ERP-System fürs Handwerk

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) fürs Handwerk bündelt die kaufmännischen und organisatorischen Abläufe eines Betriebs in einer Software. Statt getrennter Insellösungen werden Angebote, Aufträge, Material, Zeiterfassung, Disposition und Rechnungen in einem durchgängigen Datenfluss verwaltet.

Der Vorteil liegt in der Durchgängigkeit: Aus einem Angebot wird per Knopfdruck ein Auftrag, daraus eine Materialbestellung, eine Baustelle mit erfassten Stunden und schließlich eine Rechnung. Daten werden nur einmal erfasst und stehen überall zur Verfügung. Das reduziert Doppelarbeit und sorgt für eine saubere Grundlage für die Nachkalkulation.

Handwerks-ERP-Systeme bilden zudem branchenspezifische Anforderungen ab, etwa Aufmaß, Leistungsverzeichnisse, Regiescheine oder die Anbindung an Lieferantenkataloge. Viele Systeme verfügen über Schnittstellen zu Buchhaltung und Steuerberatung, etwa über eine DATEV-Schnittstelle.

Die Einführung entscheidet sich an den Stammdaten. Artikel, Leistungstexte, Kostenstellen und Stundensätze müssen vor dem Umstieg bereinigt sein, sonst wandern doppelte Artikelnummern und veraltete Preise in das neue System, und der Betrieb misstraut anschließend den eigenen Auswertungen. Ebenso ist festzulegen, welche Nummernkreise für Angebote, Aufträge und Rechnungen gelten und wer Preise ändern darf. Ein ERP bildet die betriebliche Organisation ab; wo diese unklar ist, macht die Software die Unklarheit lediglich sichtbarer.

Abzugrenzen ist das ERP von einzelnen Fachprogrammen. Eine Aufmaß-App, ein Zeiterfassungsdienst oder ein Buchhaltungsprogramm decken jeweils einen Ausschnitt ab und werden über Schnittstellen angebunden. Das ERP bleibt das führende System, in dem der Auftrag als Vorgang existiert. Wer diese Rolle nicht festlegt, pflegt Kundenadressen an drei Stellen und hat am Monatsende drei unterschiedliche Umsatzzahlen.

Wo KI ansetzt

KI erweitert das ERP um Automatisierung: Sie erstellt Angebotsentwürfe aus Kundenanfragen, ordnet eingehende Belege automatisch zu und schlägt auf Basis vergangener Projekte realistische Mengen und Preise vor. Eingehende E-Mails und Anfragen lassen sich automatisch in Vorgänge im System überführen.

Ebenso kann KI im ERP Auffälligkeiten erkennen, etwa offene Posten, verzögerte Projekte oder ungewöhnliche Materialkosten, und proaktiv darauf hinweisen. Welche Programme sich eignen, zeigt unsere Übersicht Handwerker-Software mit KI. Wie sich solche Abläufe konkret automatisieren lassen, behandelt unsere Leistung KI-Automatisierung im Handwerk.

Ein Beispiel aus dem SHK-Bereich: Bei einer Heizungswartung liegen Anfahrt, Arbeitszeit, verbautes Material und der Wartungsbericht im selben Vorgang. Der Monteur bucht die Zeit auf den Auftrag, entnimmt Material aus dem Fahrzeuglager, und die Rechnung entsteht ohne Rückfrage im Büro. Auf Papier bedeutet derselbe Vorgang drei Belege, die jemand zusammensuchen muss, bevor abgerechnet werden kann.

Für Betriebe bedeutet ein KI-gestütztes ERP weniger Verwaltungsaufwand und eine bessere Übersicht über laufende Aufträge. Mehr zum Gesamtbild bietet unsere Themenseite Digitalisierung im Handwerk.