Testphase mit echten Daten

Eine Testphase mit echten Daten prüft ein Werkzeug an den Vorgängen, für die es später eingesetzt werden soll — ein reales Aufmaß, ein tatsächliches Leistungsverzeichnis, eine echte Kundenanfrage. Der Unterschied zur Anbieterdemo ist erheblich: Dort läuft ein Beispiel, das für die Vorführung aufbereitet wurde.

Für Handwerksbetriebe ist das der wirksamste Schritt vor einer Kaufentscheidung. Ein Aufmaßprogramm, das im Demoraum überzeugt, kann an einem verwinkelten Altbaugrundriss scheitern. Eine Kalkulationssoftware, die im Beispielprojekt schlüssig wirkt, bildet die Abrechnungsregeln des eigenen Gewerks womöglich nicht ab.

Bezug zur Digitalisierung

Damit die Testphase belastbar ist, braucht sie drei Festlegungen. Erstens eine Messgröße vor dem Start: Wie lange dauert der Vorgang heute? Zehn Vorgänge stoppen, nicht schätzen. Zweitens einen Zeitraum von vier bis sechs Wochen — kürzer zeigt nur den Einarbeitungseffekt. Drittens eine benannte Person, die täglich damit arbeitet, nicht mehrere gelegentlich.

Beim Datenschutz ist eine Frage vorab zu klären: Dürfen echte Kundendaten in das Testsystem? Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag gehören personenbezogene Daten nicht hinein. In diesem Fall arbeitet man mit anonymisierten oder erfundenen Kundendaten, aber echten Vorgangsstrukturen — der fachliche Testwert bleibt erhalten.

Am Ende der Testphase stehen dieselben zehn Vorgänge, erneut gemessen. Die Differenz ist die Entscheidungsgrundlage. Ohne diese Messung bleibt die Bewertung Bauchgefühl, und die Entscheidung über eine mehrjährige Vertragsbindung fällt auf schwacher Grundlage.

Prüfen Sie in der Testphase außerdem ausdrücklich den Datenexport — nicht erst, wenn Sie wechseln wollen.

Ein Beispiel aus dem Malerhandwerk zeigt, warum echte Vorgänge unersetzlich sind. Ein Betrieb testet eine Software für Aufmaß und Angebotserstellung an einem Sanierungsobjekt mit unterschiedlichen Untergründen, Altanstrichen und abweichenden Raumhöhen. In der Demo waren die Flächen rechteckig und die Aufbauten einheitlich. Erst am realen Objekt zeigt sich, ob sich Abzugsflächen regelkonform erfassen lassen und ob mehrschichtige Aufbauten sauber in Positionen abgebildet werden. Im Metallbau ist die Entsprechung eine Konstruktion mit Sonderprofilen, im Estrichbau die Abrechnung von Randstreifen und Dämmschichten.

Abzugrenzen ist die Testphase vom Pilotprojekt: Die Testphase dient der Entscheidung vor dem Kauf und läuft parallel zum bisherigen Verfahren, das weiterhin maßgeblich bleibt. Das Pilotprojekt beginnt nach der Entscheidung und erprobt die Einführung in einem begrenzten Bereich des Betriebs. Wer beides vermischt, testet unter Bedingungen, die eine Rückkehr faktisch nicht mehr zulassen.

Eine typische Fehlerquelle ist die Auswahl der Testperson. Wird das Werkzeug bewusst der technikaffinsten Person im Betrieb gegeben, fällt die Bewertung positiv aus und sagt wenig über den späteren Alltag. Aussagekräftiger ist eine Besetzung mit einer Person, die den Vorgang täglich bearbeitet, und zusätzlich einer, die dem Thema neutral gegenübersteht. Ebenso verzerrend wirkt eine Testphase, die während einer Auftragsspitze läuft: Dann wird das neue Verfahren unter Druck umgangen, und das Ergebnis misst die Auslastung, nicht die Software.

Als Voraussetzungen gehören vor den Start: eine schriftlich festgehaltene Testfrage, die zehn gemessenen Ausgangsvorgänge, eine Absprache mit dem Anbieter über Testumfang und Kosten sowie die Klärung, ob und wie erfasste Daten nach dem Test gelöscht oder übernommen werden.