Angebotsverfolgung

Angebotsverfolgung bezeichnet das strukturierte Nachhalten aller abgegebenen Angebote. Jedes Angebot erhält einen Status, etwa versendet, nachgefasst, beauftragt oder verloren, sowie einen Termin zur Wiedervorlage. Aus den Daten lässt sich die Erfolgsquote ermitteln: Welcher Anteil der Angebote führt zu einem Auftrag, und wie unterscheidet sich das nach Auftragsart, Kundengruppe oder Angebotsvolumen.

In vielen Handwerksbetrieben endet der Vertriebsprozess mit dem Versand des Angebots. Wird nicht nachgefasst, entscheidet der Kunde ohne weiteren Kontakt, häufig zugunsten desjenigen, der sich zuletzt gemeldet hat. Gerade bei Privatkunden im Sanitär-, Elektro- oder Malerbereich ist ein Anruf nach einigen Tagen oft der Punkt, an dem ein Auftrag zustande kommt. Ohne Verfolgung fällt außerdem nicht auf, wenn ein Angebot im Spam gelandet oder unvollständig angekommen ist.

Technisch wird die Verfolgung entweder in der Handwerkersoftware selbst oder in einem CRM abgebildet. Wichtig ist, dass der Status beim Anlegen des Angebots automatisch gesetzt und eine Wiedervorlage erzeugt wird, statt auf eine separate Liste zu setzen, die niemand pflegt.

Zu unterscheiden ist das Nachfassen von der Preisverhandlung. Beim Nachfassen geht es zunächst um die Frage, ob das Angebot angekommen und verständlich ist und ob offene Punkte bestehen. Wer den Anruf sofort mit einem Nachlass verbindet, entwertet die eigene Kalkulation und macht den Preis zum einzigen Gesprächsgegenstand.

Wo KI ansetzt

Sprachmodelle können Nachfassnachrichten formulieren, die sich auf den konkreten Angebotsinhalt beziehen, statt auf einen Standardtext zurückzugreifen. Ebenso lassen sich eingehende Kundenantworten grob vorsortieren, etwa in Zusage, Rückfrage und Absage, sodass die Bearbeitungsreihenfolge klarer wird. Die Entscheidung, ob und wie nachgefasst wird, bleibt beim Betrieb.

Aus den historischen Daten lassen sich außerdem Muster ableiten: Welche Angebotsgrößen werden häufiger abgelehnt, in welchem Zeitfenster reagieren Kunden, bei welchen Leistungen fällt die Quote ab. Solche Auswertungen sind einfache Statistik, gewinnen aber an Wert, sobald der Status konsequent gepflegt wird. Grundlage ist eine saubere Stammdatenpflege, damit Angebote eindeutig einem Kunden zugeordnet sind.

Ein Beispiel aus einem Sanitärbetrieb: Bei Badsanierungen vergehen zwischen Angebot und Entscheidung häufig Wochen, weil der Kunde weitere Angebote einholt. Ein Anruf nach einer Woche mit dem Hinweis auf verfügbare Ausführungstermine wirkt hier stärker als jede Änderung am Preis.

Praktisch genügt zu Beginn eine Regel: Jedes Angebot über einem festgelegten Betrag wird nach fünf Werktagen einmal telefonisch nachgefasst, das Ergebnis wird im System vermerkt. Wie sich das konkret umsetzen lässt, beschreibt der Ratgeber Angebote nachfassen.