Checkliste: KI-Schulungspflicht in zehn Schritten erfüllen
Eine abhakbare Anleitung für Handwerks- und Bauunternehmen: von der Bestandsaufnahme über die Nutzungsrichtlinie bis zum Nachweis – mit realistischen Zeitangaben je Schritt.
Die Förderpflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 EU AI Act lässt sich in einem halben Arbeitstag erfüllen. Zehn Schritte: KI-Systeme im Betrieb erfassen, Rollen bestimmen, Risikoklassen prüfen, Datenregeln festlegen, Nutzungsrichtlinie schreiben, Unterweisung vorbereiten, durchführen, dokumentieren, verantwortliche Person benennen und einen jährlichen Prüftermin setzen. Ergebnis sind drei Dokumente auf zusammen fünf Seiten – ausreichend für Aufsicht, Haftungsfall und Auftraggeberabfragen.
Die Förderpflicht zur KI-Kompetenz klingt nach Projekt und ist ein halber Arbeitstag. Diese Checkliste führt hindurch.
Schritt 1: KI-Systeme erfassen
Aufwand: 1 Stunde plus Rücklaufzeit
Eine anonyme Rundfrage an alle Mitarbeitenden mit vier Fragen:
- Welche Programme nutzt du regelmäßig für die Arbeit?
- Nutzt du Funktionen, die Text, Zusammenfassungen oder Vorschläge erzeugen?
- Nutzt du für die Arbeit Apps oder Dienste auf deinem privaten Gerät?
- Was würdest du gern automatisieren, wenn es ginge?
Die Anonymität ist wichtig: Ohne sie meldet niemand die private Nutzung eines Sprachmodells für betriebliche Zwecke – und genau die muss geregelt werden.
☐ erledigt
Schritt 2: Systemliste anlegen
Aufwand: 30 Minuten
Aus den Antworten entsteht eine Tabelle: System, Zweck, Anbieter, verarbeitete Datenkategorie, seit wann. Nicht vergessen: eingebaute Funktionen in Standardsoftware – Spracherkennung, Belegerkennung, Textvorschläge.
☐ erledigt
Schritt 3: Rollen bestimmen
Aufwand: 20 Minuten
Wer bedient KI-Systeme, wer gibt Ergebnisse frei, wer verwendet sie weiter? Daraus ergibt sich der Teilnehmerkreis der Unterweisung. Er ist meist größer als erwartet.
☐ erledigt
Schritt 4: Risikoklassen prüfen
Aufwand: 30 Minuten
Drei Fragen je System:
- Wird damit über Menschen entschieden oder werden Menschen bewertet? → Hochrisiko-Prüfung nach Anhang III
- Interagiert es mit Kunden oder erzeugt es realistisch wirkende Inhalte? → Transparenzpflicht nach Artikel 50
- Beides nein? → minimales Risiko, keine besonderen Pflichten
In den meisten Handwerksbetrieben landen fast alle Systeme in Kategorie 3.
☐ erledigt
Schritt 5: Datenregeln festlegen
Aufwand: 45 Minuten
Der wichtigste Teil. Welche Daten dürfen niemals in Werkzeuge ohne Auftragsverarbeitungsvertrag? Übliche Liste: Kundendaten, Fotos mit erkennbaren Adressen oder Personen, Personaldaten, Einkaufskonditionen, Vertragsunterlagen.
☐ erledigt
Schritt 6: Nutzungsrichtlinie schreiben
Aufwand: 1 Stunde
Ein bis zwei Seiten mit sechs Abschnitten: Geltungsbereich, freigegebene Werkzeuge, verbotene Eingaben, Prüfpflicht, Kennzeichnung nach außen, Ansprechpartner.
☐ erledigt
Schritt 7: Unterweisung vorbereiten
Aufwand: 1 Stunde
Zwei Dinge vorbereiten: die Systemliste zur Vorstellung und ein echtes Fehlerbeispiel aus dem eigenen Gewerk. Für das Beispiel eignet sich am besten eine Frage nach einem Materialpreis, dessen richtigen Wert Sie kennen.
☐ erledigt
Schritt 8: Unterweisung durchführen
Aufwand: 3–4 Stunden für alle Betroffenen
Ablauf: rechtlicher Rahmen kurz, Bestandsaufnahme vorstellen, Fehlerbilder live zeigen, Datenregeln an konkreten Fällen durchgehen, Richtlinie gemeinsam beschließen.
Der wirksamste Moment ist die Live-Demonstration eines erfundenen Materialpreises.
☐ erledigt
Schritt 9: Dokumentieren
Aufwand: 15 Minuten
Eine Seite: Datum, Dauer, Ort, durchführende Person, behandelte Themen, Bezug zur Systemliste, Teilnehmerliste mit Unterschriften.
☐ erledigt
Schritt 10: Verantwortliche Person und Prüftermin
Aufwand: 10 Minuten
Eine Person benennen, die Systemliste und Richtlinie pflegt. Einen jährlichen Termin setzen, an dem beides durchgesehen wird.
☐ erledigt
Das Ergebnis
Drei Dokumente auf zusammen etwa fünf Seiten:
| Dokument | Zweck |
|---|---|
| Systemliste | Überblick, Grundlage für alles Weitere |
| Nutzungsrichtlinie | Regel im Alltag, Haftungsentlastung |
| Teilnahmenachweis | Nachweis der Unterweisung |
Damit sind Sie gegenüber Aufsichtsbehörden, im Haftungsfall und gegenüber Auftraggebern aufgestellt.
Was Sie nicht brauchen
- kein Zertifikat einer Zertifizierungsstelle
- keine Prüfung der Mitarbeitenden
- keine Managementsystem-Zertifizierung
- keine externe Auditierung
Anbieter, die eines davon als gesetzliche Pflicht darstellen, geben die Rechtslage falsch wieder.
Was der Durchlauf kostet: Beispielrechnung für einen SHK-Betrieb
Die Zeitangaben je Schritt lassen sich in Geld umrechnen. Das folgende Beispiel geht von einem SHK-Betrieb mit 22 Mitarbeitenden aus, davon 16 gewerblich. Die kalkulatorischen Stundensätze sind angenommen und sollten durch die eigenen Werte ersetzt werden.
| Position | Menge | Ansatz | Summe |
|---|---|---|---|
| Vorbereitung Leitung (Schritte 1–7) | 5,0 h | 75 €/h | 375 € |
| Unterweisung, gewerblich | 16 Pers. × 3,5 h | 48 €/h | 2.688 € |
| Unterweisung, Büro und Leitung | 6 Pers. × 3,5 h | 60 €/h | 1.260 € |
| Dokumentation und Ablage | 0,5 h | 75 €/h | 38 € |
| Jährlicher Prüftermin (Folgejahre) | 1,0 h | 75 €/h | 75 € |
| Erstjahr gesamt | 4.361 € |
Der weitaus größte Block ist die Anwesenheit der gewerblichen Mitarbeitenden. Wer sie in eine ohnehin stattfindende Betriebsversammlung oder in die jährliche Arbeitsschutzunterweisung einhängt, senkt den Ansatz auf den reinen Verlängerungsanteil. Bei anderthalb Stunden Verlängerung statt 3,5 Stunden Extra-Termin fällt der Posten auf rund 1.150 €, die Gesamtsumme auf etwa 1.640 €.
Gegenzurechnen ist der Nutzen, der sich schwerer beziffern lässt: eingesparte Nacharbeit durch ungeprüfte KI-Ergebnisse und die Antwortfähigkeit bei Auftraggeberabfragen. Ein einziger Angebotsfehler durch einen erfundenen Materialpreis übersteigt bei einer Sanitärsanierung schnell den gesamten Vorbereitungsblock.
Die häufigsten Fehler und was sie nach sich ziehen
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Rundfrage nicht anonym | Private Nutzung von Sprachmodellen wird verschwiegen, die Systemliste ist unvollständig und die Richtlinie regelt am tatsächlichen Verhalten vorbei |
| Nur das Büro unterwiesen | Der Monteur, der Aufmaßfotos in eine App lädt, kennt die Datenregel nicht – der Nachweis deckt den kritischen Teil des Betriebs nicht ab |
| Richtlinie ohne Ansprechpartner | Im Zweifelsfall fragt niemand nach, sondern entscheidet selbst; die Regel wird nach wenigen Wochen unterlaufen |
| Systemliste einmal erstellt und nie gepflegt | Nach dem nächsten Software-Update stehen Funktionen im Einsatz, die in keinem Dokument auftauchen |
| Teilnehmerliste ohne Unterschriften | Es existiert eine Behauptung über eine Unterweisung, aber kein Beleg dafür, wer sie tatsächlich erhalten hat |
| Unterweisung ohne Fehlerbild aus dem eigenen Gewerk | Die Inhalte bleiben abstrakt, im Alltag wird das Gehörte nicht wiedererkannt |
Vier der sechs Punkte betreffen nicht die Vorbereitung, sondern die Nachlässigkeit danach. Der Prüftermin aus Schritt 10 ist deshalb kein Formalismus, sondern der Punkt, an dem die drei Dokumente wieder mit dem Betrieb in Deckung gebracht werden.
Kurzfassung für die Ablage
Wer die Checkliste abgearbeitet hat, sollte einen Ordner mit genau diesen Inhalten besitzen:
☐ Systemliste, datiert, mit Angabe der verantwortlichen Person ☐ Nutzungsrichtlinie, unterschrieben von der Geschäftsführung ☐ Teilnahmenachweis der Unterweisung mit Datum und Unterschriften ☐ Notiz zum nächsten Prüftermin im Kalender der verantwortlichen Person ☐ bei Systemen mit Kundenkontakt: Vermerk, wie die Kennzeichnung nach Artikel 50 umgesetzt ist
Fünf Positionen, ein Ordner, wenige Seiten. Mehr verlangt Artikel 4 in der seit dem Digital Omnibus geltenden Fassung nicht – dort steht die Förderung der KI-Kompetenz, nicht ein nachzuweisendes Kompetenzniveau je Person.
Fazit
Zehn Schritte, ein halber Arbeitstag Vorbereitung, drei bis vier Stunden Unterweisung. Das Ergebnis sind drei Dokumente, die zusammen auf fünf Seiten passen.
Der häufigste Fehler ist die Unterweisung ohne Ergebnisdokument. Ein Vortrag informiert – aber gegenüber Auftraggebern und im Haftungsfall zählt die unterschriebene Richtlinie.
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