Aufbewahrung von Baustellenfotos

Die Aufbewahrung von Baustellenfotos beschreibt, wie lange Fotos vom Baufortschritt, von Mängeln oder von der Übergabe gespeichert werden und wo diese Speicherung stattfindet. Sobald auf einem Foto Personen, Kennzeichen, Hausnummern oder Klingelschilder erkennbar sind, handelt es sich um personenbezogene Daten, für deren Speicherung die allgemeinen Datenschutzgrundsätze gelten, auch wenn das Foto ursprünglich nur zur eigenen Dokumentation gedacht war und keinerlei Absicht bestand, Personen abzubilden.

Auf der Baustelle entstehen Fotos meist aus mehreren Gründen gleichzeitig: zur Beweissicherung bei Mängeln, zur Dokumentation des Baufortschritts für den Auftraggeber und als Nachweis für die eigene Nachkalkulation. Viele Betriebe speichern diese Bilder unstrukturiert auf Diensthandys oder in privaten Cloud-Ordnern, was die Übersicht erschwert und den Datenschutz gefährdet, wenn Zugriffsrechte nicht klar geregelt sind. Nicht selten sammeln sich über Jahre hinweg tausende Fotos verschiedener Baustellen in denselben Alben an, ohne dass klar ist, welches Bild zu welchem Projekt gehört und ob es überhaupt noch benötigt wird.

Bezug zur Digitalisierung

Ein zentrales DMS oder eine Bautagebuch-App mit klaren Ordnerstrukturen macht die Aufbewahrung deutlich handhabbarer: Fotos lassen sich Projekten zuordnen, mit Berechtigungen versehen und nach Projektabschluss gezielt archivieren oder löschen, statt unstrukturiert auf einzelnen Geräten liegen zu bleiben. Wichtig ist der Grundsatz der Datenminimierung: Es sollten nur die Fotos aufbewahrt werden, die für Dokumentation, Gewährleistung oder Abrechnung tatsächlich gebraucht werden, nicht jede beiläufig entstandene Aufnahme vom Rand der Baustelle.

Werden Fotos in KI-gestützte Auswertungstools hochgeladen, etwa zur automatischen Mängelerkennung, sollte vorab geklärt sein, wie lange der Anbieter diese Daten speichert und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Das gilt besonders dann, wenn Fotos regelmäßig und automatisiert an einen externen Dienst übermittelt werden, statt einzeln und bewusst ausgewählt. Mehr dazu, welche Aufnahmen überhaupt als personenbezogen gelten, erklärt der Beitrag zu Fotos von Kundenobjekten.

In der Praxis empfiehlt sich eine feste Regel im Betrieb: Fotos zeitnah aus dem Foto-Stream des Diensthandys in das zentrale System übertragen, dort mit Projekt und Datum versehen und nach Ablauf der Gewährleistung regelmäßig durchsehen, welche Aufnahmen noch tatsächlich benötigt werden und welche gefahrlos gelöscht werden können, um die Ablage übersichtlich zu halten. Eine solche regelmäßige Durchsicht verhindert, dass sich über Jahre ein unübersichtlicher digitaler Berg an Bildmaterial ansammelt, der im Streitfall eher Verwirrung stiftet als Klarheit schafft.