Google Gemini im Unternehmen

Gemini ist ein Assistent auf Basis eines Large Language Models und gehört zur Kategorie der textbasierten KI-Assistenten. Anbieter solcher Produkte stellen üblicherweise geschäftliche Nutzungsvarianten bereit, die in eine Büroumgebung eingebunden sind und auf dort vorhandene Inhalte zugreifen können. Welcher Funktionsumfang in welcher Variante enthalten ist und zu welchen Konditionen, ist beim Anbieter zu prüfen, da sich das Angebot laufend ändert.

Für Handwerksbetriebe ist die Ausgangsfrage, ob die Büroarbeit in dieser Umgebung stattfindet. Wer Dokumente, Kalender und Postfächer dort führt, kann von einer Einbindung profitieren; wer Angebote und Aufträge in einer Handwerkersoftware bearbeitet und die Büroumgebung nur für Schriftverkehr nutzt, hat einen entsprechend geringeren Nutzen.

Die Einsatzfelder entsprechen denen anderer Assistenten: Texte formulieren und überarbeiten, längere Unterlagen und Nachrichtenverläufe zusammenfassen, Auswertungen in Tabellen erstellen, Notizen zu Berichten aufbereiten und technische Sachverhalte für Kunden verständlich erläutern.

Zu unterscheiden ist der Assistent vom Fachprogramm. Er formuliert, fasst zusammen und bereitet auf, führt aber keine Kalkulation, keine Aufmaßprüfung und keine Abrechnung durch. Wo Ergebnisse fachlich verbindlich sein müssen, bleibt die Fachsoftware maßgeblich, und der Assistent wirkt allenfalls bei der Aufbereitung der Texte. Wird diese Grenze nicht benannt, entstehen Auswertungen und Zahlen, die plausibel aussehen und keine geprüfte Grundlage haben.

Bezug zur Digitalisierung

Greift ein Assistent auf Unternehmensinhalte zu, ist das Rollen- und Rechtekonzept der entscheidende Punkt. Er macht sichtbar, worauf ein Nutzer ohnehin Zugriff hat. Sind Berechtigungen historisch gewachsen, treten über eine einfache Frage Inhalte zutage, die zwar technisch zugänglich, aber nicht für jeden bestimmt sind, etwa Personalunterlagen oder Kalkulationen. Vor der Einführung sollten Berechtigungen deshalb geprüft und bereinigt werden.

Datenschutzrechtlich sind Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer, Speicherdauer und die Verwendung von Eingaben zu klären, siehe Datenschutzprüfung eines Anbieters. Diese Angaben unterscheiden sich zwischen privater und geschäftlicher Nutzungsvariante erheblich.

Fachlich bleibt die Prüfpflicht. Sprachmodelle erzeugen auch falsche Aussagen, siehe Halluzination. Angaben zu Normen, Fristen, Preisen und technischen Anforderungen sind vor der Verwendung zu verifizieren. Nach Artikel 4 der VO (EU) 2024/1689 sind Betreiber verpflichtet, KI-Kompetenz bei den betrauten Personen zu fördern; die VO (EU) 2026/1744 hat diese Pflicht abgeschwächt, ohne die betriebliche Verantwortung aufzuheben.

Praktisch lohnt es sich, wenige klar benannte Anwendungsfälle einzuführen, etwa die Zusammenfassung längerer Schriftverkehrsverläufe und die Aufbereitung von Berichten für Kunden. Eine allgemeine Freigabe ohne festgelegte Einsatzzwecke führt dazu, dass jeder etwas anderes ausprobiert und niemand die Ergebnisse einordnen kann.

Praktisch ist es sinnvoll, sich auf einen Assistenten festzulegen, statt mehrere parallel zu betreiben.