KI-Readiness-Check für Handwerksbetriebe: 20 Fragen zur Selbsteinschätzung

Die Frage „sind wir bereit für KI” wird meist zu allgemein gestellt. Sinnvoller ist die Aufteilung in fünf Bereiche, weil sie unterschiedliche nächste Schritte nach sich ziehen.

Bewerten Sie jede Frage mit 0 (trifft nicht zu), 1 (teilweise) oder 2 (trifft zu).

Bereich 1: Datenlage

1. Unsere Kundendaten sind vollständig und aktuell in einem System, nicht auf Zetteln.
2. Unsere Leistungsbeschreibungen und Textbausteine liegen digital vor und werden gepflegt.
3. Arbeitsstunden werden projektbezogen erfasst.
4. Materialverbrauch wird dem Projekt zugeordnet.

0–2 Punkte: Beginnen Sie mit textbasierten Anwendungen. Auswertungen sind noch nicht möglich. 3–5 Punkte: Textanwendungen sofort, Auswertungen nach Nachbesserung bei Stunden und Material. 6–8 Punkte: Auch datengestützte Anwendungen wie Nachkalkulation sind möglich.

Bereich 2: Prozesse

5. Wir wissen, wie ein Auftrag vom Erstkontakt bis zur Schlussrechnung durch den Betrieb läuft.
6. Wir kennen die Stellen, an denen Daten doppelt erfasst werden.
7. Wiederkehrende Aufgaben sind beschrieben, nicht nur im Kopf einzelner Personen.
8. Wir können benennen, welche Tätigkeit im Büro die meiste Zeit kostet.

0–2 Punkte: Zeichnen Sie zuerst den Auftragsdurchlauf auf – eine Stunde mit Papier. 3–5 Punkte: Sie haben genug Klarheit, um zwei Anwendungsfälle zu priorisieren. 6–8 Punkte: Sie können gezielt automatisieren statt zu experimentieren.

Bereich 3: Kompetenz

9. Mindestens eine Person im Betrieb arbeitet regelmäßig mit KI-Werkzeugen.
10. Im Team ist bekannt, dass Sprachmodelle Zahlen erfinden können.
11. Es gibt eine benannte Ansprechperson für Fragen zu digitalen Werkzeugen.
12. Neue Mitarbeitende werden in die eingesetzten Werkzeuge eingewiesen.

0–2 Punkte: Eine Unterweisung ist der erste Schritt, nicht die Werkzeugauswahl. 3–5 Punkte: Grundlage vorhanden, Vertiefung für Büro und Kalkulation sinnvoll. 6–8 Punkte: Sie können intern weiterentwickeln.

Bereich 4: Recht und Organisation

13. Wir wissen, welche KI-Systeme im Betrieb tatsächlich genutzt werden – auch die eingebauten.
14. Es gibt eine schriftliche Regel, welche Daten nicht in KI-Werkzeuge eingegeben werden dürfen.
15. Eine Unterweisung zum Umgang mit KI hat stattgefunden und ist dokumentiert.
16. Bei Chatbot oder Telefonassistent ist der Hinweis auf das KI-System vorhanden.

0–2 Punkte: Dringend. Systemliste, Nutzungsrichtlinie und Unterweisung sind mit einem halben Tag erledigt. 3–5 Punkte: Grundlage da, Lücken schließen. 6–8 Punkte: Anforderungen aus Artikel 4 und 50 EU AI Act erfüllt.

Bereich 5: Wirtschaftlichkeit

17. Wir wissen, wie viele Angebote wir pro Monat schreiben und wie lange eines dauert.
18. Wir kennen unsere Auftragsquote.
19. Wir haben für mindestens einen Anwendungsfall geschätzt, wie viel Zeit er sparen würde.
20. Wir könnten messen, ob eine Umstellung tatsächlich etwas gebracht hat.

0–2 Punkte: Erheben Sie zuerst zwei bis drei Kennzahlen – ohne sie ist jeder Nutzen Behauptung. 3–5 Punkte: Ausreichend für einen ersten Pilot mit Messung. 6–8 Punkte: Sie können Investitionen belastbar bewerten.

Gesamtauswertung

Die aufschlussreichste Erkenntnis

Wenn Sie den Test mit mehreren Personen durchgehen, zeigen sich meist deutliche Unterschiede – besonders bei den Fragen 5 bis 8. Die Geschäftsführung schätzt die Prozessklarheit regelmäßig höher ein als das Büro.

Diese Differenz ist der eigentliche Ertrag des Tests. Sie zeigt, wo im Betrieb Annahmen bestehen, die nicht geteilt werden – und das ist fast immer die Stelle, an der Digitalisierungsprojekte später hängen bleiben.

Der Test an einem Beispiel: Malerbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden

Wie das Ergebnis in einen Plan übersetzt wird, zeigt ein durchgespielter Fall. Der Betrieb führt Angebote und Rechnungen in einer Branchensoftware, erfasst Stunden auf Papier und hat bisher kein KI-Werkzeug offiziell im Einsatz.

Die Gesamtpunktzahl fällt in die zweite Zeile der Auswertung, aber die eigentliche Information steckt im Muster. Bereich 4 mit einem Punkt ist der dringlichste, obwohl er nichts mit Nutzen zu tun hat: Ein Mitarbeiter arbeitet bereits mit einem Sprachmodell, ohne dass geregelt wäre, welche Daten hineindürfen.

Der abgeleitete Plan für sechs Monate:

1. Monat 1: Systemliste und zweiseitige Nutzungsrichtlinie, Unterweisung im Rahmen der ohnehin anstehenden Betriebsversammlung. Bereich 4 steigt damit auf 6 bis 7 Punkte.
2. Monat 2: Zehn Angebote stoppen, Auftragsquote aus der Software ziehen. Bereich 5 steigt auf 5 Punkte, und erst jetzt lässt sich überhaupt etwas rechnen.
3. Monat 3 bis 4: Angebotstexte mit Sprachmodell, zwei Personen im Büro. Nachmessung nach vier Wochen.
4. Monat 5 bis 6: Stundenerfassung auf Projektbezug umstellen. Das hebt Bereich 1 und öffnet erst danach die Nachkalkulation.

Auffällig an diesem Plan ist die Reihenfolge: Die Anwendung mit dem größten langfristigen Nutzen – projektbezogene Stunden – steht am Ende, weil sie den größten Eingriff in Gewohnheiten bedeutet. Wer sie an den Anfang stellt, bindet die gesamte Aufmerksamkeit des Betriebs an ein Thema, bei dem Widerstand zu erwarten ist.

Drei Fragen, die regelmäßig falsch beantwortet werden

Frage 10 – „Im Team ist bekannt, dass Sprachmodelle Zahlen erfinden können.” Fast alle Betriebe geben hier zwei Punkte. Bei Nachfrage zeigt sich, dass die Leitung es weiß und die Aussage nie ausgesprochen wurde. Prüfen Sie es an einer konkreten Person: Weiß der Kollege, der die Angebotstexte schreibt, dass eine Materialangabe im Ergebnis frei erfunden sein kann? Wenn Sie es nicht sicher wissen, ist die Antwort 0 oder 1.

Frage 13 – „Wir wissen, welche KI-Systeme tatsächlich genutzt werden.” Der Zusatz „auch die eingebauten” ist der eigentliche Test. Spracherkennung im Telefonsystem, Belegerkennung in der Buchhaltung, Textvorschläge im Mailprogramm – diese Funktionen sind da, ohne dass jemand sie eingeführt hätte. Zwei Punkte verdient nur, wer eine geschriebene Liste vorzeigen kann.

Frage 20 – „Wir könnten messen, ob eine Umstellung etwas gebracht hat.” Hier trennt sich die Absicht von der Fähigkeit. Messen können heißt: Es gibt eine Zahl vor der Umstellung. Wer die Ausgangslage nicht erfasst hat, kann hinterher nur behaupten. Diese Frage ist mit einer Strichliste über zwei Wochen von 0 auf 2 zu heben – der billigste Punktgewinn im ganzen Test.

Fazit

Der Readiness-Check beantwortet nicht, ob ein Betrieb KI einsetzen sollte, sondern womit er anfangen muss. Ein niedriger Wert bei Daten führt zu textbasierten Anwendungen, ein niedriger Wert bei Recht zu Unterweisung und Richtlinie, ein niedriger Wert bei Wirtschaftlichkeit zur Erhebung von zwei Kennzahlen.

Der wertvollste Teil ist nicht die Punktzahl, sondern die Diskussion über abweichende Einschätzungen im Team.