Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem, abgekürzt DMS, verwaltet betriebliche Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus: Erfassung, Verschlagwortung, Ablage, Versionierung, Recherche und Archivierung. Der entscheidende Unterschied zu einer Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk liegt darin, dass Dokumente über Metadaten gefunden werden, etwa Kunde, Auftragsnummer, Belegart und Datum, und nicht über den Ort der Ablage.

Im Handwerksbetrieb betrifft das Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Pläne, Prüfprotokolle, Abnahmeprotokolle, Aufmaßblätter, Arbeitsverträge und Schriftverkehr. Der typische Ausgangszustand ist eine Mischung aus Aktenordnern, einem gewachsenen Laufwerk und Anhängen in mehreren Postfächern. Gesucht wird dann anlassbezogen, etwa wenn nach Jahren ein Gewährleistungsfall auftritt und das Abnahmeprotokoll benötigt wird.

Steuerlich relevante Unterlagen unterliegen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und müssen unveränderbar, nachvollziehbar und über die Aufbewahrungsfrist lesbar aufbewahrt werden. Ein DMS bildet das über Protokollierung, Schreibschutz und Versionsführung ab. Wer digitalisierte Belege ersetzend archivieren will, benötigt zusätzlich eine dokumentierte Verfahrensdokumentation.

Vor der Einführung ist zu klären, welche Dokumente überhaupt in das System sollen. Ein Versuch, den gesamten Altbestand nachträglich zu erfassen, scheitert regelmäßig am Aufwand. Bewährt hat sich ein Stichtag: Ab diesem Datum läuft alles über das System, während Altunterlagen anlassbezogen nachgezogen werden, etwa wenn ein Objekt erneut bearbeitet wird.

Zu regeln sind außerdem Zugriffsrechte. Personalunterlagen, Verträge und kaufmännische Auswertungen sollen nicht für alle sichtbar sein, während Baustellenunterlagen breit verfügbar sein müssen. Ein einfaches Rollenkonzept mit wenigen Gruppen ist praktikabler als eine Rechtevergabe je Ordner, die nach kurzer Zeit niemand mehr nachvollzieht.

Wo KI ansetzt

Der größte Hebel liegt in der Erfassung. Per OCR werden gescannte Belege durchsuchbar gemacht, und Klassifizierungsverfahren erkennen die Belegart und lesen Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus. Daraus entsteht ein Vorschlag für die Verschlagwortung, den eine Person nur noch bestätigt. Damit entfällt der Schritt, der Betriebe am häufigsten vom Einsatz eines DMS abhält.

Weiter reichen Verfahren, die Dokumente inhaltlich erschließen: Eine Suche nach einer Formulierung findet auch Dokumente, die den Begriff nicht wörtlich enthalten. Grundlage ist ein Verfahren wie RAG, das den eigenen Dokumentenbestand als Wissensquelle einbindet. Für vertragliche und rechtlich relevante Fragen bleibt die Prüfung am Originaldokument erforderlich.

Ein Beispiel aus einem Zimmereibetrieb: Zu einem Objekt gehören Statikunterlagen, Abbundlisten, Lieferscheine der Holzlieferung, Fotos der Montage und das Abnahmeprotokoll. Sind alle Unterlagen an der Auftragsnummer geführt, ist die Bearbeitung eines Gewährleistungsfalls nach Jahren eine Recherche von Minuten statt eines Tages.

Praktisch ist die Auftragsnummer der wichtigste Schlüssel. Wer jedes eingehende Dokument beim Erfassen einem Auftrag oder Kunden zuordnet, löst den größten Teil des späteren Suchproblems, unabhängig davon, wie ausgefeilt das System sonst ist.