KI-Schulung mit Zertifikat: Welche Nachweise tatsächlich zählen

Der Markt für KI-Zertifikate ist innerhalb von zwei Jahren entstanden, und ein Teil der Angebote arbeitet mit einer Behauptung, die sich rechtlich nicht halten lässt: dass ein Zertifikat vorgeschrieben sei. Dieser Beitrag ordnet, was tatsächlich verlangt wird und von wem.

Die rechtliche Lage

Artikel 4 EU AI Act verlangt von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Der Text nennt weder eine Form noch eine Dauer noch einen Nachweis.

Die Neufassung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, hat diese Offenheit noch verstärkt: Es muss ausdrücklich nicht garantiert werden, dass eine einzelne Person ein bestimmtes Kompetenzniveau erreicht. Eine Prüfung wäre also nicht nur nicht gefordert, sie widerspräche der Systematik.

Auch der Bußgeldrahmen des AI Act knüpft nicht an Artikel 4 an. Die Sanktionen betreffen verbotene Praktiken nach Artikel 5 und Pflichtverstöße bei Hochrisiko-Systemen.

Was Auftraggeber tatsächlich verlangen

Hier liegt die praktische Relevanz, und sie ist real. Aus Vergabe- und Nachunternehmerunterlagen wiederholen sich vier Formulierungen:

In keinem dieser vier Fälle wird ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle verlangt. Wer eines vorlegt, schadet nicht – zahlt aber für ein Dokument, das er nicht braucht.

Die Nachweispyramide

Sinnvoll gestuft sieht der Aufwand so aus:

Stufe 1 – für jeden Betrieb, der KI nutzt. Systemliste, Nutzungsrichtlinie, Teilnahmenachweis der Unterweisung. Selbst erstellbar, Aufwand wenige Stunden, deckt Aufsicht, Haftungsfall und die üblichen Auftraggeberfragen ab.

Stufe 2 – für Betriebe mit regelmäßiger Vergabeteilnahme. Zusätzlich eine standardisierte Erklärung auf Firmenbriefpapier, die den vier Abfragen oben entspricht, sowie eine benannte verantwortliche Person. Aufwand: eine Stunde einmalig.

Stufe 3 – für Betriebe mit Hochrisiko-Anwendungen. Wer KI in der Bewerberauswahl oder zur Leistungsbewertung einsetzt, braucht deutlich mehr: menschliche Aufsicht, Protokollierung, Information der Betroffenen. Hier ist externe Unterstützung sinnvoll.

Stufe 4 – für Anbieter eigener KI-Systeme. ISO/IEC 42001 und die Anbieterpflichten des AI Act. Für Handwerks- und Bauunternehmen praktisch nie einschlägig.

Die allermeisten Betriebe bleiben auf Stufe 1 oder 2.

Woran Sie ein überzogenes Angebot erkennen

„Gesetzlich vorgeschriebene Zertifizierung”. Gibt es nicht. Weder für Betriebe noch für Personen.

„Bußgeld bis 35 Millionen Euro bei fehlender Schulung”. Falsch. Artikel 4 hat keinen eigenen Bußgeldtatbestand.

„Jährliche Rezertifizierung erforderlich”. Nicht gesetzlich. Eine Auffrischung ist sinnvoll, aber ihr Rhythmus ist eine betriebliche Entscheidung.

„Prüfung mit Kompetenznachweis je Mitarbeiter”. Steht der Systematik der Neufassung entgegen, die ausdrücklich kein individuelles Niveau verlangt.

Was ein guter Nachweis enthält

Wenn Sie ein Angebot mit Bescheinigung wählen, prüfen Sie, ob diese vier Angaben darauf stehen:

• Datum und Dauer der Maßnahme
• Behandelte Inhalte in Stichworten, nicht nur ein Titel
• Bezug zu den im Betrieb eingesetzten Systemen
• Name der durchführenden Person und ihre Qualifikation

Eine Bescheinigung, auf der nur „Teilnahme an KI-Schulung” steht, ist für eine Auftraggeberabfrage schwächer als ein selbst erstelltes Protokoll mit konkreten Inhalten.

Der Ordner, der alles abdeckt

Ein einzelner Ordner mit vier Registern genügt für praktisch jede Nachfrage:

1. Systemliste, aktuelles Datum
2. Nutzungsrichtlinie in der gültigen Fassung, ältere Fassungen dahinter
3. Unterweisungsnachweise chronologisch
4. Erklärungen an Auftraggeber, Kopien

Wer bereits ein QM-System führt, hängt das Thema dort an. Wer keines hat, braucht dafür auch keines aufzubauen. Der Pflegeaufwand liegt bei etwa einer Stunde im Jahr.

Musterformulierung für die Auftraggeberabfrage

Wenn ein Auftraggeber nach dem Umgang mit KI fragt, genügt in aller Regel ein Schreiben auf Firmenbriefpapier. Diese Formulierung deckt die vier üblichen Abfragen ab:

Erklärung zum Einsatz von KI-Systemen

Hiermit erklären wir, dass in unserem Unternehmen der Einsatz von Systemen der künstlichen Intelligenz geregelt ist.

1. Es besteht eine schriftliche Richtlinie zur Nutzung von KI-Systemen, zuletzt aktualisiert am [Datum]. Sie regelt freigegebene Werkzeuge, unzulässige Dateneingaben, Prüfpflichten vor Verwendung und die Kennzeichnung gegenüber Dritten.
2. Über die im Unternehmen eingesetzten KI-Systeme wird eine Übersicht geführt, zuletzt aktualisiert am [Datum].
3. Alle Mitarbeitenden, die KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens einsetzen, wurden im Umgang mit diesen Systemen unterwiesen. Die letzte Unterweisung fand am [Datum] statt und ist dokumentiert.
4. Verantwortlich für Fragen zum Einsatz von KI ist [Name, Funktion, Telefon, E-Mail].

Systeme, die nach Anhang III der Verordnung (EU) 2024/1689 als Hochrisiko-Systeme einzustufen wären, werden in unserem Unternehmen nicht eingesetzt.

[Ort, Datum, Unterschrift der Geschäftsführung]

Der letzte Absatz ist wichtig und sollte nur stehen, wenn er zutrifft – also insbesondere dann, wenn im Betrieb keine KI zur Auswahl oder Bewertung von Bewerbern und Beschäftigten eingesetzt wird. Prüfen Sie das vor der Unterschrift.

Wenn doch ein externer Nachweis verlangt wird

In seltenen Fällen fordert ein Auftraggeber ausdrücklich eine Bescheinigung eines externen Anbieters. Dann genügt eine Teilnahmebescheinigung des Schulungsanbieters, auf der Datum, Dauer, Inhalte und die durchführende Person stehen.

Eine Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle ist auch dann nicht erforderlich. Falls ein Auftraggeber sie dennoch verlangt, lohnt eine Rückfrage – häufig ist die Anforderung aus einem Vorlagentext für Anbieter von KI-Systemen übernommen worden und für Sie als reinen Anwender nicht gemeint.

Fazit

Ein Zertifikat für KI-Kompetenz ist rechtlich nicht erforderlich und wird auch von Auftraggebern in dieser Form fast nie verlangt. Was verlangt wird, sind Belege dafür, dass der Betrieb organisiert ist: eine Systemliste, eine Regel, ein Unterweisungsnachweis, eine verantwortliche Person.

Diese vier Dokumente kann jeder Betrieb selbst erstellen. Sie sind in der Praxis belastbarer als ein Zertifikat, das nichts über den Umgang mit den Systemen aussagt, die bei Ihnen tatsächlich laufen.