DSGVO im Handwerk

Die DSGVO im Handwerk beschreibt, wie Handwerks- und Baubetriebe personenbezogene Daten rechtskonform verarbeiten müssen. Sobald KI-Werkzeuge mit Kundendaten, Fotos oder Mitarbeiterinformationen arbeiten, greifen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.

Im Alltag eines Betriebs fallen viele personenbezogene Daten an: Adressen und Telefonnummern von Kunden, Baustellenfotos, auf denen Personen oder Eigentum erkennbar sind, oder Angebots- und Rechnungsdaten. Werden diese Daten in KI-Tools eingegeben, etwa zur Texterstellung, Bildbearbeitung oder Terminplanung, ist entscheidend, wo und wie sie verarbeitet werden. Ein Serverstandort innerhalb der EU oder zumindest ein angemessenes Datenschutzniveau ist hier ein wichtiges Kriterium.

Ein zentraler Baustein ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Wer einen Dienstleister oder ein KI-Tool nutzt, das Daten im Auftrag verarbeitet, sollte einen solchen Vertrag abschließen. Ebenso gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Geben Sie nur die Daten ein, die für den jeweiligen Zweck wirklich notwendig sind, und vermeiden Sie es, sensible Informationen ohne Notwendigkeit in externe Systeme zu übertragen.

Praktisch relevant sind vor allem Baustellenfotos. Sie dienen der Dokumentation, zeigen aber häufig Beschäftigte, Nachbargrundstücke, Kennzeichen oder das Wohnumfeld des Kunden. Für die eigene Dokumentation ist das regelmäßig zulässig; die Veröffentlichung auf der Website oder in sozialen Netzwerken ist ein eigener Zweck und erfordert eine eigene Grundlage. Sinnvoll ist eine betriebliche Regel, welche Aufnahmen intern bleiben und welche freigegeben werden dürfen.

Zu unterscheiden sind Kunden- und Beschäftigtendaten. Für Zeiterfassung, Standortdaten aus Fahrzeugen oder Auswertungen der Leistung gelten zusätzliche Anforderungen, und wo ein Betriebsrat besteht, kommt dessen Beteiligung hinzu. Werkzeuge, die Bewegungsdaten von Mitarbeitern erzeugen, sollten deshalb nicht ohne vorherige Klärung eingeführt werden, auch wenn sie technisch schnell aktiviert sind.

Was Betriebe konkret tun sollten

Prüfen Sie bei jedem KI-Tool den Anbieter, den Serverstandort und die Vertragsbedingungen, und schließen Sie bei Bedarf einen AVV ab. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, keine unnötigen Kundendaten in offene KI-Dienste einzugeben. Eine praxisnahe Anleitung bietet unser Ratgeber zum KI-Datenschutz im Handwerk. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung; bei konkreten Fragen sollten Sie einen Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt hinzuziehen.

Ebenfalls zu regeln ist der Umgang mit Löschung und Auskunft. Kunden können Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten verlangen. Sind Daten über Postfächer, Messenger-Verläufe, Fotoordner und mehrere Programme verstreut, ist eine vollständige Auskunft kaum zu leisten. Eine geordnete Ablage ist deshalb nicht nur eine Frage der Effizienz.

Datenschutz und der EU AI Act greifen ineinander: Beide Regelwerke betreffen den verantwortungsvollen Umgang mit KI. Wer beides von Anfang an mitdenkt, kann digitale Werkzeuge sicher nutzen und das Vertrauen seiner Kunden bewahren. Fördermittel für eine professionelle Begleitung finden Sie in unserer Übersicht zur Förderung.