Sicherheitseinbehalt

Der Sicherheitseinbehalt ist der Teil der vertraglich vereinbarten Vergütung, den der Auftraggeber vorübergehend zurückhält, um Ansprüche wegen Mängeln während der Gewährleistungszeit oder wegen unvollständiger Vertragserfüllung abzusichern. Häufig lässt sich dieser Einbehalt durch eine Bürgschaft ablösen, sodass der Auftragnehmer die volle Vergütung erhält, ohne dass der Auftraggeber auf eine Absicherung verzichten muss.

Für Handwerksbetriebe bedeutet das in der Praxis: Bei Abschlags- oder Schlussrechnung wird nicht die volle Summe ausgezahlt, sondern ein vereinbarter Anteil bleibt bis zum Ende der Gewährleistungszeit beim Auftraggeber, sofern der Betrieb nicht stattdessen eine Bürgschaft stellt. Wird dieser Zeitpunkt nicht aktiv verfolgt, bleibt Geld oft länger als nötig gebunden. Bei einem Betrieb mit vielen kleineren Projekten pro Jahr kann sich so über die Zeit ein spürbarer Betrag ansammeln, der eigentlich längst hätte zurückgefordert werden können.

Zu klären ist bei jedem Vertrag, welche Form der Sicherheit vereinbart wurde und unter welchen Voraussetzungen sie zurückzugeben ist. Ein Einbehalt bindet Eigenkapital, eine Bürgschaft belastet dagegen den Bürgschaftsrahmen bei Bank oder Versicherer, der für andere Vorhaben dann nicht mehr zur Verfügung steht. Welche Variante günstiger ist, hängt von Auftragsgröße, Laufzeit und der eigenen Finanzierungssituation ab und sollte vor Vertragsschluss bewusst entschieden werden statt sich aus dem Vertragsmuster des Auftraggebers zu ergeben.

Bezug zur Digitalisierung

Digitale Systeme verknüpfen jeden Sicherheitseinbehalt mit dem zugehörigen Projekt und dem Ende der jeweiligen Gewährleistungsfrist und erinnern automatisch, wenn ein Betrag zur Rückforderung fällig wird, siehe Gewährleistungsfristen überwachen. Wo eine Bürgschaft anstelle des Einbehalts gestellt wurde, gehört sie in dieselbe Übersicht, siehe Bürgschaftsverwaltung, damit beide Sicherungsarten gemeinsam im Blick bleiben.

Eingebettet in eine umfassende Fristenüberwachung digital lassen sich Sicherheitseinbehalte zusammen mit anderen offenen Vertragsposten wie der Abschlagsrechnung verwalten. Wer offene Einbehalte nicht aktiv verfolgt, lässt oft Geld unnötig lange beim Auftraggeber liegen.

Eine regelmäßige Übersicht über alle offenen Einbehalte, sortiert nach dem jeweiligen Ende der Gewährleistungsfrist, macht sichtbar, welche Beträge in den kommenden Monaten zur Rückforderung anstehen. Das erleichtert nicht nur die Rückforderung selbst, sondern auch die eigene Liquiditätsplanung, wenn absehbar ist, wann mit welchen Rückflüssen zu rechnen ist.

Für kleinere Handwerksbetriebe, bei denen jeder zurückgehaltene Betrag im Verhältnis zum Jahresumsatz spürbar ins Gewicht fällt, ist eine solche Übersicht besonders wertvoll. Wird der Ablauf der Gewährleistungsfrist konsequent mit einer Erinnerung zur Rückforderung verknüpft, muss niemand im Betrieb im Kopf behalten, welches Projekt wann abgeschlossen wurde und welcher Betrag dafür noch aussteht. Stattdessen genügt ein Blick in die entsprechende Übersicht, um zu erkennen, welche Rückforderung als Nächstes ansteht.