Backup-Strategie

Eine Backup-Strategie ist das übergeordnete Konzept dafür, wie ein Betrieb seine Daten sichert: Welche Daten werden gesichert, wie häufig, auf welchen Medien und an welchem Ort. Sie unterscheidet sich damit von der einzelnen Datensicherung, die den konkreten Vorgang oder das jeweilige Sicherungsergebnis meint, während die Strategie den Rahmen für alle diese Vorgänge vorgibt. Eine bewährte Grundregel ist, Kopien auf mehreren unterschiedlichen Medien zu halten und mindestens eine Kopie räumlich getrennt vom Hauptsystem aufzubewahren, damit ein einzelnes Ereignis nicht alle Kopien gleichzeitig zerstören kann.

In Handwerks- und Baubetrieben liegen zentrale Daten oft verteilt vor: Kundendaten und Rechnungen in der Buchhaltungssoftware, Pläne und Aufmaße auf dem Büro-Server, Fotos und Bautagebücher in einer Cloud-App. Fällt eine dieser Quellen aus, etwa durch einen defekten Rechner oder einen Verschlüsselungsangriff, entscheidet die Backup-Strategie darüber, wie schnell und wie vollständig der Betrieb wieder arbeitsfähig ist. Fehlt eine solche Strategie, wird im Ernstfall oft improvisiert, mit unklarem Ausgang und viel verlorener Zeit.

Bezug zur Digitalisierung

Viele Cloud- und ERP-Anbieter sichern ihre Systeme zwar selbst, das entbindet den Betrieb aber nicht automatisch von eigener Vorsorge: Gelöschte oder durch einen Angriff verschlüsselte Daten lassen sich nicht in jedem Fall vom Anbieter wiederherstellen, insbesondere wenn die Löschung durch den Nutzer selbst ausgelöst wurde. Eine eigene, unabhängige Kopie wichtiger Daten bleibt deshalb sinnvoll, insbesondere für Unterlagen, die nach einer Ransomware-Attacke sonst dauerhaft verloren wären.

Eine Backup-Strategie ist nur so gut wie ihre letzte erfolgreiche Wiederherstellung. Ein reiner Sicherungslauf ohne Kontrolle gibt trügerische Sicherheit, wenn sich die Daten im Ernstfall nicht zurückspielen lassen, etwa weil das Format nicht mehr kompatibel ist oder die Sicherung selbst fehlerhaft war. Deshalb gehört ein regelmäßiger Wiederherstellungstest genauso zur Strategie wie die Sicherung selbst, auch wenn er im Alltag leicht vergessen wird.

Für kleinere Betriebe reicht oft ein einfacher, aber konsequent eingehaltener Plan: automatische Sicherung der wichtigsten Ordner auf ein externes Medium oder einen zweiten Cloud-Speicher, eine verantwortliche Person benennen und den Ablauf im Notfallplan IT schriftlich festhalten, damit im Ernstfall niemand improvisieren muss und jeder weiß, wo die Kopien liegen und wie sie zurückgespielt werden. Wichtig ist außerdem, die Strategie nicht als einmaliges Projekt zu betrachten, sondern sie an neue Software, neue Datenquellen und wachsende Datenmengen anzupassen, sobald sich im Betrieb etwas an der IT-Ausstattung ändert.