Nachkalkulationsergebnis

Das Nachkalkulationsergebnis ist der Vergleich zwischen kalkulierten und tatsächlich angefallenen Werten eines abgeschlossenen Auftrags. Verglichen werden Lohnstunden, Materialkosten, Fremdleistungen und Geräteeinsatz jeweils in Soll und Ist. Aus der Differenz ergibt sich das Ergebnis in Euro und als Prozentwert bezogen auf die Auftragssumme. Sinnvoll ist eine Aufgliederung nach Kostenart, weil ein negatives Gesamtergebnis unterschiedliche Ursachen haben kann: zu knapp angesetzte Stunden, gestiegene Materialpreise, nicht abgerechnete Nachträge oder unbezahlte Nacharbeit. Ohne diese Aufgliederung bleibt nur die Feststellung, dass es nicht gepasst hat.

Für Handwerksbetriebe ist die Nachkalkulation die einzige belastbare Prüfung der eigenen Kalkulationsansätze. Ein Malerbetrieb erkennt daran, ob der Aufwand für Untergrundvorbereitung bei Altbauten realistisch angesetzt war. Ein SHK-Betrieb sieht, ob der Zeitansatz für einen Heizungstausch im Bestand mit dem im Neubau vergleichbar ist. Ein Elektriker stellt fest, dass Kleinaufträge unter einer bestimmten Auftragssumme durch Fahrzeit und Bürozeit strukturell defizitär sind. Ein Bauunternehmen erkennt, welche Bauteile oder Bauverfahren regelmäßig aus dem Rahmen laufen. Entscheidend ist, die Auswertung über mehrere gleichartige Aufträge zu betrachten, weil ein einzelner Auftrag durch Sondereinflüsse verzerrt sein kann.

Zu beachten ist die Vergleichbarkeit der Grundlagen. Wird die Vorkalkulation mit einem anderen Stundensatz gerechnet als die Nachkalkulation, entsteht eine Abweichung, die nichts über die Ausführung aussagt. Ebenso müssen Nachträge sowohl auf der Soll- als auch auf der Ist-Seite berücksichtigt werden, sonst erscheint ein Auftrag mit umfangreichen beauftragten Zusatzleistungen fälschlich als überschritten. Bei Aufträgen über mehrere Monate empfiehlt sich zusätzlich eine mitlaufende Betrachtung als Soll-Ist-Abweichung, weil eine Auswertung nach Abschluss zwar für künftige Kalkulationen hilft, aber am laufenden Auftrag nichts mehr ändert.

Wo KI ansetzt

Die Nachkalkulation scheitert in der Praxis meist an der Datenerfassung, nicht an der Rechnung. Werden Stunden auftragsbezogen gebucht, Materialbelege dem Projekt zugeordnet und Nachträge dokumentiert, entsteht das Ergebnis automatisch. KI unterstützt beim Zuordnen: Lieferscheine und Eingangsrechnungen lassen sich per OCR auslesen und dem passenden Projekt vorschlagen. Über mehrere Projekte hinweg können Auswertungen typische Abweichungsmuster benennen und daraus Hinweise für die Vorkalkulation ähnlicher Aufträge liefern.

Der Nutzen entsteht erst durch die Rückkopplung. Ein Nachkalkulationsergebnis, das abgelegt und nicht gelesen wird, ändert nichts. Praktikabel ist, monatlich die abgeschlossenen Aufträge durchzugehen, die drei größten Abweichungen zu besprechen und daraus konkrete Änderungen an Zeitansätzen oder Zuschlägen abzuleiten.