Software as a Service

Software as a Service, abgekürzt SaaS, ist ein Bereitstellungs- und Abrechnungsmodell: Der Betrieb erwirbt keine Lizenz, sondern mietet die Nutzung. Der Anbieter betreibt die Anwendung auf seiner Infrastruktur, verantwortet Verfügbarkeit, Sicherung und Aktualisierung und rechnet monatlich oder jährlich ab, meist nach Nutzerzahl und Funktionsumfang. Technisch handelt es sich um Cloud-Software; SaaS beschreibt die vertragliche Seite.

Für Handwerksbetriebe hat das Modell drei praktische Folgen. Erstens sind die Anfangsinvestitionen niedrig, was den Einstieg erleichtert, dafür laufen die Kosten dauerhaft. Zweitens entfällt eigener IT-Betrieb, was in Betrieben ohne IT-Personal ein realer Vorteil ist. Drittens entsteht eine dauerhafte Abhängigkeit: Endet der Vertrag, endet auch der Zugriff auf die Anwendung und häufig auf die Daten.

Bei der Bewertung sollten die Kosten über mindestens drei bis fünf Jahre gerechnet und mit einem Kaufmodell verglichen werden, siehe Total Cost of Ownership. Ebenso zu prüfen sind Preisanpassungsklauseln, denn anders als bei einer gekauften Lizenz wirken Erhöhungen unmittelbar auf die laufenden Kosten.

Ein Beispiel für eine häufig übersehene Folge ist die Abhängigkeit von der Internetverbindung. Fällt sie im Büro aus, steht die gesamte Auftragsbearbeitung still, während bei lokal installierter Software zumindest intern weitergearbeitet werden kann. In Betrieben mit unzuverlässiger Anbindung gehört deshalb eine Ersatzverbindung, etwa über Mobilfunk, zur Einführung dazu.

Ebenso zu prüfen ist der Umgang mit Wartungsfenstern. Anbieter aktualisieren ihre Systeme zu festgelegten Zeiten, in denen die Anwendung nicht oder nur eingeschränkt verfügbar ist. Liegen diese Zeiten in der Arbeitszeit des Betriebs, etwa früh morgens vor Arbeitsbeginn der Kolonnen, ist das ein realer Störfaktor und sollte vor Vertragsschluss geklärt werden.

Bezug zur Digitalisierung

Vertraglich sind vier Punkte zentral: Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist, Verfügbarkeitszusagen und Reaktionszeiten bei Störungen, der Umgang mit den Daten während und nach dem Vertrag sowie ein garantierter Datenexport in auswertbaren Formaten. Ohne den letzten Punkt ist die Wechselfähigkeit faktisch eingeschränkt.

Datenschutzrechtlich liegt eine Auftragsverarbeitung vor. Erforderlich sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Kenntnis der eingesetzten Unterauftragnehmer und Klarheit über den Verarbeitungsort. Das gilt besonders, wenn KI-Funktionen eingebunden sind, die häufig über zusätzliche Dienstleister erbracht werden.

Ein Nebeneffekt des Modells ist, dass neue Funktionen automatisch bereitstehen. Das erspart Aufwand für den Release-Wechsel, bedeutet aber auch, dass sich Abläufe ohne eigenes Zutun ändern können und neue Datenverarbeitungen aktiviert werden.

Zu beachten ist außerdem, dass der Funktionsumfang sich ändern kann. Anbieter stellen Module um, benennen Abläufe neu oder entfernen selten genutzte Funktionen. Für den Betrieb bedeutet das gelegentlichen Anpassungsbedarf ohne eigene Entscheidung. Ein Hinweis auf angekündigte Änderungen und eine benannte Person, die sie im Betrieb bewertet, verhindern Überraschungen im laufenden Geschäft.

Praktisch sollte ein Betrieb unabhängig vom Modell eine eigene regelmäßige Datensicherung außerhalb des Anbietersystems vorhalten. Sie ist der wirksamste Schutz gegen Abhängigkeit und Ausfall.