ERP für Handwerksbetriebe

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System bildet die betrieblichen Ressourcen Personal, Material, Geräte und Kapital in einem gemeinsamen Datenbestand ab und verbindet die zugehörigen Prozesse. Für Handwerksbetriebe bedeutet das die Zusammenführung von Angebot und Auftrag, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Disposition, Fakturierung und Auswertung. Weitere Einordnungen finden sich unter ERP im Handwerk.

Der Unterschied zu einer reinen Büroanwendung liegt in der Verbindung der Bereiche. Wird auf der Baustelle Material gebucht, verringert sich der Lagerbestand, die Kosten laufen auf den Auftrag, und der Deckungsbeitrag verändert sich, ohne dass jemand etwas überträgt. Diese Kopplung ist der Grund, warum ein ERP für Betriebe ab einer gewissen Größe wirtschaftlich wird, während sehr kleine Betriebe mit schlankeren Lösungen zurechtkommen.

Die Einführung ist entsprechend aufwendig. Sie umfasst die Bereinigung und Übernahme der Stammdaten, ein Rollen- und Rechtekonzept, die Definition von Kostenstellen und Auswertungen sowie Schulungen für unterschiedliche Nutzergruppen. Realistisch handelt es sich um ein Projekt über mehrere Monate, das interne Kapazität bindet und nicht nebenbei erledigt wird.

Zu unterscheiden ist das ERP von einer Sammlung einzelner Fachprogramme. Auch mit getrennten Lösungen für Zeiterfassung, Kalkulation und Buchhaltung lässt sich arbeiten, sofern die Schnittstellen tragen. Der Unterschied liegt in der Verantwortung: Beim ERP liegt der gemeinsame Datenbestand beim Anbieter des Systems, bei einer Kombination beim Betrieb, der die Übergaben überwachen muss.

Bezug zur Digitalisierung

Ein ERP ist die Grundlage für einen durchgängigen Datenfluss und für belastbare Kennzahlen. Erst wenn Stunden und Material verlässlich auf Aufträge gebucht werden, lassen sich Vor- und Nachkalkulation vergleichen und Aussagen darüber treffen, welche Auftragsarten tatsächlich tragen. Die Anbindung an die Buchhaltung, etwa über eine DATEV-Schnittstelle, gehört zum Standardumfang.

KI-Funktionen in ERP-Systemen setzen an den vorhandenen Daten an: Vorschläge für Kalkulationsansätze aus vergleichbaren Aufträgen, Hinweise auf abweichende Verbräuche, automatische Zuordnung von Eingangsbelegen. Ihr Wert hängt unmittelbar von der Datenqualität ab, weshalb die Disziplin bei der Erfassung wichtiger ist als der Funktionsumfang.

Ein Beispiel aus einem Bauunternehmen mit dreißig Beschäftigten: Werden Stunden, Geräteeinsatz und Materiallieferungen auf denselben Auftrag gebucht, steht der Stand einer Baustelle wöchentlich zur Verfügung statt erst mit der Schlussrechnung. Genau diese Aktualität ist der wirtschaftliche Grund für die Einführung, nicht der Funktionsumfang der Module.

Praktisch sollte ein Betrieb vor der Einführung festlegen, welche drei bis fünf Auswertungen er künftig regelmäßig sehen will. Daraus ergibt sich, welche Daten zwingend strukturiert erfasst werden müssen und wo Aufwand vermeidbar ist.