E-Rechnung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Was gilt für kleine Betriebe?

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG wirkt die E-Rechnung wie eine Regelung für die Großen. Das stimmt beim Versand teilweise – beim Empfang nicht.

Die Pflicht, die auch für Sie gilt

Die Empfangspflicht kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße oder Besteuerungsform. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen entgegenzunehmen.

Das betrifft Sie ganz konkret: Ihr Baustoffhändler, Ihr Werkzeuglieferant, Ihr Steuerberater und Ihre Nachunternehmer sind Unternehmen. Wenn einer davon auf E-Rechnung umstellt, muss Ihr Betrieb sie verarbeiten können.

Sie dürfen eine E-Rechnung nicht mit dem Hinweis zurückweisen, Sie könnten damit nichts anfangen.

Was Sie dafür brauchen

Der Aufwand ist überschaubar. Drei Dinge:

Eine feste Eingangsadresse. Eine E-Mail-Adresse, die Sie Lieferanten nennen können – etwa rechnung@ihrbetrieb.de. Nicht das persönliche Postfach, in dem auch die Terminanfragen landen.

Ein Programm, das lesen kann. Für ZUGFeRD-Dateien genügt jedes PDF-Programm für die Ansicht; für die strukturierten Daten und für XRechnungen braucht es einen Viewer oder eine Buchhaltungslösung. Kostenlose Werkzeuge gibt es.

Eine ordentliche Ablage. Hier liegt der eigentliche Fallstrick, dazu gleich mehr.

Der Fallstrick bei der Archivierung

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Das hat eine unbequeme Konsequenz für alle, die ihre Belege gewohnheitsmäßig ausdrucken oder als neues PDF speichern:

Die Regel lautet: Die empfangene Datei so ablegen, wie sie angekommen ist. Ein Ordner auf dem Rechner reicht dafür nicht aus, weil die Aufbewahrung revisionssicher sein muss – also unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist wiederauffindbar.

Für einen Kleinstbetrieb ist der einfachste Weg eine Buchhaltungslösung oder ein Belegdienst, der die Originaldateien archiviert. Der zweiteinfachste ist eine klar dokumentierte Ablagestruktur mit Sicherung – dann gehört eine kurze Verfahrensdokumentation dazu, die beschreibt, wie Sie vorgehen.

Der Versand: hier gibt es Erleichterungen

Für Kleinunternehmer bestehen beim Versand Erleichterungen. Weil deren Ausgestaltung im Verfahren mehrfach angepasst wurde, nenne ich hier bewusst kein Datum und keine Schwelle, die in drei Monaten falsch sein könnte.

Der verlässliche Weg ist ein kurzes Gespräch mit dem Steuerberater. Fragen Sie konkret:

1. Muss ich E-Rechnungen versenden, und ab wann?
2. Gilt für mich eine Erleichterung als Kleinunternehmer?
3. Was ist bei meinen Bauleistungen nach § 13b UStG zu beachten?

Zehn Minuten Gespräch ersetzen jede Recherche – und sind belastbar.

Der Sonderfall Bauleistungen

Auch als Kleinunternehmer können Sie mit § 13b UStG in Berührung kommen, wenn Sie Bauleistungen an andere Bauunternehmen erbringen. Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft muss in der Rechnung korrekt abgebildet sein – bei einer E-Rechnung auch in den strukturierten Daten.

Das ist ein Punkt, den Standardprogramme unterschiedlich gut lösen. Wenn Sie als Nachunternehmer für größere Baufirmen arbeiten, testen Sie diesen Fall ausdrücklich, bevor Sie umstellen.

Was der Umstieg praktisch kostet

Für einen Betrieb, der bisher mit einem Textverarbeitungsprogramm Rechnungen schreibt:

Das klingt nach viel für eine Pflicht. Der Nebeneffekt ist allerdings beträchtlich: ein sauberer Nummernkreis, automatisches Mahnwesen, Übersicht über offene Posten und eine Ablage, die eine Betriebsprüfung übersteht. Vieles davon fehlt in Betrieben, die Rechnungen in Word schreiben.

Die häufigsten Missverständnisse

„Ich bin Kleinunternehmer, mich betrifft das nicht.” Falsch. Die Empfangspflicht gilt ohne Ausnahme nach Betriebsgröße oder Besteuerungsform.

„Ich schicke ja PDFs, das ist doch digital.” Ein PDF ist eine Bilddatei, kein strukturierter Datensatz. Es erfüllt die Anforderungen nicht.

„Meine Kunden sind Privatleute, also egal.” Für den Versand an Privatkunden stimmt das. Für den Empfang von Lieferantenrechnungen nicht – Baustoffhändler und Werkzeuglieferanten sind Unternehmen.

„Ich drucke alles aus und hefte ab.” Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz das Original. Ein Ausdruck ist nicht das Original.

„Das mache ich, wenn mein Steuerberater sich meldet.” Der Steuerberater kennt Ihre Umsätze, aber nicht, ob Ihre Ablage die Originaldateien erhält. Diesen Teil müssen Sie prüfen.

Ein pragmatischer Fahrplan für den Einmannbetrieb

Tag 1, eine Stunde. E-Mail-Adresse für Rechnungseingang einrichten und den fünf wichtigsten Lieferanten mitteilen.

Tag 2, zwei Stunden. Prüfen, womit Sie eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen öffnen. Wenn Ihre Buchhaltung über den Steuerberater läuft, klären Sie, wie die Dateien dorthin kommen und wo das Original bleibt.

Tag 3, eine halbe Stunde. Steuerberater anrufen: Versandpflicht ab wann, Erleichterungen, § 13b-Fälle.

Tag 4, drei Stunden. Falls Versandpflicht besteht oder ansteht: Rechnungsprogramm auswählen, Stammdaten anlegen, Testrechnung erzeugen.

Tag 5, eine Stunde. Testrechnung an einen Geschäftskunden senden und um Rückmeldung bitten, ob sie sauber eingelesen wurde.

Verteilt über zwei Wochen sind das etwa siebeneinhalb Stunden – und danach ist das Thema abgeschlossen.

Fazit

Kleinunternehmer sind von der Empfangspflicht voll erfasst – ohne Ausnahme, seit Anfang 2025. Beim Versand gibt es Erleichterungen, deren Details in das Gespräch mit dem Steuerberater gehören.

Der praktische Aufwand liegt bei rund anderthalb Arbeitstagen, wenn bisher ohne Rechnungsprogramm gearbeitet wurde. Der wichtigste Punkt dabei ist nicht die Software, sondern die Ablage: Die empfangene Datei muss unverändert bleiben, sonst ist das Original verloren.