KI-Nutzungsrichtlinie für den Handwerksbetrieb: Muster zum Anpassen

Von allen Dokumenten, die im Zusammenhang mit dem EU AI Act entstehen, ist die Nutzungsrichtlinie das einzige mit unmittelbarem praktischem Nutzen. Sie erfüllt die Förderpflicht aus Artikel 4, entlastet im Haftungsfall – und beantwortet vor allem die Frage, die Mitarbeiter tatsächlich haben: Was darf ich hier eigentlich?

Dieser Beitrag beschreibt Aufbau und Inhalte und enthält ein Muster, das Sie für Ihren Betrieb anpassen können.

Warum das Dokument wichtiger ist als jedes Zertifikat

Stellen Sie sich den Fall vor, der in Beratungen am häufigsten diskutiert wird: Ein Mitarbeiter übernimmt eine KI-generierte Materialpreisliste in ein Angebot. Der Preis war erfunden, das Angebot liegt 9.000 Euro unter Kosten, der Kunde nimmt an.

Ob der Betrieb daraus ein Organisationsverschulden trifft, entscheidet sich an einer Frage: Gab es eine Regel, und war sie bekannt? Mit einer unterschriebenen Richtlinie, die eine Prüfpflicht für Zahlen vorsieht, und einer dokumentierten Unterweisung steht der Betrieb völlig anders da als ohne.

Genau deshalb ist die Richtlinie kein Bürokratie-Papier, sondern das Kernstück.

Die sechs Bausteine

1. Geltungsbereich

Wer ist gemeint und wofür? Der Punkt klingt trivial, klärt aber die häufigste Grauzone: die berufliche Nutzung privater Konten. Formulierung:

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden, Auszubildenden und Aushilfen sowie für Personen, die im Auftrag des Betriebs tätig sind. Sie gilt für jede Nutzung von KI-Werkzeugen zu betrieblichen Zwecken – unabhängig davon, ob dabei betriebliche oder private Geräte und Konten verwendet werden.

2. Freigegebene Werkzeuge

Eine Tabelle mit drei Spalten: Werkzeug, Zweck, Status. Der Status kennt drei Ausprägungen – freigegeben, freigegeben mit Auflagen, nicht erlaubt.

Die Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Gratisversion desselben Dienstes ist entscheidend: Nur bei ersterer gibt es üblicherweise einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die Zusage, Eingaben nicht zum Training zu verwenden.

3. Verbotene Dateneingaben

Der wichtigste Abschnitt. Klar und ohne Juristendeutsch:

In KI-Werkzeuge ohne Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen niemals eingegeben werden: – Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Kunden – Fotos, auf denen Personen, Klingelschilder, Kennzeichen oder Hausnummern erkennbar sind – Personaldaten, Bewerbungsunterlagen, Krankmeldungen, Beurteilungen – Preislisten, Kalkulationsgrundlagen und Konditionen von Lieferanten – Vertragsunterlagen von Kunden und Nachunternehmern

Der letzte Punkt überrascht viele, ist aber betriebswirtschaftlich der wertvollste: Wer seine Einkaufskonditionen in ein öffentliches Werkzeug eingibt, gibt sie aus der Hand.

4. Prüfpflicht vor Verwendung

KI-Ergebnisse sind vor Verwendung zu prüfen. Verbindlich zu prüfen sind in jedem Fall: – Zahlen, Maße, Mengen und Preise gegen die Originalquelle – Normbezeichnungen, Paragraphen und Fristen – Aussagen in Schreiben mit rechtlicher Wirkung (Angebote, Nachträge, Mahnungen, Kündigungen) Die Verantwortung für den Inhalt trägt die Person, die das Dokument verwendet oder versendet.

Der letzte Satz ist der wichtigste des ganzen Dokuments.

5. Kennzeichnung nach außen

Systeme mit direktem Kundenkontakt – Chatbot, Telefonassistent – weisen zu Beginn darauf hin, dass es sich um einen digitalen Assistenten handelt. KI-generierte Bilder werden nicht als Referenzen für ausgeführte Arbeiten verwendet.

6. Ansprechpartner und Verfahren bei Unsicherheit

Bei Fragen zur Zulässigkeit einer Anwendung wenden Sie sich an [Name]. Im Zweifel gilt: nicht eingeben, sondern fragen. Ein Fehler in der Anwendung wird niemandem vorgeworfen – ein unterlassener Hinweis auf ein Problem schon.

Der letzte Satz ist psychologisch entscheidend. Ohne ihn melden Mitarbeiter Vorfälle nicht, und der Betrieb erfährt von Problemen erst, wenn sie eskaliert sind.

Was nicht hineingehört

Drei Dinge machen Richtlinien unbrauchbar:

• Technische Erklärungen. Wie ein Sprachmodell funktioniert, gehört in die Unterweisung, nicht in die Regel.
• Vollständige Rechtszitate. Ein Verweis genügt. Wer die Verordnung abdruckt, verliert die Leser auf Seite eins.
• Verbote ohne Alternative. Ein Verbot, das die Arbeit nicht ermöglicht, wird umgangen. Wenn die Gratisversion gesperrt wird, muss eine freigegebene Alternative bereitstehen.

Einführung im Betrieb

Der wirksamste Ablauf verbindet Richtlinie und Unterweisung:

1. Systemliste vorab durch die Leitung erstellen
2. In der Unterweisung die Fehlerbilder zeigen – erfundene Preise live demonstrieren
3. Die Datenregeln gemeinsam an konkreten Fällen durchgehen
4. Die Richtlinie im Anschluss beschließen und unterzeichnen lassen
5. Ausdruck ins Büro und in den Pausenraum, digital in den Betriebsordner

Der Unterschied zu einer per Mail verteilten Richtlinie ist erheblich. Wer bei der Entscheidung dabei war, kennt nicht nur die Regel, sondern den Grund – und hält sich eher daran.

Das Muster im Zusammenhang

Zusammengesetzt ergeben die sechs Bausteine ein Dokument, das auf zwei Seiten passt. So könnte es für einen Handwerksbetrieb aussehen:

Richtlinie zur Nutzung von KI-Systemen [Betrieb], gültig ab [Datum], Fassung 1.0

1. Geltungsbereich Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden, Auszubildenden und Aushilfen sowie für Personen, die im Auftrag des Betriebs tätig sind. Sie gilt für jede Nutzung von KI-Werkzeugen zu betrieblichen Zwecken, unabhängig davon, ob betriebliche oder private Geräte und Konten verwendet werden.

2. Freigegebene Werkzeuge Es dürfen ausschließlich die in der Anlage „Systemliste” aufgeführten Werkzeuge für betriebliche Zwecke genutzt werden. Die Nutzung weiterer Werkzeuge ist vorher mit [Name] abzustimmen.

3. Verbotene Eingaben In Werkzeuge ohne Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen nicht eingegeben werden: Namen, Adressen und Kontaktdaten von Kunden; Fotos mit erkennbaren Personen, Klingelschildern, Kennzeichen oder Hausnummern; Personaldaten und Bewerbungsunterlagen; Einkaufskonditionen und Kalkulationsgrundlagen; Vertragsunterlagen von Kunden und Nachunternehmern.

4. Prüfpflicht Ergebnisse von KI-Werkzeugen sind vor Verwendung zu prüfen. Verbindlich zu prüfen sind Zahlen, Maße, Mengen und Preise gegen die Originalquelle; Normbezeichnungen, Paragraphen und Fristen; sowie alle Aussagen in Schreiben mit rechtlicher Wirkung. Die Verantwortung für den Inhalt trägt, wer das Dokument verwendet oder versendet.

5. Kennzeichnung nach außen Systeme mit direktem Kundenkontakt weisen zu Beginn darauf hin, dass es sich um einen digitalen Assistenten handelt. KI-generierte Bilder werden nicht als Referenzen für ausgeführte Arbeiten verwendet.

6. Ansprechpartner Bei Fragen zur Zulässigkeit wenden Sie sich an [Name, Kontakt]. Im Zweifel gilt: nicht eingeben, sondern fragen. Ein Fehler in der Anwendung wird niemandem vorgeworfen – ein unterlassener Hinweis auf ein Problem schon.

[Ort, Datum, Unterschrift der Betriebsleitung]

Anpassung an die eigene Lage

Drei Stellen sollten Sie bewusst entscheiden statt zu übernehmen.

Der Umgang mit privaten Konten. Manche Betriebe verbieten die berufliche Nutzung privater Konten vollständig, andere erlauben sie für unkritische Aufgaben. Beides ist vertretbar – aber es muss entschieden und aufgeschrieben sein, weil sonst jeder für sich entscheidet.

Die Prüftiefe bei Texten. Ein Angebotstext ohne Zahlen ist unkritisch. Ein Nachtragsschreiben mit VOB-Bezug ist es nicht. Wenn Sie zwischen beiden differenzieren wollen, benennen Sie die Dokumentarten konkret.

Die Freigabe von Bildern. Wer in Social Media aktiv ist, braucht eine klare Linie: generierte Bilder für Stimmung ja, als Referenz nein. Ohne Regel entstehen Beiträge, die wettbewerbsrechtlich angreifbar sind.

Versionierung

Legen Sie eine Fassungsnummer und ein Datum in den Kopf des Dokuments. Wenn ein Jahr später gefragt wird, welche Regel zum Zeitpunkt eines Vorfalls galt, ist diese Angabe der Unterschied zwischen einer klaren Antwort und einer Rekonstruktion.

Alte Fassungen werden nicht gelöscht, sondern archiviert – auf demselben Weg wie die Unterweisungsnachweise.

Fazit

Eine KI-Nutzungsrichtlinie ist ein Ein- bis Zweiseiter, der sechs Fragen beantwortet: Für wen gilt das, welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten sind tabu, wer prüft die Ergebnisse, was wird nach außen gekennzeichnet und an wen wendet man sich im Zweifel.

Sie ist gleichzeitig Nachweis für Artikel 4, Haftungsentlastung und Arbeitsanweisung. Kein anderes Dokument im Zusammenhang mit dem AI Act bringt für so wenig Aufwand so viel.