123erfasst

123erfasst gehört zur Kategorie der Anwendungen für mobile Zeit- und Baustellendatenerfassung. Für Handwerks- und Bauunternehmen ist weniger der Anbietername entscheidend als die Frage, welche Aufgabe eine Lösung dieser Kategorie im Betrieb übernehmen soll und wie sie sich in vorhandene Abläufe einfügt.

Lösungen dieser Kategorie erfassen Arbeitszeiten, Materialverbrauch, Geräteeinsatz und Baustellendokumentation vor Ort und übergeben die Daten an Lohnabrechnung und Nachkalkulation.

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht bei der Erfassung, sondern bei der Auswertung: Stunden mit Projektbezug sind die Voraussetzung dafür, den Deckungsbeitrag je Auftrag zu kennen. Für die Akzeptanz im Team ist die schriftliche Zusage entscheidend, dass die Daten nicht zur Bewertung der Leistung einzelner Mitarbeitender verwendet werden.

Ein Beispiel aus dem GaLaBau zeigt, woran die Datenqualität in der Praxis hängt. Eine Kolonne arbeitet an einem Tag auf drei Grundstücken, dazwischen liegen Fahrten und eine Materialabholung beim Lieferanten. Werden die Baustellenwechsel nicht erfasst, landet der gesamte Tag auf dem zuerst gewählten Projekt. Die Summe der Stunden stimmt dann, die Zuordnung nicht — und die Nachkalkulation weist ein Projekt als defizitär und ein anderes als überdurchschnittlich rentabel aus, ohne dass das etwas mit der Wirklichkeit zu tun hat. Praktisch hilft eine einfache Regel: Wechsel wird beim Verlassen der Baustelle erfasst, nicht abends aus dem Gedächtnis. Fahrzeiten und Rüstzeiten brauchen dafür eigene Positionen, sonst werden sie stillschweigend auf die Projekte verteilt.

Auswahlkriterien für diese Kategorie

Schnittstellen. Lässt sich die Lösung mit der vorhandenen Branchensoftware und der Buchhaltung verbinden? Ohne Anbindung entsteht an genau dieser Stelle eine Doppelerfassung.

Datenhoheit. In welchem Format kommen Ihre Daten heraus, wenn Sie kündigen? Eine ausweichende Antwort auf diese Frage ist ein Warnsignal.

Datenschutz. Werden personenbezogene Daten verarbeitet — Kundendaten, Sprachaufnahmen, Baustellenfotos mit erkennbaren Adressen —, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Serverstandort. Kostenlose Versionen sind für Betriebsdaten in der Regel nicht geeignet.

Aufwand für Einrichtung und Pflege. Der laufende Pflegeaufwand wird fast immer unterschätzt. Jede Lösung braucht eine benannte zuständige Person, sonst veraltet die Konfiguration unbemerkt.

Nachweispflichten. Sobald KI-Systeme im Betrieb genutzt werden, greift die Förderpflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 EU AI Act in der durch den Digital Omnibus abgeschwächten Fassung. Erforderlich sind angemessene Maßnahmen, kein garantiertes Kompetenzniveau je Person — praktisch eine Systemliste, eine Nutzungsrichtlinie und eine dokumentierte Unterweisung.

Abzugrenzen ist die projektbezogene Erfassung von der reinen digitalen Zeiterfassung zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Aufzeichnungspflichten: Diese muss lediglich Beginn, Ende und Pausen festhalten. Für die Nachkalkulation reicht das nicht, weil der Projektbezug fehlt. Umgekehrt genügt eine reine Projektzeiterfassung ohne saubere Pausenerfassung den arbeitsrechtlichen Anforderungen nicht. Beide Zwecke gehören vor der Auswahl getrennt benannt.

Testen Sie vor der Entscheidung mit einem echten Vorgang aus Ihrem Betrieb statt mit dem Demobeispiel des Anbieters.