E-Rechnung & ZUGFeRD

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, sodass sie ohne manuelle Eingabe verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung. Verbreitete Formate sind ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten (XML), sodass die Rechnung für Menschen lesbar und zugleich maschinell auswertbar ist. XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Auftragswesen verlangt wird. Beide ermöglichen, dass Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen werden.

In Deutschland wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Seit 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen; die Pflicht zum Versand wird stufenweise eingeführt. Betriebe sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihre Software E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann.

Für den Betrieb bedeutet der Umstieg vor allem, dass Rechnungsdaten vollständig und formal korrekt im System stehen müssen. Angaben, die bisher frei im Rechnungstext standen, etwa Leistungszeitraum, Bestellnummer oder Kostenstelle des Auftraggebers, sind in strukturierten Feldern zu führen. Fehlt eine geforderte Angabe, wird die Rechnung technisch abgewiesen, ohne dass ein Mensch sie gesehen hat. Der Rücklauf erfolgt dann oft ohne Hinweis auf den konkreten Fehler.

Abzugrenzen ist die E-Rechnung von der bloßen Übermittlung per E-Mail. Ein PDF-Anhang bleibt ein PDF, auch wenn er elektronisch verschickt wird. Ebenso ist zwischen Empfang und Versand zu trennen: Ein Betrieb kann seit dem Beginn der Empfangspflicht E-Rechnungen entgegennehmen müssen, ohne selbst schon zum Versand in diesem Format verpflichtet zu sein.

Wo KI ansetzt

KI unterstützt vor allem im Rechnungseingang. Sie liest eingehende E-Rechnungen aus, prüft sie auf Vollständigkeit und ordnet die Positionen automatisch den passenden Projekten und Konten zu. Erhält ein Betrieb noch klassische Belege, digitalisiert KI diese per OCR und überführt sie in strukturierte Daten, sodass auch gemischte Belegströme einheitlich verarbeitet werden.

Ebenso kann KI Belege automatisch der richtigen Rechnung oder dem richtigen Vorgang zuordnen und Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung erkennen. Wie sich das Rechnungswesen damit entlasten lässt, zeigt unser Ratgeber KI im Rechnungswesen für Handwerker.

Praktisch betrifft das auch die Archivierung. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, nicht die Bildschirmansicht. Wer nur einen Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ablegt, hat die Rechnung im Sinne der Aufbewahrung nicht vollständig gesichert. Die Ablage sollte deshalb das Originalformat behalten und die Lesefassung nur ergänzen.

Für die Buchhaltung ist zudem die Übergabe an die Steuerberatung relevant, etwa über eine DATEV-Schnittstelle. So entsteht ein durchgängiger, weitgehend automatisierter Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Verbuchung.