Kundendaten und KI: Was im Handwerksbetrieb erlaubt ist

Die Frage stellt sich in jedem Betrieb spätestens beim zweiten Angebotstext: Darf der Kundenname da eigentlich rein? Die Antwort hängt nicht am Werkzeug, sondern am Vertrag mit dem Anbieter und an der Art der Daten.

Zwei Regelwerke, zwei Zuständigkeiten

Im Alltag werden DSGVO und EU AI Act durcheinandergeworfen. Sie regeln Unterschiedliches.

Für einen Betrieb, der Standardwerkzeuge einsetzt – Textgenerierung, Belegerkennung, Sprachnotizen, Telefonassistenz – ist die DSGVO die Vorschrift, an der sich die Alltagsentscheidungen bemessen. Der AI Act wird relevant bei Systemen, die unmittelbar mit Kunden interagieren, und bei der Frage der KI-Kompetenz im Betrieb; dazu steht das Nötige unter KI-Schulungspflicht.

Was der AI Act nicht tut: Er erlaubt keine Datenverarbeitung, die datenschutzrechtlich unzulässig wäre. Und die Kompetenzanforderung aus Artikel 4 ist seit dem Digital Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, als Förderpflicht gefasst – ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss nicht garantiert werden, und ein eigener Bußgeldtatbestand für fehlende Schulung existiert nicht.

Welche Daten im Betrieb anfallen

Vier Kategorien, mit unterschiedlichem Schutzbedarf:

Kundenstammdaten. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail. Personenbezogen, aber Alltagsgeschäft. Der Umgang ist im Betrieb ohnehin geregelt.

Auftragsbezogene Angaben. Was in welcher Wohnung gemacht wird, Fotos von Innenräumen, Grundrisse, Zugangsinformationen. Deutlich sensibler als der Name allein, weil daraus Rückschlüsse auf Lebensumstände möglich sind.

Beschäftigtendaten. Arbeitszeiten, Standorte, Sprachaufnahmen, Leistungsdaten. Zusätzliche Anforderungen, dazu Mitbestimmung, wo ein Betriebsrat besteht.

Besondere Kategorien. Gesundheitsangaben tauchen im Handwerk seltener auf, aber nicht nie – etwa beim barrierefreien Umbau oder bei Notdiensteinsätzen mit Bezug zu Pflegesituationen. Hier gelten strengere Anforderungen.

Die zweite Kategorie wird regelmäßig unterschätzt. Ein Foto eines Badezimmers mit Adressbezug sagt mehr über eine Person aus als ihr Name.

Die vier Prüfpunkte vor dem Einsatz eines Werkzeugs

Erstens: Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen entsprechenden Vertrag. Seriöse Anbieter stellen ihn bereit, häufig als Dokument im Konto. Kein AV-Vertrag heißt: nicht für Kundendaten geeignet.

Zweitens: Verarbeitungsort und Drittlandtransfer. Wo läuft die Verarbeitung, und wenn außerhalb der EU, auf welcher Grundlage? Anbieter mit EU-Verarbeitung machen diesen Punkt einfacher.

Drittens: Training mit Eingaben. Werden Ihre Eingaben zur Verbesserung des Modells verwendet? Bei geschäftlichen Tarifen der etablierten Anbieter ist das in der Regel ausgeschlossen, bei kostenlosen Privatzugängen häufig nicht. Diese Unterscheidung ist der praktisch wichtigste Punkt im gesamten Thema.

Viertens: Löschung und Aufbewahrung. Wie lange werden Eingaben gespeichert, lässt sich die Speicherung abschalten, wie werden Daten gelöscht?

Die einseitige Regel für den Betrieb

Was in der Praxis funktioniert, ist keine Datenschutzdokumentation, sondern eine Seite, die an der Bürowand hängt und die jeder gelesen hat. Sie enthält drei Listen.

Freigegebene Werkzeuge. Namentlich, mit dem Hinweis, welcher Zugang gilt – der geschäftliche Betriebszugang, nicht das private Konto. Werkzeuge, die nicht auf der Liste stehen, sind für betriebliche Daten nicht freigegeben.

Was hinein darf. Fachliche Fragen, Textentwürfe mit Platzhaltern, technische Beschreibungen, anonymisierte Mengen und Maße.

Was nicht hinein darf. Vollständige Kundendatensätze in nicht freigegebene Werkzeuge, Fotos mit erkennbaren Personen, Zugangsdaten, Angaben zu Gesundheit oder finanziellen Verhältnissen, vertrauliche Unterlagen des Auftraggebers.

Dazu ein Satz zur Verantwortung: Ergebnisse werden vor der Verwendung geprüft. Damit ist der praktisch wichtigste Teil der Nutzungsrichtlinie abgedeckt.

Der Trick mit den Platzhaltern

Die meisten Anwendungsfälle im Handwerksbüro brauchen gar keine echten Kundendaten. Ein Angebotstext für eine Badsanierung funktioniert mit “Kunde” und “Objekt” genauso gut wie mit Namen und Adresse; die Personalisierung passiert anschließend in der eigenen Software.

Dasselbe gilt für Mahntexte, Absageschreiben, Stellenanzeigen, Erklärungen technischer Sachverhalte und die Aufbereitung von Baustellennotizen. Wo Fotos verarbeitet werden, hilft der Grundsatz, Personen nicht abzubilden – für den Nachweis eines Bauzustands sind sie ohnehin nicht nötig.

Diese Arbeitsweise löst den größten Teil des Problems ohne juristischen Aufwand. Sie hat einen zweiten Vorteil: Ergebnisse werden dadurch allgemeiner und lassen sich als Vorlage wiederverwenden.

Die kritischen Anwendungsfälle

Drei Einsatzbereiche verdienen gesonderte Betrachtung.

Telefonassistenz und Chatbots. Hier werden Gespräche mit Kunden verarbeitet, häufig aufgezeichnet. Neben der datenschutzrechtlichen Grundlage kommt die Transparenzanforderung des AI Act hinzu: Es muss erkennbar sein, dass man mit einem System spricht. Dazu gehört eine Regelung, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Die praktischen Fragen dazu stehen im Beitrag zum KI-Telefonassistenten.

Zeiterfassung und Sprachnotizen von Mitarbeitern. Beschäftigtendaten, Mitbestimmung, Zweckbindung. Besonders wichtig ist die Zusicherung, dass die Daten nicht zur Leistungsbewertung verwendet werden – siehe Stundenzettel-Workflow.

Belegverarbeitung. Eingangsrechnungen enthalten Geschäftsdaten und teils personenbezogene Angaben. Neben dem Datenschutz sind hier die Aufbewahrungsanforderungen zu beachten, was die Auswahl des Werkzeugs zusätzlich einschränkt.

Was zu dokumentieren ist

Für einen Handwerksbetrieb bleibt der Aufwand überschaubar:

1. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten um die eingesetzten KI-Werkzeuge ergänzen – Zweck, Datenarten, Empfänger, Löschfristen
2. AV-Verträge der Anbieter ablegen
3. Die einseitige Nutzungsregel schriftlich fassen und die Kenntnisnahme dokumentieren
4. Datenschutzhinweise für Kunden ergänzen, wo Verarbeitungen hinzukommen
5. Bei Verarbeitungen mit voraussichtlich hohem Risiko prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist

Punkt fünf ist die Stelle, an der externe Beratung sinnvoll wird. Für die üblichen Bürowerkzeuge ist er in der Regel nicht einschlägig, für Systeme mit umfangreicher Beschäftigtenüberwachung schon.

Fazit

Die praktisch entscheidende Grenze verläuft nicht zwischen erlaubten und verbotenen Werkzeugen, sondern zwischen freigegebenen Zugängen mit AV-Vertrag und beliebigen Konten ohne Vertragsgrundlage. Wer diese Unterscheidung im Betrieb durchsetzt, hat den größten Teil des Themas erledigt.

Der zweite Hebel ist die Arbeit mit Platzhaltern statt echten Kundendaten – sie löst die meisten Anwendungsfälle ohne datenschutzrechtliche Diskussion. Der EU AI Act kommt bei kundenseitig sichtbaren Systemen als Transparenzanforderung hinzu, ersetzt aber keine DSGVO-Prüfung.