Prompt-Vorlage

Eine Prompt-Vorlage ist ein fertig formulierter Anweisungstext für einen wiederkehrenden Vorgang, in dem die veränderlichen Angaben als Platzhalter stehen. Beim Einsatz werden nur diese Platzhalter gefüllt, der Rest bleibt unverändert. Der Zweck ist Wiederholbarkeit: Derselbe Vorgang führt zu vergleichbaren Ergebnissen, unabhängig davon, wer am Rechner sitzt.

Im Handwerksbetrieb eignen sich dafür alle Textarbeiten, die im Aufbau gleich bleiben und sich nur im Inhalt unterscheiden. Der Baustellenbericht aus Stichpunkten, die Terminbestätigung, das Absageschreiben an einen Bewerber, die Antwort auf eine Kundenbewertung, die Leistungsbeschreibung für ein häufig angebotenes Gewerkspaket, die Zusammenfassung eines Baubesprechungsprotokolls. Eine Vorlage für den Bautagebucheintrag könnte etwa Datum, Objekt, Witterung, anwesende Firmen, ausgeführte Arbeiten, Behinderungen und Besonderheiten als Platzhalter vorsehen und die Ausgabe auf eine feste Gliederung festlegen.

Wo KI ansetzt

Eine brauchbare Vorlage enthält fünf Bestandteile: die Rolle, aus der heraus formuliert werden soll, den fachlichen Kontext, den eigentlichen Auftrag, das gewünschte Ausgabeformat samt Länge und Tonfall sowie die Einschränkungen. Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der wichtigste. Ein Satz wie “verwende ausschließlich die genannten Angaben, ergänze keine Preise, Maße oder Materialbezeichnungen” verhindert einen großen Teil erfundener Inhalte. Ergänzend hilft ein Beispiel für ein gelungenes Ergebnis, an dem sich das Modell orientieren kann.

Platzhalter sollten so gestaltet sein, dass sofort auffällt, wenn einer nicht ersetzt wurde, etwa in eckigen Klammern und in Großbuchstaben. Ein an den Kunden verschicktes Angebot, in dem noch OBJEKTADRESSE steht, ist peinlich, aber harmlos. Ein Bautagebucheintrag mit unersetztem Datum ist als Nachweis wertlos. Deshalb gehört die Sichtprüfung auf offene Platzhalter zur Freigabe dazu.

Eine Vorlage sollte Platzhalter enthalten, die vor dem Absenden ersetzt werden, etwa für Gewerk, Objekt, Leistungsumfang und Kundenname. Damit ist auf einen Blick erkennbar, welche Angaben ergänzt werden müssen, und es passiert seltener, dass Daten aus einem früheren Vorgang stehen bleiben. Für einen SHK-Betrieb, der wöchentlich mehrere Wartungsangebote schreibt, ist genau das der Unterschied zwischen einer Zeitersparnis und einer neuen Fehlerquelle.

Beginnen Sie mit den drei Vorgängen, die wöchentlich anfallen, und lassen Sie die Vorlagen von der Person schreiben, die den Vorgang heute erledigt. Legen Sie sie an einer Stelle ab, die alle erreichen, und versehen Sie jede mit Zweck und Prüfdatum. Wie diese Sammlung dauerhaft gepflegt wird, beschreibt Prompt-Pflege im Team. Verzichten Sie auf Vorlagen für Vorgänge, die selten vorkommen. Der Aufwand für Pflege und Prüfung lohnt sich erst ab einer gewissen Häufigkeit, und eine veraltete Vorlage richtet mehr Schaden an als gar keine, weil ihr blind vertraut wird. Vermerken Sie in jeder Vorlage, wer sie erstellt hat. Bei Rückfragen zum Ergebnis ist dann klar, wen man ansprechen kann.