KI-Pilotprojekt

Ein KI-Pilotprojekt ist ein begrenzter Versuch: ein Werkzeug, ein Arbeitsablauf, eine kleine Gruppe von Beteiligten, ein fester Zeitraum. Ziel ist nicht die flächendeckende Einführung, sondern eine belastbare Antwort auf die Frage, ob das Werkzeug im eigenen Betrieb trägt. Am Ende steht eine Entscheidung: ausweiten, anpassen oder beenden.

Für Handwerks- und Baubetriebe eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen, klar abgegrenzt sind und deren Ergebnis sich prüfen lässt. Beispiele sind das Erstellen von Angebotsentwürfen für ein wiederkehrendes Leistungsbild, das Diktieren von Bautagebucheinträgen auf der Baustelle, die Erfassung von Lieferscheinen per OCR oder die Annahme von Anrufen außerhalb der Bürozeiten. Weniger geeignet sind seltene Sonderfälle oder Aufgaben, bei denen niemand sagen kann, wie viel Zeit sie heute kostet.

Im Metallbau lässt sich ein Pilot etwa auf die Auswertung eingehender Anfragen beschränken: Zeichnung und Anfragetext werden gelesen, Werkstoff, Stückzahl und gewünschter Liefertermin herausgezogen und in eine einheitliche Vorlage übertragen. Der Ablauf kommt täglich vor, das Ergebnis ist in Sekunden prüfbar, und der bisherige Aufwand je Anfrage ist im Betrieb bekannt.

Wo KI ansetzt

Ein Pilot braucht vorab drei Festlegungen. Erstens die Ausgangsmessung: Wie viele Stunden, wie viele Vorgänge, wie lange dauert der Ablauf heute? Ohne diesen Wert lässt sich hinterher nichts belegen. Zweitens ein Abbruch- und ein Erfolgskriterium, formuliert in Zahlen des eigenen Betriebs, nicht in Anbieterversprechen. Drittens eine verantwortliche Person, die das Werkzeug betreut, Rückfragen sammelt und die funktionierenden Anweisungen als Prompt-Vorlage festhält.

Datenschutz und Organisation gehören von Beginn an dazu, auch im Test. Werden Kunden- oder Beschäftigtendaten verarbeitet, braucht es eine Geschäftsversion mit Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO. Werkzeuge, die Rückschlüsse auf Leistung oder Verhalten von Beschäftigten zulassen, berühren die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sofern ein Betriebsrat besteht. Ein Pilot ist kein rechtsfreier Raum, sondern nur ein kleinerer Anwendungsbereich.

Realistisch sind sechs bis zwölf Wochen mit zwei bis vier Beteiligten. Kürzer reicht selten, weil die ersten Wochen für Gewöhnung draufgehen. Länger führt dazu, dass der Test unbemerkt zum Dauerzustand wird und niemand mehr entscheidet. Halten Sie das Ergebnis auf einer Seite fest: was funktioniert hat, was nicht, welcher Aufwand geblieben ist und welche Voraussetzung für die Ausweitung fehlt. Diese Notiz ist später auch die Grundlage für Fördermittelanträge und für Gespräche mit dem Steuerberater über die laufenden Kosten. Beziehen Sie von Anfang an die Personen ein, die den Ablauf heute erledigen. Ein Werkzeug, das über die Köpfe der Beteiligten hinweg eingeführt wird, scheitert selten an der Technik und fast immer an der Nutzung.