E-Rechnung kostenlos erstellen: Wege für kleine Handwerksbetriebe

Die E-Rechnungspflicht trifft auch Betriebe, die bisher mit einem Textverarbeitungsprogramm ausgekommen sind. Die gute Nachricht: Der Einstieg erfordert keine große Investition.

Die Wege im Überblick

Der letzte Punkt ist der am häufigsten übersehene. Viele Betriebe zahlen bereits für eine Branchensoftware, die E-Rechnungen erzeugen kann – die Funktion ist nur nicht aktiviert oder das Update nicht eingespielt.

Erster Schritt sollte deshalb immer sein: Beim Anbieter der vorhandenen Software nachfragen, ob und wie E-Rechnung unterstützt wird.

Die drei Prüfpunkte bei jedem Weg

1. Normkonformität

Nicht jedes XML ist eine E-Rechnung im Sinne der Vorschrift. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen – bei ZUGFeRD heißt das ein Profil, das die Norm erfüllt, nicht ein einfacheres.

Prüfen lässt sich das mit einer Testrechnung und einem Validierungswerkzeug, oder schlicht dadurch, dass ein Geschäftskunde bestätigt, sie einlesen zu können.

2. Bauleistungen nach § 13b

Für Handwerk und Bau der kritische Punkt. Bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft muss der strukturierte Datensatz das korrekt abbilden – mit dem passenden Kennzeichen, nicht nur mit einem Hinweistext im Layout.

Testen Sie diesen Fall ausdrücklich, wenn Sie an andere Bauunternehmen fakturieren. Es ist der häufigste Grund für Rückweisungen.

3. Archivierung des Originals

Der Punkt, an dem die meisten scheitern. Die erzeugte Datei ist das Original und muss revisionssicher aufbewahrt werden – unveränderbar und über die Aufbewahrungsfrist lesbar.

Ein Ausdruck ist nicht das Original. Ein neu gespeichertes PDF ohne die eingebetteten Daten auch nicht.

Wenn die Buchhaltung über den Steuerberater läuft, klären Sie ausdrücklich: Wer archiviert die Originaldateien, und wie kommen Sie im Prüfungsfall daran?

Was der Umstieg praktisch bedeutet

Für einen Betrieb, der bisher Rechnungen in einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben hat:

Der Aufwand fällt einmalig an. Danach dauert eine Rechnung weniger lang als vorher, weil Stammdaten und Textbausteine hinterlegt sind.

Der unterschätzte Nebengewinn

Betriebe, die von der Textverarbeitung auf ein Rechnungsprogramm wechseln, bekommen Funktionen dazu, die vorher fehlten:

• Lückenloser Nummernkreis – bei Betriebsprüfungen ein Thema
• Übersicht offener Posten – wer hat noch nicht gezahlt?
• Mahnwesen – automatisch statt aus dem Gedächtnis
• Wiederkehrende Rechnungen – für Wartungsverträge
• Auswertungen – Umsatz je Kunde, je Leistungsart

Für viele kleine Betriebe ist dieser Nebengewinn größer als der Anlass. Die Übersicht über offene Posten allein verbessert die Liquidität spürbar.

Wann sich eine kostenpflichtige Lösung lohnt

Die Schwelle liegt bei etwa zehn bis fünfzehn Ausgangsrechnungen im Monat. Darunter reichen einfache Wege. Darüber überwiegt der Zeitgewinn die geringen Monatskosten deutlich – vor allem wegen Mahnwesen und Zahlungsüberwachung.

Ein zweiter Auslöser ist der Anteil an Geschäftskunden: Wer überwiegend an Unternehmen fakturiert, braucht die E-Rechnung ohnehin durchgängig und sollte den Weg gleich sauber aufsetzen.

Die erste E-Rechnung: Ablauf in sieben Schritten

Der Umstieg scheitert selten am Erzeugen der Datei und häufig daran, dass niemand den kompletten Weg einmal bis zum Ende gegangen ist. Ein Ablauf, der sich an einem Vormittag abarbeiten lässt.

1. Anbieter fragen (15 Minuten). Beim Hersteller der vorhandenen Software oder beim Steuerberater: Wird ein Format nach EN 16931 erzeugt, in welcher Version, und ist das in der aktuellen Lizenz enthalten. Antwort schriftlich erbitten.
2. Stammdaten vervollständigen (45 Minuten). Vollständige Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Leitweg-Identifikationsnummer bei öffentlichen Auftraggebern. Fehlt eine Pflichtangabe, wird die Datei zwar erzeugt, aber beim Empfänger abgewiesen.
3. Testrechnung an sich selbst (20 Minuten). Eine echte Leistung, ein echter Betrag, als Empfänger der eigene Betrieb. Die erzeugte Datei öffnen und prüfen, ob Positionen, Steuersätze und Beträge stimmen.
4. Den Bauleistungsfall testen (30 Minuten). Zweite Testrechnung mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Hier zeigt sich, ob das Programm das Kennzeichen im Datensatz setzt oder nur einen Satz ins Layout schreibt. Das ist der wichtigste Test für Betriebe, die an andere Bauunternehmen fakturieren.
5. Bei einem Geschäftskunden anfragen (10 Minuten plus Wartezeit). Einen Stammkunden bitten, die Testdatei einzulesen und eine Rückmeldung zu geben. Diese Bestätigung ist mehr wert als jede Anbieterzusage.
6. Archivierung klären (30 Minuten). Wo liegt die Originaldatei, wer sichert sie, wie lange, und wie kommen Sie im Prüfungsfall daran. Die Antwort gehört in eine Notiz, nicht in den Kopf einer Person.
7. Erste echte Rechnung (10 Minuten). Bewusst an einen Kunden, mit dem die Zusammenarbeit gut läuft – nicht an den, mit dem es ohnehin gerade schwierig ist.

Der gesamte Ablauf kostet rund drei Stunden. Betriebe, die Schritt 4 und 5 überspringen, merken die Probleme erst, wenn eine Rechnung im laufenden Betrieb zurückkommt – dann meist bei mehreren Kunden gleichzeitig.

Wenn die Rechnung zurückkommt: typische Fehlerbilder

Die letzte Zeile ist die teuerste, weil sie sich rückwirkend kaum reparieren lässt. Deshalb steht Schritt 6 im Ablauf oben vor der ersten echten Rechnung und nicht danach.

Fazit

Der Einstieg in die E-Rechnung erfordert keine große Investition. Der erste Schritt ist die Nachfrage beim Anbieter der vorhandenen Software – häufig ist die Funktion bereits vorhanden.

Bei jedem Weg gelten dieselben drei Prüfpunkte: normkonformes Format, korrekte Abbildung von § 13b-Bauleistungen und revisionssichere Archivierung der Originaldatei. Der dritte ist der, an dem die meisten Betriebe hängen bleiben.