Projektkonto

Ein Projektkonto ist die zentrale Sammelstelle für alle wirtschaftlichen Bewegungen eines Bauvorhabens. Darauf laufen Angebot und Auftragswert, gebuchte Stunden, Materialentnahmen und Materialrechnungen, Fremdleistungen von Subunternehmern, Gerätekosten sowie die gestellten Abschlags- und Schlussrechnungen. In der Kostenrechnung entspricht es einem Kostenträger.

Der Unterschied zur Finanzbuchhaltung ist die Perspektive. Die Buchhaltung ordnet nach Konten und Perioden, das Projektkonto nach Vorhaben. Erst diese Sicht beantwortet die Frage, ob eine bestimmte Baustelle getragen hat. Beide Sichten müssen zusammenpassen: Die Summe aller Projektkonten plus die nicht zurechenbaren Gemeinkosten muss sich mit der Finanzbuchhaltung abstimmen lassen, sonst fehlen Kosten.

Im Handwerksbetrieb ist das Projektkonto zugleich der Ort, an dem der Auftragsstatus sichtbar wird: Wie viel des Auftragswerts ist bereits abgerechnet, wie viel Leistung ist erbracht aber noch nicht in Rechnung gestellt, welche Nachträge sind beauftragt und welche nur angemeldet. Gerade der letzte Punkt geht in der Praxis häufig verloren und kostet am Projektende Geld.

Eine typische Fehlerquelle ist die verspätete Anlage. Wird das Projektkonto erst mit Auftragserteilung eröffnet, fehlen die Kosten der Angebotsphase, etwa Aufmaßtermine, Planungsaufwand und Musteranfertigungen. Bei Vorhaben mit umfangreicher Vorarbeit ist dieser Anteil erheblich und erscheint dann als allgemeine Verwaltungskosten, obwohl er einem konkreten Vorhaben zuzurechnen wäre.

Ebenso zu regeln ist der Umgang mit angemeldeten, aber noch nicht beauftragten Nachträgen. Sie sind weder Auftragswert noch bloße Absicht, sondern eine offene Position mit wirtschaftlicher Bedeutung. Werden sie im Projektkonto sichtbar geführt, bleibt der Klärungsbedarf präsent; werden sie nur in einer Mailkorrespondenz geführt, geraten sie bis zur Schlussrechnung aus dem Blick.

Bezug zur Digitalisierung

Damit ein Projektkonto funktioniert, braucht es eine durchgängige Projektnummer, die vom Angebot über die Bestellung und Zeiterfassung bis zur Rechnung dieselbe bleibt. In einem ERP für das Handwerk ist das der verbindende Schlüssel. Fehlt er an einer Stelle, etwa weil Material ohne Projektangabe abgeholt wurde, entsteht eine Lücke, die später nur mit Aufwand geschlossen wird.

Sinnvoll ist die Ergänzung um Obligo-Werte: bestellte, aber noch nicht berechnete Leistungen erscheinen als Verpflichtung, sodass der Kostenstand nicht zu günstig wirkt. Ebenso gehört der Bestand an erbrachten, noch nicht abgerechneten Leistungen dazu, weil er die Liquiditätsplanung beeinflusst.

Automatisierte Auswertungen können den Stand jedes Projektkontos täglich fortschreiben und bei Abweichungen melden. Lernende Verfahren ordnen fehlende Belege dem wahrscheinlichsten Projekt zu und schlagen die Zuordnung zur Bestätigung vor.

Voraussetzung für die Aussagekraft ist außerdem ein klarer Abschluss. Solange ein Projektkonto offen bleibt, laufen weiterhin Buchungen darauf, etwa Gewährleistungsarbeiten oder späte Rechnungen. Sinnvoll ist ein definierter Abschlusszeitpunkt mit anschließender Nachlaufperiode, in der nur noch klar zugeordnete Nachzügler gebucht werden.

Für kleinere Betriebe genügt es, Projektkonten erst ab einer bestimmten Auftragsgröße zu führen und kleine Serviceaufträge über eine Sammelkostenstelle je Monat abzubilden. Der Erkenntnisgewinn je Aufwand ist bei den großen Aufträgen deutlich höher.