Bürgschaftsverwaltung

Die Bürgschaftsverwaltung umfasst die Erfassung und laufende Überwachung von Bürgschaften, die im Rahmen von Bauverträgen gestellt werden, etwa als Vertragserfüllungsbürgschaft während der Ausführung oder als Gewährleistungsbürgschaft im Anschluss an die Abnahme. Solche Bürgschaften werden häufig alternativ zu einem Sicherheitseinbehalt vereinbart, um dem Auftragnehmer die Liquidität aus der vollen Auszahlung zu erhalten, statt einen Teil der Vergütung über Jahre gebunden zu lassen. Ausgestellt werden solche Bürgschaften meist von einer Bank oder Kreditversicherung gegen eine laufende Gebühr.

Ein Handwerksbetrieb mit mehreren parallel laufenden Projekten hat entsprechend mehrere Bürgschaften gleichzeitig bei Bank oder Kreditversicherung offen. Werden Fristen für die Rückgabe oder notwendige Verlängerung übersehen, bleibt entweder unnötig Liquidität gebunden oder eine Bürgschaft läuft ungewollt über den eigentlich vorgesehenen Zeitpunkt hinaus weiter, was zusätzliche Kosten verursacht, ohne dass dem noch ein tatsächliches Sicherungsbedürfnis des Auftraggebers gegenübersteht. Bei mehreren gleichzeitig laufenden Bürgschaften unterschiedlicher Projekte wird die Übersicht besonders in kleineren Büros schnell unübersichtlich, wenn jede Urkunde nur in einem eigenen Papierordner abgelegt ist.

Zu erfassen sind je Bürgschaft der Anlass, der Begünstigte, die Höhe, der Bürge, die Laufzeit und die Voraussetzungen für die Rückgabe. Erst diese Angaben machen es möglich, die Rückgabe aktiv einzufordern, statt auf eine Erinnerung des Auftraggebers zu warten.

Bezug zur Digitalisierung

Eine digitale Verwaltung erfasst alle gestellten Bürgschaften mit Projekt, vertraglich vereinbarter Höhe und Laufzeit an einer zentralen Stelle und erinnert rechtzeitig vor Ablauf oder möglicher Rückgabe. Das verhindert, dass Sicherheiten länger als nötig gebunden bleiben, und schafft Transparenz darüber, welche Verpflichtungen aktuell noch offen sind, auch wenn ein Projekt bereits vor längerer Zeit abgeschlossen wurde. In Verbindung mit einer Fristenüberwachung digital lassen sich Bürgschaften zusammen mit anderen Vertragsfristen wie Gewährleistungsfristen im selben System im Blick behalten, statt sie in getrennten Listen für Buchhaltung und Bauleitung parallel zu pflegen.

Wer Bürgschaften gemeinsam mit den übrigen Vertragsunterlagen digital verwaltet, muss bei einer Rückfrage nicht erst in Papierordnern suchen, sondern findet Vertrag, Bürgschaftsurkunde und Fristen an einer Stelle. Das erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatung oder Bank, wenn diese im Rahmen der Finanzplanung einen Überblick über offene Sicherheiten benötigen, etwa um die tatsächlich verfügbare Kreditlinie für neue Bürgschaften richtig einzuschätzen. Gerade wachsende Betriebe mit zunehmender Zahl paralleler Projekte profitieren früh von einer solchen strukturierten Übersicht, statt erst dann ein System aufzubauen, wenn die Zahl der offenen Bürgschaften bereits unübersichtlich geworden ist und einzelne Fristen im Tagesgeschäft leicht untergehen. Ein solches System zahlt sich zudem aus, sobald ein Betrieb wächst und die Zahl gleichzeitig laufender Projekte und damit auch offener Bürgschaften spürbar zunimmt.