Digitaler Stundenzettel

Ein digitaler Stundenzettel ersetzt die handschriftliche Zeiterfassung durch eine App oder ein Terminal. Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle, ordnen sie einem Projekt und einer Tätigkeit zu und übermitteln sie in Echtzeit an das Büro.

Für Handwerks- und Baubetriebe löst das ein hartnäckiges Problem: Zettel gehen verloren, werden unleserlich ausgefüllt oder erst Tage später abgegeben. Mit digitaler Erfassung stehen die Stunden sofort zur Verfügung, projektbezogen und auswertbar. Das ist die Grundlage für eine verlässliche Nachkalkulation und eine pünktliche Lohnabrechnung.

Darüber hinaus unterstützen digitale Stundenzettel die gesetzlich geforderte Arbeitszeiterfassung und liefern eine saubere Datenbasis für die Projektsteuerung. Viele Lösungen sind in das ERP-System eingebunden, sodass erfasste Zeiten direkt in Kalkulation und Abrechnung einfließen.

Zu klären ist vor der Einführung, wie fein gebucht wird. Eine Erfassung nur auf den Auftrag genügt für die Lohnabrechnung, liefert aber keine Aussage darüber, welcher Arbeitsschritt die kalkulierte Zeit gesprengt hat. Eine Erfassung auf einzelne Positionen ist auswertbar, wird auf der Baustelle jedoch nur mitgetragen, wenn die Auswahl kurz bleibt. Bewährt hat sich eine überschaubare Liste von Tätigkeiten je Gewerk statt eines Katalogs mit Dutzenden Einträgen.

Abzugrenzen ist der digitale Stundenzettel vom reinen Kommen-Geht-Terminal. Dieses erfasst Anwesenheit für das Arbeitszeitkonto, ordnet die Zeit aber keinem Projekt zu. Für die Nachkalkulation ist erst die auftragsbezogene Buchung brauchbar. Betriebe, die beides parallel führen, müssen festlegen, welche Erfassung im Zweifel für die Lohnabrechnung gilt, sonst entstehen Differenzen, die monatlich manuell geklärt werden.

Wo KI ansetzt

KI kann die Zeiterfassung vereinfachen und plausibilisieren. Sie schlägt auf Basis von Standort und Projektzuordnung automatisch die passende Baustelle vor und erkennt unplausible Buchungen, etwa fehlende Pausen oder ungewöhnlich lange Arbeitszeiten. So sinkt der Korrekturaufwand im Büro.

Ebenso lassen sich Sprach- oder Foto-Eingaben auswerten: Ein Mitarbeiter diktiert kurz, was er getan hat, und KI ordnet die Tätigkeit der richtigen Position zu. In Kombination mit der Baustellendokumentation per KI entsteht so ein durchgängiges Bild von Zeit und Leistung.

Ein Beispiel aus dem Trockenbau: Drei Monteure arbeiten an zwei Bauabschnitten desselben Objekts. Werden die Stunden nur auf das Objekt gebucht, bleibt am Ende offen, welcher Abschnitt die Mehrkosten verursacht hat. Mit abschnittsbezogener Buchung ist das nach zwei Tagen erkennbar, und der Betrieb kann nachsteuern, statt die Abweichung erst bei der Schlussrechnung festzustellen.

Für Gewerke wie Elektriker oder SHK-Betriebe bedeutet das weniger Verwaltung und eine genauere Datengrundlage für die Kalkulation kommender Aufträge. Mehr zum Gesamtbild bietet unsere Themenseite Digitalisierung im Handwerk.