Anteil papierloser Prozesse

Der Anteil papierloser Prozesse beschreibt, wie viele der regelmäßig wiederkehrenden Vorgänge eines Betriebs ohne Papier auskommen. Gemessen wird er entweder über die Prozessarten, also die Anzahl vollständig digitaler Abläufe geteilt durch die Anzahl aller betrachteten Abläufe, oder über das Belegvolumen, also digital erzeugte und digital abgelegte Dokumente geteilt durch alle Dokumente. Entscheidend ist eine saubere Definition: Ein Prozess gilt nur dann als papierlos, wenn er von der Entstehung bis zur Ablage digital bleibt. Ein Stundenzettel, der digital erfasst, aber zur Unterschrift ausgedruckt wird, zählt nicht dazu.

Im Handwerksbetrieb betrifft das typischerweise Zeiterfassung, Aufmaß, Baustellenberichte, Lieferscheine, Materialbestellungen, Rechnungsein- und -ausgang sowie die Personalakte. Ein Malerbetrieb, der Stundenzettel per App erfasst und über einen digitalen Stundenzettel direkt in die Lohnabrechnung übergibt, hat diesen Prozess papierlos. Ein Bauunternehmen dagegen, das Lieferscheine auf der Baustelle abzeichnen lässt und wöchentlich im Ordner sammelt, hat hier weiterhin Papier. Die Kennzahl macht sichtbar, welche Bereiche bereits umgestellt sind und wo der Aufwand für Ablage, Suche und Nachfragen bleibt.

Bei der Bewertung ist zwischen Erfassung, Verarbeitung und Ablage zu unterscheiden. Viele Betriebe erfassen bereits digital, drucken aber zur Weitergabe oder Unterschrift aus und legen die Papierfassung zusätzlich ab. Damit entsteht doppelte Arbeit statt Entlastung. Ein Bauunternehmen, das Bautagebücher in einer App führt, sie aber wöchentlich ausdruckt und abheftet, hat den Prozess nur teilweise umgestellt. Rechtlich ist die Papierform in den meisten Fällen nicht erforderlich; für die Aufbewahrung digitaler Belege gelten eigene Anforderungen, siehe Aufbewahrungsfrist für digitale Belege. Wer diese Anforderungen einmal klärt, kann die Papierablage für die betroffenen Belegarten vollständig beenden.

Bezug zur Digitalisierung

Papierlose Prozesse sind Voraussetzung dafür, dass Daten überhaupt auswertbar werden. Solange Informationen nur auf Zetteln stehen, lassen sich weder Nachkalkulation noch Auswertungen automatisieren. Ein DMS übernimmt die revisionssichere Ablage, OCR macht eingescannte Belege durchsuchbar, und KI-gestützte Erkennung ordnet Eingangsrechnungen automatisch Lieferant, Projekt und Konto zu, siehe automatische Kontierung. Beim Rechnungsausgang zwingt die E-Rechnung ohnehin zum strukturierten Format.

Für die Praxis empfiehlt sich eine einfache Bestandsaufnahme: alle wiederkehrenden Vorgänge auflisten, je Vorgang notieren, an welcher Stelle Papier entsteht, und daraus den Ausgangswert bilden. Aus dieser Liste ergibt sich meist von selbst, welcher Prozess als nächstes umgestellt wird, weil dort das meiste Papier und die höchste Medienbruchquote zusammenfallen.