Ansprechpartner im Team

Der Ansprechpartner im Team ist die Person, die für ein bestimmtes Werkzeug oder ein Digitalisierungsvorhaben im Betrieb zuständig ist. Sie beantwortet Rückfragen der Kollegen, sammelt Fehler und Verbesserungsvorschläge, hält den Kontakt zum Anbieter, pflegt Einstellungen und Zugänge und weist neue Mitarbeitende ein. Die Rolle ist in kleineren Betrieben keine eigene Stelle, sondern ein benannter Anteil an der bestehenden Aufgabe.

Die Benennung ist deshalb wichtig, weil ohne sie niemand zuständig ist. Fragen werden dann im Kollegenkreis geklärt, oft mit unterschiedlichen Antworten, oder gar nicht gestellt, sodass Personen eigene Umwege entwickeln. Fehler werden nicht gemeldet, weil unklar ist, an wen. In der Folge entsteht der Eindruck, ein Werkzeug funktioniere nicht, obwohl lediglich eine Einstellung fehlt.

Sinnvoll ist die Auswahl nach Nähe zur Arbeit, nicht nach technischer Affinität allein. Für ein Werkzeug zur Baustellendokumentation ist ein Vorarbeiter geeigneter als eine Bürokraft, weil er die Anwendungssituation kennt und im Team Gehör findet. Wichtig ist zudem, dass die Zeit für diese Aufgabe eingeplant wird, statt sie zusätzlich zum vollen Tagesgeschäft zu erwarten.

Bezug zur Digitalisierung

Beim Einsatz von KI-Werkzeugen kommt eine inhaltliche Aufgabe hinzu. Der Ansprechpartner vermittelt, welche Daten eingegeben werden dürfen, wie Ergebnisse geprüft werden und wann eine Ausgabe nicht übernommen werden darf. Artikel 4 der VO (EU) 2024/1689 verpflichtet Betreiber, KI-Kompetenz bei den mit dem Betrieb und der Nutzung betrauten Personen zu fördern. Durch die Änderungen der VO (EU) 2026/1744 handelt es sich um eine Förderpflicht ohne garantiertes Niveau je Person und ohne eigenen Bußgeldtatbestand; die betriebliche Verantwortung für den sachgerechten Einsatz bleibt davon unberührt.

Praktisch bewährt sich, die Rolle schriftlich festzuhalten, einschließlich Vertretung bei Abwesenheit. Andernfalls hängt der gesamte Werkzeugeinsatz an einer Person, und mit deren Urlaub oder Ausscheiden geht das Wissen über Zugänge und Einstellungen verloren.

Ein einfaches Protokoll wiederkehrender Fragen hilft zusätzlich: Häuft sich dieselbe Rückfrage, ist das ein Hinweis auf einen unklaren Ablauf, nicht auf ein Anwenderproblem.

Wie die Rolle im Alltag wirkt, zeigt ein Malerbetrieb mit zwölf Beschäftigten, der die Materialentnahme aus dem Lager auf Barcode-Erfassung umgestellt hat. Als Ansprechpartner wurde ein Vorarbeiter benannt, der die Lagerabläufe kennt und ohnehin zweimal wöchentlich im Betriebshof ist. Fehlende Etiketten, unklare Gebindegrößen und falsch angelegte Artikel landen bei ihm, statt einzeln beim Chef oder gar nicht. Die typische Fehlerquelle ist die Auswahl nach Technikbegeisterung: Wer die Anwendung zwar bedient, aber nicht am Ort des Geschehens arbeitet, erfährt von Problemen erst, wenn sie schon zu Umgehungen geführt haben.

Vier Punkte gehören bei der Benennung schriftlich festgehalten: der Zuständigkeitsbereich, das eingeplante Zeitbudget, die Vertretung bei Abwesenheit und der Ort, an dem Zugänge und Einstellungen dokumentiert sind.