Barcode-Erfassung

Die Barcode-Erfassung überträgt eine Kennung von einem Etikett in ein System, indem der Strichcode mit einem Handscanner oder der Smartphone-Kamera gelesen wird. Verbreitet sind eindimensionale Codes wie EAN oder Code 128 auf Handelsware sowie zweidimensionale Codes wie der QR-Code, der mehr Zeichen aufnimmt. Der Code selbst enthält meist nur eine Nummer, die dazugehörigen Informationen liegen in der Datenbank.

Im Handwerksbetrieb sind drei Einsatzfelder üblich. Erstens die Materialentnahme: Der Monteur scannt den Artikel im Lager oder auf dem Fahrzeug und bucht ihn auf einen Auftrag. Zweitens der Wareneingang: Lieferscheinpositionen werden gegen die Bestellung geprüft. Drittens die Verwaltung von Werkzeugen und Leitern, die mit eigenen Etiketten versehen und beim Ausgeben und Zurückbringen erfasst werden.

Der Nutzen liegt in der Fehlervermeidung. Eine sechsstellige Artikelnummer wird bei manueller Eingabe regelmäßig vertippt, insbesondere unter Zeitdruck oder mit Handschuhen. Gescannte Nummern sind eindeutig, und die Buchung erfolgt mit Zeitstempel und Person, was die spätere Zuordnung zum Auftrag belastbar macht.

Zu klären ist, welche Nummer der Code führt. Der Herstellercode auf der Verpackung verweist auf den Artikel des Lieferanten, nicht auf die eigene Artikelnummer. Ohne hinterlegte Zuordnung findet das System beim Scannen nichts. Betriebe, die mit mehreren Lieferanten arbeiten, brauchen deshalb eine Verknüpfungstabelle oder eine eigene Etikettierung für die häufigsten Artikel.

Eine typische Fehlerquelle ist die Erfassung ohne Mengenangabe. Ein Scan bucht zunächst nur, dass der Artikel entnommen wurde. Wird die Menge nicht mit erfasst, entstehen Bestände, die rechnerisch nicht stimmen, und die Materialkosten je Auftrag sind unbrauchbar. Sinnvoll ist eine voreingestellte Menge von eins mit schneller Änderungsmöglichkeit.

Bezug zur Digitalisierung

Barcodes sind der einfachste Weg, physische Gegenstände mit dem digitalen Datenbestand zu verbinden. Sie sind Voraussetzung für eine belastbare Lagerverwaltung und für die mobile Inventur. Im Vergleich zu NFC-Tags sind Etiketten günstiger und lassen sich selbst drucken, sind aber empfindlicher gegen Verschmutzung und Abrieb, was auf der Baustelle eine Rolle spielt.

KI kommt ins Spiel, wenn kein Code vorhanden ist. Bilderkennung kann Artikel auf Fotos vorschlagen oder Lieferscheine per OCR auslesen und Positionen den Artikelstämmen zuordnen. Das ersetzt den Scan nicht, hilft aber bei Fremdbelegen und älteren Beständen ohne Etikett.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk: Kabel und Leitungen werden als Meterware entnommen, Klemmen und Dosen als Stückgut. Für die Meterware ist der Scan allein wertlos, weil die entnommene Länge entscheidend ist. Hier lohnt eine getrennte Erfassungsart statt eines einheitlichen Ablaufs für alle Artikel.

Praktisch entscheidet die Etikettierung über den Erfolg. Wer Werkzeug mit witterungsbeständigen Etiketten kennzeichnet und die Nummern im System hinterlegt, bevor die ersten Buchungen laufen, erspart sich eine spätere Nachpflege des gesamten Bestands.