Diktier-App

Eine Diktier-App nimmt gesprochene Sprache auf und wandelt sie per Spracherkennung in Text um. Moderne Anwendungen erzeugen dabei nicht nur eine wörtliche Mitschrift, sondern können den Text zusätzlich strukturieren, Füllwörter entfernen und in eine Berichtsform bringen. Die Verarbeitung findet je nach Produkt auf dem Gerät oder auf Servern des Anbieters statt.

Im Handwerk ist das Diktat dort sinnvoll, wo Tippen unpraktisch ist. Auf der Baustelle stehen Monteure mit Handschuhen und schmutzigen Händen vor der Aufgabe, einen Arbeitsbericht zu verfassen. Gesprochen dauert das eine Minute, getippt auf dem Mobiltelefon deutlich länger. Entsprechend besser fällt die Dokumentation aus: Ein diktierter Bericht enthält meist mehr verwertbare Angaben als ein aus Zeitgründen auf zwei Stichworte reduzierter Texteintrag.

Typische Anwendungen sind Arbeits- und Bautagesberichte, Mängelbeschreibungen, Aufmaßnotizen, Gesprächsnotizen nach Kundenterminen und Übergaben zwischen Schichten. Für längere Aufzeichnungen mit mehreren Sprechern eignen sich eher Werkzeuge aus der Kategorie der Besprechungsassistenten.

Zu klären ist, was mit der Tonaufnahme geschieht. Wird sie nach der Umwandlung gelöscht oder dauerhaft gespeichert, und wer hat Zugriff darauf. Für die betriebliche Nutzung genügt in der Regel der erzeugte Text; die Aufnahme selbst enthält Stimmdaten und sollte nicht länger aufbewahrt werden als nötig.

Bezug zur Digitalisierung

Die Erkennungsqualität hängt stark von den Bedingungen ab. Baustellenlärm, Hall in Rohbauten, Dialekt und Fachbegriffe verschlechtern das Ergebnis. Hilfreich sind ein Headset oder ein Mikrofon in Kragennähe, kurze Sätze und die Möglichkeit, betriebseigene Fachbegriffe zu hinterlegen. Vor der Auswahl sollte ein Werkzeug unter realen Bedingungen getestet werden, nicht im ruhigen Büro.

Der eigentliche Nutzen entsteht erst durch die Weiterverarbeitung. Ein Diktat, das als Tonaufnahme im Telefon liegt, hilft niemandem. Sinnvoll ist die direkte Zuordnung zum Auftrag und die Übernahme in die Handwerkersoftware, sodass der Text im richtigen Vorgang landet.

Rechtlich ist zu beachten, dass die Aufnahme von Gesprächen mit anderen Personen deren Einwilligung erfordert. Ein eigenes Diktat ist unproblematisch, die Aufzeichnung eines Kundengesprächs nicht. Datenschutzrechtlich gehören Verarbeitungsort und Speicherdauer in die Datenschutzprüfung des Anbieters, da Aufnahmen personenbezogene Daten enthalten können.

Ein Beispiel aus einem SHK-Betrieb: Nach einem Serviceeinsatz diktiert der Monteur Fehlerbild, Prüfschritte, getauschte Teile und Empfehlung. Werden Fabrikatsbezeichnungen und Messwerte falsch erkannt und nicht korrigiert, entsteht ein Bericht, der zur Rechnung nicht passt und im Reklamationsfall gegen den Betrieb wirkt.

Praktisch bewährt sich die Regel, den erzeugten Text vor der Freigabe zu überfliegen. Für abrechnungsrelevante Angaben zählt, was tatsächlich ausgeführt wurde.