Prozessautomatisierung im Handwerk

Prozessautomatisierung im Handwerk bezeichnet das systematische Verketten wiederkehrender Abläufe, sodass Daten nur einmal erfasst und anschließend weitergereicht werden. Der Ansatzpunkt ist nicht die einzelne Tätigkeit, sondern der Weg eines Vorgangs durch den Betrieb: von der Anfrage über Angebot, Auftrag, Ausführung, Aufmaß und Rechnung bis zur Buchung.

Der typische Zustand in kleineren und mittleren Betrieben ist ein anderer. Die Anfrage kommt telefonisch und wird auf einen Zettel notiert, das Angebot entsteht in der Handwerkersoftware, die Stunden werden auf einem Stundenzettel erfasst und später abgetippt, das Aufmaß steht auf einem Block, Lieferscheine liegen im Fahrzeug, und die Rechnung wird aus mehreren Quellen zusammengesucht. Jede Übergabe kostet Zeit und erzeugt Fehler. Die Nachkalkulation, die zeigen würde, ob ein Auftrag gedeckt hat, unterbleibt aus Zeitmangel.

Wo KI ansetzt

Automatisierung setzt an den Übergängen an. Erfassen die Monteure ihre Zeiten mobil, entfällt das Abtippen und die Daten stehen der Nachkalkulation zur Verfügung. Werden Lieferscheine sofort fotografiert und per Texterkennung ausgelesen, ist die Baustellenzuordnung ohne Zusatzaufwand vorhanden. Wird das Aufmaß digital erfasst, geht es direkt in die Abrechnung.

KI-Bausteine kommen dort ins Spiel, wo Eingaben unstrukturiert sind: gesprochene Baustellenberichte, Fotos, freie Texte in Kundenmails. Der übrige Ablauf bleibt regelbasiert. Verbunden werden die Systeme über Schnittstellen, sofern die eingesetzte Software solche bietet. Genau daran scheitern Vorhaben häufig, weshalb die Schnittstellenfrage vor dem Softwarekauf zu klären ist, siehe Handwerkersoftware und Schnittstellen.

Der Einstieg gelingt am ehesten über den Vorgang, der die meiste Abendarbeit verursacht. In vielen Betrieben ist das die Erfassung von Zeiten und Belegen. Wird dieser Schritt gelöst, entstehen die Daten, auf denen weitere Schritte aufbauen können.

Vor der Umsetzung lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme der Datenqualität. Automatisierung setzt voraus, dass Stammdaten gepflegt sind: Kunden ohne Dubletten, Artikel mit eindeutigen Nummern, Baustellen mit einer festen Bezeichnung, die alle im Betrieb verwenden. Wo Baustellen in der Zeiterfassung anders heißen als in der Rechnungsstellung, scheitert jede Verknüpfung, unabhängig von der eingesetzten Software.

Ein vollständig durchgängiger Ablauf ist selten in einem Zug erreichbar. Sinnvoller ist, einen Übergang nach dem anderen zu schließen und die Wirkung jeweils abzuwarten. Halten Sie für jeden automatisierten Übergang fest, wer zuständig ist und was im Störungsfall geschieht. Ein Ablauf, der stillschweigend abbricht, ist gefährlicher als der manuelle Weg, weil sich alle auf ihn verlassen. Sinnvoll ist außerdem, die eingesparte Zeit nicht einfach verschwinden zu lassen, sondern sie für die Vorgänge zu nutzen, die bisher liegen bleiben, etwa die Auswertung abgeschlossener Aufträge oder das Nachfassen offener Angebote. Beziehen Sie die Beschäftigten früh ein, denn sie kennen die Umwege, die im Ablaufdiagramm nicht auftauchen, aber den Alltag bestimmen.