Prompt-Sammlung fürs Handwerk: Erprobte Anweisungen nach Anwendungsfall

Die meisten Enttäuschungen mit Sprachmodellen im Handwerk haben dieselbe Ursache: eine zu vage Anweisung. „Schreib mir ein Angebot” liefert einen generischen Text mit erfundenen Positionen. Eine strukturierte Anweisung liefert einen brauchbaren Entwurf.

Der Aufbau, der immer funktioniert

Vier Elemente, in dieser Reihenfolge:

Rolle. Aus welcher Perspektive soll geantwortet werden? „Du bist Bürokraft in einem Elektrobetrieb” liefert andere Texte als keine Angabe.

Aufgabe. Was genau soll entstehen, für wen?

Format. Länge, Aufbau, Anrede, was ausdrücklich nicht vorkommen soll.

Regel für Lücken. Der entscheidende Teil: Was passiert mit Angaben, die fehlen?

Der vierte Punkt trennt brauchbare von gefährlichen Ergebnissen. Ohne ihn erfindet ein Modell Materialpreise, Fristen und DIN-Nummern – in perfekt plausibler Form.

Angebotstext für Privatkunden

Du bist Bürokraft in einem [Gewerk]-Betrieb. Formuliere aus den folgenden Stichworten einen Angebotstext für einen Privatkunden.

Format: Anrede, zwei bis drei Sätze zur Leistung, Hinweis auf Terminabstimmung, Grußformel. Höflich, sachlich, keine Superlative.

Regeln: Verwende ausschließlich die genannten Angaben. Nenne keine Preise, Mengen oder Fristen, die nicht in den Stichworten stehen. Fehlende Angaben markiere mit [ergänzen].

Stichworte: [hier einfügen]

Absage auf eine unpassende Anfrage

Formuliere eine freundliche Absage auf eine Kundenanfrage, die nicht in unser Leistungsspektrum passt.

Format: maximal fünf Sätze. Dank für die Anfrage, kurze und ehrliche Begründung, wenn möglich ein Hinweis auf eine geeignete Alternative, freundlicher Abschluss.

Regeln: Keine Empfehlung eines konkreten Wettbewerbers, wenn keiner genannt ist. Keine Zusagen für die Zukunft.

Anfrage: [hier einfügen] · Grund der Absage: [hier einfügen]

Baustellenbericht aus Stichworten

Strukturiere die folgende Notiz in einen Baustellenbericht mit den Feldern: Datum, Baustelle, Witterung, anwesende Firmen mit Personenzahl, ausgeführte Arbeiten mit Bauteilbezug, eingesetzte Geräte, Lieferungen, Besonderheiten und Störungen, erteilte Anweisungen mit Name und Uhrzeit.

Regeln: Übernimm ausschließlich Angaben aus der Notiz. Wenn ein Feld nicht angesprochen wurde, schreibe „nicht angegeben”. Formuliere nicht aus, ergänze keine Vermutungen, runde keine Zeiten. Anweisungen im Wortlaut wiedergeben.

Notiz: [hier einfügen]

Nachtragsankündigung

Formuliere eine sachliche Nachtragsankündigung an den Auftraggeber.

Inhalt: Bezug auf die verlangte Leistung mit Datum und Person, Feststellung dass die Leistung nicht im Vertrag enthalten ist, Ankündigung eines Nachtragsangebots, Hinweis dass die Ausführung nach Freigabe beginnt.

Regeln: Keine Beträge nennen. Keine rechtlichen Bewertungen und keine Paragraphen zitieren, die nicht vorgegeben sind. Sachlicher Ton, kein Vorwurf.

Sachverhalt: [hier einfügen]

Zusammenfassung eines Leistungsverzeichnisses

Fasse dieses Leistungsverzeichnis für die Angebotsentscheidung zusammen.

Gliederung: Titelstruktur mit Mengenschwerpunkten, die zehn mengenstärksten Positionen, auffällige oder ungewöhnliche Positionen, Anforderungen aus den Vorbemerkungen die Kosten verursachen, offene Fragen für eine Bieterrückfrage.

Regeln: Bewerte keine Preise. Erfinde keine Positionsnummern. Nenne bei jedem Punkt die Positionsnummer als Beleg.

Stellenanzeige

Formuliere eine Stellenanzeige für einen Handwerksbetrieb.

Format: Überschrift, drei Sätze zum Betrieb, konkrete Aufgaben als Aufzählung, was wir bieten mit konkreten Angaben, Ansprechpartner mit Kontaktmöglichkeit per Telefon.

Regeln: Geschlechtsneutral formulieren. Keine Formulierungen, die an Alter, Herkunft oder Familienstand anknüpfen. Keine Floskeln wie „dynamisches Team” oder „abwechslungsreiche Tätigkeiten”. Nur Angaben verwenden, die ich nenne.

Angaben: [hier einfügen]

Antwort auf eine Kundenbeschwerde

Formuliere eine erste Antwort auf eine Kundenbeschwerde.

Format: Eingangsbestätigung, Ausdruck des Bedauerns über die Unannehmlichkeit, Ankündigung der Prüfung mit konkretem Zeitrahmen, Ansprechpartner.

Regeln: Kein Schuldeingeständnis. Keine Zusage einer Nachbesserung oder Erstattung. Keine Bewertung der Sachlage. Der Ton ist ernstnehmend, nicht abwehrend.

Beschwerde: [hier einfügen]

Die Regeln in dieser Vorlage sind besonders wichtig: Ein voreiliges Schuldeingeständnis in einer ersten Antwort kann rechtliche Folgen haben.

Die Sammlung im Betrieb pflegen

Diese Vorlagen sind Ausgangspunkte. Wirklich gut werden sie, wenn sie an den eigenen Betrieb angepasst und zentral abgelegt sind:

Ergänzen Sie eigene Beispiele. Ein gelungener Angebotstext aus der Vergangenheit als Vorbild verbessert das Ergebnis deutlich.

Halten Sie fest, was nicht funktioniert hat. Wenn eine Formulierung regelmäßig zu schlechten Ergebnissen führt, gehört sie korrigiert.

Benennen Sie eine zuständige Person. Jemand sollte die Sammlung pflegen, sonst driften die Versionen auseinander.

Achten Sie auf die Datenregel. Eigene Leistungsbeschreibungen als Beispiel sind unproblematisch. Kundendaten und Einkaufskonditionen gehören nicht in Werkzeuge ohne Auftragsverarbeitungsvertrag.

Vier weitere Vorlagen für den Alltag

Zahlungserinnerung

Formuliere eine erste Zahlungserinnerung an einen Kunden.

Format: höflich, maximal vier Sätze. Bezug auf Rechnungsnummer und Datum, Hinweis auf den offenen Betrag, Bitte um Ausgleich mit konkretem Datum, Hinweis dass sich eine bereits erfolgte Zahlung überschnitten haben kann.

Regeln: Keine Androhung von Mahngebühren, Zinsen oder rechtlichen Schritten. Keine Bewertung des Kundenverhaltens. Keine Zahlungsfrist nennen, die ich nicht vorgebe.

Angaben: [Rechnungsnummer, Datum, Betrag, gewünschtes Zahlungsdatum]

Terminverschiebung durch den Betrieb

Formuliere eine Nachricht an einen Privatkunden, mit der wir einen bereits vereinbarten Termin verschieben müssen.

Format: maximal fünf Sätze. Konkreter Bezug auf den vereinbarten Termin, kurze und ehrliche Begründung, zwei Alternativtermine, Entschuldigung für die Unannehmlichkeit.

Regeln: Keine Ausflüchte und keine erfundene Begründung – verwende ausschließlich den Grund, den ich nenne. Keine Zusagen zu Preisnachlässen oder Entschädigungen.

Angaben: [alter Termin, Grund, zwei Alternativtermine]

Entwurf einer Behinderungsanzeige

Erstelle aus den folgenden Angaben den Entwurf einer Behinderungsanzeige an den Auftraggeber.

Format: Bezug auf Bauvorhaben und Auftrag, Beschreibung des behindernden Umstands mit Datum und Uhrzeit, Angabe der betroffenen Leistungen und Bereiche, Hinweis auf die absehbaren Auswirkungen auf den Ablauf, Bitte um Abhilfe.

Regeln: Beschreibe ausschließlich den Sachverhalt aus meinen Angaben. Nenne keine Paragraphen, keine Fristen und keine Kostenfolgen, die ich nicht vorgegeben habe. Keine Schuldzuweisung, keine Bewertung des Verhaltens der Gegenseite. Fehlende Angaben mit [ergänzen] kennzeichnen.

Angaben: [Sachverhalt, Datum, Uhrzeit, betroffene Bereiche]

Dieser Entwurf ist ein Entwurf. Ob und wann eine Behinderungsanzeige erforderlich ist und welche Form sie haben muss, richtet sich nach dem Vertrag und gehört vor dem Versand geprüft.

Arbeitsanweisung für die Kolonne

Formuliere aus diesen Stichworten eine kurze Arbeitsanweisung für eine Kolonne auf der Baustelle.

Format: Überschrift, Ziel des Tages in einem Satz, Arbeitsschritte in der Reihenfolge der Ausführung, benötigtes Material und Werkzeug als Liste, Sicherheitshinweise, Ansprechpartner mit Telefonnummer.

Regeln: Kurze Sätze, einfache Sprache, keine Fremdwörter, wo ein deutsches Wort reicht. Ergänze keine Arbeitsschritte, die ich nicht genannt habe. Keine Angaben zu Normen, Drehmomenten, Mischungsverhältnissen oder Trocknungszeiten, wenn ich sie nicht vorgebe.

Stichworte: [hier einfügen]

Die letzte Regel ist bei Arbeitsanweisungen die wichtigste. Ein Modell ergänzt technische Werte bereitwillig und plausibel – und auf der Baustelle wird danach gearbeitet.

Der Prüfschritt vor dem Versand

Keine Vorlage ersetzt den Blick auf das Ergebnis. Der Umfang der Prüfung richtet sich danach, was der Text auslöst.

Fünf Fragen, die jeden erzeugten Text abdecken:

• Steht darin eine Zahl, die ich nicht selbst vorgegeben habe?
• Steht darin eine Frist oder ein Datum, das ich nicht vorgegeben habe?
• Wird eine Norm, ein Paragraph oder ein Produkt genannt, das ich nicht vorgegeben habe?
• Enthält der Text eine Zusage, ein Schuldeingeständnis oder eine Bewertung, die ich nicht wollte?
• Sind alle [ergänzen]- und [zu klären]-Markierungen bearbeitet?

Die letzte Frage klingt banal und ist der häufigste Fehler in der Praxis: Ein Angebot, das mit einem stehen gebliebenen Platzhalter beim Kunden ankommt, beschädigt mehr, als die Vorlage an Zeit gespart hat.

Wo diese Prüfschritte im Betrieb schriftlich festgehalten und den Mitarbeitenden bekannt sind, ist zugleich ein Teil dessen erfüllt, was Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 mit der Förderung von KI-Kompetenz meint – ohne dass daraus ein eigener Schulungsapparat werden muss.

Fazit

Der Unterschied zwischen brauchbaren und gefährlichen Ergebnissen liegt in einer einzigen Zeile: der ausdrücklichen Regel, fehlende Angaben nicht zu erfinden, sondern zu kennzeichnen.

Zehn bis fünfzehn erprobte Vorlagen decken den Alltag eines Handwerksbetriebs ab. Zentral abgelegt und gepflegt sind sie zugleich ein praktischer Teil der Unterweisung nach Artikel 4 EU AI Act – weil sie zeigen, wie im Betrieb mit den Werkzeugen gearbeitet wird.