Stammdatenpflege

Stammdaten sind die dauerhaften Grunddaten eines Betriebs: Kunden und Lieferanten mit Adressen und Konditionen, Artikel mit Bezeichnungen und Preisen, Leistungspositionen und Textbausteine, Mitarbeitende mit Qualifikationen und Kostensätzen, Geräte und Kostenstellen. Sie unterscheiden sich von Bewegungsdaten wie Aufträgen und Buchungen dadurch, dass sie über lange Zeiträume gelten und in vielen Vorgängen wiederverwendet werden.

Stammdatenpflege bedeutet, diese Daten aktuell, eindeutig und vollständig zu halten. In der Praxis geschieht das häufig nebenbei und ohne Zuständigkeit, mit erkennbaren Folgen: derselbe Kunde mehrfach angelegt, Artikel mit Einkaufspreisen von vor drei Jahren, Leistungspositionen in mehreren Varianten mit unterschiedlichen Texten, ausgeschiedene Mitarbeitende noch aktiv. Jede dieser Unschärfen wirkt sich auf Angebote, Rechnungen und Auswertungen aus.

Der wirtschaftliche Kern sind die Preise. Wird mit veralteten Einkaufspreisen kalkuliert, entstehen Angebote, die den tatsächlichen Materialeinsatz nicht decken, ohne dass es jemandem auffällt. Bei materialintensiven Gewerken kann das den Deckungsbeitrag ganzer Auftragsgruppen aufzehren.

Ein Beispiel aus dem SHK-Bereich zeigt die Wirkung uneinheitlicher Artikeldaten: Ist dasselbe Formteil unter drei Bezeichnungen angelegt, verteilt sich der Verbrauch auf drei Positionen. Bestellvorschläge greifen zu spät, Preisvergleiche laufen ins Leere, und die Auswertung des Wareneinsatzes zeigt keinen der Artikel als relevant, obwohl er in Summe zu den meistverbauten gehört.

Ebenso wirkt sich unsaubere Kundenpflege aus. Doppelt angelegte Kunden führen dazu, dass die Auftragshistorie eines Objekts auf mehrere Datensätze verteilt ist. Im Servicefall fehlt dann die Information, welche Anlage zuletzt gewartet wurde und welche Vereinbarungen bestehen. Gerade bei Betrieben mit Wartungsgeschäft ist das ein unmittelbarer wirtschaftlicher Nachteil.

Bezug zur Digitalisierung

Automatisierung ist der wirksamste Ansatz. Über eine Lieferantenanbindung werden Artikeldaten und Konditionen laufend aktualisiert, statt manuell nachgeführt zu werden. Für Kundendaten helfen Pflichtfelder, Dublettenprüfung bei der Neuanlage und eine klare Regel, wer anlegen darf.

Nach einer Datenmigration ist ein gesonderter Bereinigungsschritt sinnvoll, weil Altbestände die Mängel des Vorsystems mitbringen. Wer diesen Schritt überspringt, verlagert den Aufwand in den Produktivbetrieb.

KI-gestützte Verfahren können Dubletten mit abweichender Schreibweise erkennen, Adressen gegen Verzeichnisse abgleichen, Artikelbezeichnungen vereinheitlichen und unvollständige Datensätze markieren. Die Zusammenführung zweier Datensätze sollte jedoch bestätigt werden, weil eine falsche Verknüpfung Aufträge und Historien vermischt und schwer rückgängig zu machen ist.

Praktisch bewährt hat sich, die Neuanlage einzuschränken. Wenn jeder Mitarbeitende Kunden und Artikel anlegen darf, entstehen Dubletten schneller, als sie bereinigt werden können. Eine kleine Zahl berechtigter Personen mit einer verbindlichen Namenskonvention hält den Bestand dauerhaft besser in Ordnung als jede nachträgliche Bereinigungsaktion.

Praktisch bewährt sich eine benannte Zuständigkeit und ein fester Turnus: einmal jährlich Preise und Konditionen prüfen, quartalsweise Dubletten bereinigen, bei jedem Personalwechsel Zugänge und Kostensätze anpassen. Ohne Zuständigkeit unterbleibt die Pflege verlässlich.