Schulung durch den Anbieter

Die Schulung durch den Anbieter ist die Einweisung der Anwender in eine neue Software. Sie findet vor Ort im Betrieb, beim Anbieter oder online statt und wird üblicherweise nach Tagen oder Stunden abgerechnet. Der Umfang gehört in die Kalkulation der Einführungskosten und damit in den Total Cost of Ownership, weil er einen erheblichen Anteil ausmachen kann.

Entscheidend ist der Zuschnitt. Eine allgemeine Produktschulung an einem Beispielmandanten vermittelt Funktionen, aber nicht deren Anwendung auf die eigenen Abläufe. Wirksamer sind Schulungen, die mit den migrierten Daten des Betriebs arbeiten und typische Vorgänge durchspielen: ein Angebot für einen üblichen Auftrag, eine Regieabrechnung, ein Monatsabschluss, eine mobile Zeitbuchung mit anschließender Freigabe.

Die Gruppen sollten getrennt werden. Büro, Bauleitung und gewerbliche Mitarbeitende nutzen jeweils andere Teile des Systems. Eine gemeinsame Schulung führt dazu, dass jeder über zwei Drittel der Zeit Inhalte hört, die ihn nicht betreffen. Für Monteure genügt oft eine kurze Einweisung in wenige Vorgänge, die dafür an einem realen Gerät stattfinden sollte.

Ebenso zu regeln ist die Weitergabe des Gelernten. Schulungen erreichen nie alle Beschäftigten, und Personalwechsel führt dazu, dass Wissen den Betrieb verlässt. Bewährt hat sich, mindestens zwei Personen je Bereich zu schulen und die Kurzanleitungen so abzulegen, dass sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender ohne erneute Anbieterschulung genutzt werden können.

Bezug zur Digitalisierung

Der Zeitpunkt ist wichtiger, als er oft behandelt wird. Eine Schulung mehrere Wochen vor dem Produktivstart ist bis dahin vergessen. Sinnvoll ist eine Grundschulung kurz vor dem Start und eine zweite Runde einige Wochen später, wenn konkrete Fragen aus dem Alltag entstanden sind. Diese zweite Runde bringt erfahrungsgemäß mehr als eine Verlängerung der ersten.

Nach der Schulung übernimmt die interne Anwenderbetreuung. Es lohnt, während der Schulung eigene Kurzanleitungen für die häufigsten Vorgänge zu erstellen, weil Anbieterunterlagen meist den vollen Funktionsumfang beschreiben und nicht die im Betrieb festgelegte Vorgehensweise.

Werden KI-gestützte Funktionen genutzt, muss die Schulung auch deren Grenzen behandeln: welche Daten eingegeben werden dürfen, wie Ergebnisse geprüft werden und wann eine Ausgabe nicht übernommen werden darf. Artikel 4 der VO (EU) 2024/1689 verpflichtet Betreiber, KI-Kompetenz bei den mit dem Betrieb betrauten Personen zu fördern; die Anbieterschulung ist ein Baustein davon, ersetzt aber keine betriebliche Regelung.

Zu klären ist außerdem der Umgang mit Aufzeichnungen. Werden Onlineschulungen mitgeschnitten, lassen sich die Aufnahmen später zur Einarbeitung nutzen. Ob das zulässig ist und wie lange die Aufzeichnungen verfügbar bleiben, sollte vor dem Termin vereinbart werden, weil eine nachträgliche Bereitstellung selten möglich ist.

Praktisch sollte im Vertrag festgehalten werden, wie viele Schulungstage enthalten sind und was eine zusätzliche Einheit kostet. Nachträglicher Bedarf entsteht fast immer.