Nachkalkulation aus Buchhaltungsdaten

Nachkalkulation aus Buchhaltungsdaten bedeutet, das Ergebnis eines Auftrags direkt aus den gebuchten Geschäftsvorfällen zu ermitteln. Grundlage sind die auf das Projekt kontierten Eingangsrechnungen, die dem Projekt zugeordneten Lohnstunden und die gestellten Ausgangsrechnungen. Der Vorteil gegenüber einer separat geführten Projektliste liegt in der Vollständigkeit: Was gebucht ist, ist erfasst, auch die Positionen, an die im Projektcontrolling niemand denkt.

Genau diese vergessenen Positionen entscheiden im Handwerk oft über das Ergebnis. Nachträglich gelieferte Kleinmengen, Entsorgungskosten, Gerätemiete, Fremdleistungen eines Subunternehmers, Nacharbeiten nach der Abnahme und Fahrtkosten tauchen in der Buchhaltung zuverlässig auf, in einer handgeführten Projektübersicht dagegen selten vollständig.

Die Voraussetzung ist allerdings anspruchsvoll: Jeder relevante Beleg und jede Stunde müssen die richtige Projektzuordnung tragen. Läuft Material auf ein Sammelkonto, ist die Auswertung wertlos. Deshalb hängt diese Form der Nachkalkulation unmittelbar an der Kostenstellenzuordnung.

Eine typische Fehlerquelle ist die zeitliche Verzerrung. Buchhaltungsdaten entstehen mit dem Rechnungseingang, nicht mit der Leistung. Ein Projekt, das im Frühjahr ausgeführt wurde, trägt Kosten, die erst im Sommer gebucht werden. Wird die Auswertung zu früh erstellt, erscheint das Ergebnis zu gut, und die Korrektur kommt erst, wenn niemand mehr hinsieht. Sinnvoll ist deshalb ein fester Abstand zwischen Projektabschluss und Auswertung.

Ebenso zu bedenken sind Gewährleistungsarbeiten. Sie fallen nach dem Abschluss an und werden häufig auf eine allgemeine Kostenstelle gebucht. Damit fehlen sie im Ergebnis des verursachenden Projekts, obwohl sie unmittelbar dazugehören. Eine Rückbuchung auf das ursprüngliche Projekt verändert die Rangfolge der Aufträge in vielen Betrieben deutlich.

Bezug zur Digitalisierung

Technisch braucht es eine durchgängige Projektnummer, die in Angebot, Bestellung, Zeiterfassung, Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung dieselbe ist. Handwerkersoftware bildet das über ein Projektkonto ab, auf dem alle Bewegungen zusammenlaufen. Der Abgleich mit der Finanzbuchhaltung stellt sicher, dass keine Kosten außerhalb des Projektkontos verbucht wurden.

Wichtig ist die Behandlung der Gemeinkosten. Aus der Buchhaltung kommen zunächst nur die direkt zurechenbaren Kosten. Für ein aussagekräftiges Ergebnis müssen Verwaltungs-, Werkstatt- und Fuhrparkkosten über einen kalkulatorischen Satz zugeschlagen werden, der mit der Vorkalkulation konsistent ist. Sonst vergleicht man ungleiche Größen.

Auswertungssysteme können den Vergleich zwischen kalkulierten und tatsächlichen Werten je Position automatisch bilden und Abweichungen sortiert ausgeben. Lernende Verfahren erkennen darüber hinaus wiederkehrende Muster, etwa dass eine bestimmte Leistungsart regelmäßig mehr Stunden braucht als angesetzt. Solche Erkenntnisse fließen in die nächste Vorkalkulation zurück.

Voraussetzung ist eine Abstimmung mit dem Steuerberater oder der Buchhaltung über die verwendete Kontierungssystematik. Werden Kostenarten in der Finanzbuchhaltung anders geschnitten als in der Kalkulation, entsteht ein Vergleich, der formal korrekt und inhaltlich nicht aussagekräftig ist. Diese Abstimmung ist einmalig und wirkt sich auf jede spätere Auswertung aus.

Wer damit beginnt, sollte nicht alle Projekte rückwirkend auswerten, sondern die aktuelle Zuordnungsdisziplin verbessern und die Auswertung ab einem Stichtag aufbauen. Historische Daten mit lückenhafter Kontierung liefern Ergebnisse, denen im Betrieb niemand traut.