles Weitere. Sie sollte ein Datum tragen und mindestens jährlich aktualisiert werden.

Dokument 2: Nutzungsrichtlinie

Ein bis zwei Seiten, unterschrieben von der Betriebsleitung. Geltungsbereich, freigegebene Werkzeuge, verbotene Dateneingaben, Prüfpflicht, Kennzeichnung, Ansprechpartner.

Dieses Dokument ist im Haftungsfall das wichtigste, weil es zeigt, dass der Betrieb die Nutzung nicht dem Zufall überlassen hat.

Dokument 3: Teilnahmenachweis

Eine Seite je Unterweisungstermin:

• Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort
• Name des Referenten oder der durchführenden Person
• behandelte Themen in Stichworten
• Bezug auf die Systemliste und die geltende Richtlinienfassung
• Teilnehmerliste mit Unterschriften

Mehr wird nirgends verlangt. Wer zusätzlich eine Teilnahmebescheinigung für einzelne Mitarbeiter ausstellen möchte, kann das tun – für Auftraggeber ist meist die Bestätigung auf Betriebsebene relevanter.

Was Auftraggeber tatsächlich abfragen

Aus Präqualifikations- und Nachunternehmerunterlagen der vergangenen Monate wiederholen sich vier Formulierungen:

• Bestätigen Sie, dass eingesetzte KI-Systeme den Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 entsprechen.
• Weisen Sie nach, dass Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI-Systemen unterwiesen wurden.
• Legen Sie Ihre interne Richtlinie zur Nutzung von KI vor.
• Benennen Sie eine verantwortliche Person für KI-Themen in Ihrem Unternehmen.

Der letzte Punkt ist der einzige, der über den Dreiklang hinausgeht – und er ist mit einer Zeile erledigt. Benennen Sie eine Person, notieren Sie das in der Richtlinie, fertig.

Was Sie nicht brauchen

Der Markt für KI-Zertifizierungen ist im vergangenen Jahr deutlich gewachsen, und ein Teil der Angebote arbeitet mit einer Anforderung, die es rechtlich nicht gibt. Konkret nicht erforderlich sind:

• ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle für den Betrieb
• individuelle Kompetenzzertifikate je Mitarbeiter
• eine Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 (sinnvoll für Anbieter, nicht für kleine Betreiber)
• eine externe Auditierung der Unterweisung
• Wissenstests oder Prüfungen

Das heißt nicht, dass diese Dinge wertlos wären. Eine ISO-42001-Zertifizierung kann für ein Bauunternehmen, das selbst KI-Produkte entwickelt, sinnvoll sein. Für einen Betrieb, der ChatGPT für Angebotstexte nutzt, ist sie es nicht.

Wie oft aktualisieren?

Drei Auslöser, kein fester Turnus:

1. Neues Werkzeug – Systemliste ergänzen, Kurzunterweisung, halbe Seite Nachweis
2. Neuer Mitarbeiter – Unterweisung im Rahmen der Einarbeitung, Unterschrift
3. Rechtsänderung – Richtlinie prüfen, bei Bedarf anpassen und erneut bekanntgeben

Zusätzlich hat sich eine jährliche Durchsicht bewährt, bei der die Systemliste aktualisiert und die Richtlinie auf Aktualität geprüft wird. Aufwand: eine Stunde.

Die drei Dokumente im Wortlaut

Damit aus der Beschreibung ein verwertbares Muster wird, hier die Bestandteile so, wie sie in einem Handwerksbetrieb tatsächlich aussehen können.

Systemliste

Übersicht eingesetzter KI-Systeme – Stand: [Datum]

System	Zweck	Anbieter	Datenkategorie	Klasse	Seit
[Sprachmodell, Geschäftskonto]	Textentwürfe, Korrespondenz	[Anbieter]	keine Kundendaten	minimales Risiko	[Datum]
[Branchensoftware, KI-Modul]	Kalkulationsvorschläge	[Anbieter]	Auftragsdaten, AV-Vertrag vorhanden	minimales Risiko	[Datum]
[Spracherkennung]	Bautagebuch, Protokolle	[Anbieter]	Projektdaten	minimales Risiko	[Datum]

Verantwortlich für die Pflege dieser Übersicht: [Name, Funktion]

Bestätigung für Auftraggeber

Für Präqualifikations- und Nachunternehmerunterlagen genügt in aller Regel eine knappe Bestätigung auf Firmenbriefpapier:

Hiermit bestätigen wir, dass in unserem Unternehmen eine schriftliche Richtlinie zur Nutzung von KI-Systemen besteht, die Nutzung dokumentiert ist und alle Mitarbeitenden, die KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens einsetzen, hierzu unterwiesen wurden. Die letzte Unterweisung fand am [Datum] statt. Verantwortlich für KI-Themen in unserem Unternehmen ist [Name, Funktion, Kontakt].

Drei Sätze, unterschrieben von der Geschäftsführung. Mehr wird in der Praxis nicht verlangt.

Teilnahmenachweis

Unterweisung zum Umgang mit KI-Systemen Datum, Uhrzeit, Dauer · Ort · Durchführung durch [Name] Behandelte Themen: Funktionsweise und Grenzen von Sprachmodellen; typische Fehlerbilder (erfundene Zahlen, veraltete Rechtsstände); Datenschutz bei Kunden- und Personaldaten; Prüfpflicht bei Zahlen und rechtlich wirksamen Texten; betriebliche Nutzungsrichtlinie vom [Datum] Bezug: Systemliste Stand [Datum] Teilnehmende: [Name, Funktion, Unterschrift]

Ablage und Auffindbarkeit

Der beste Nachweis nützt nichts, wenn er im Zweifelsfall nicht gefunden wird. Bewährt hat sich ein einzelner Ordner – digital wie physisch – mit vier Registern: Systemliste, Richtlinie in der jeweils gültigen Fassung, Unterweisungsnachweise chronologisch, Korrespondenz mit Auftraggebern zum Thema.

Wer bereits ein QM-System führt, hängt das Thema dort an. Wer keines hat, braucht dafür auch keines aufzubauen.

Fazit

Der Nachweis der KI-Kompetenz ist deutlich einfacher, als der Markt es darstellt: drei Dokumente, zusammen fünf Seiten, jährlich eine Stunde Pflege. Systemliste, Nutzungsrichtlinie, Teilnahmenachweis.

Damit sind Sie gegenüber Aufsichtsbehörden, im Haftungsfall und gegenüber Auftraggebern gleichermaßen aufgestellt. Alles darüber hinaus ist eine unternehmerische Entscheidung – aber keine gesetzliche Pflicht.