Positionsabgleich mit dem Angebot

Der Positionsabgleich stellt Angebot und Rechnung Position für Position gegenüber. Verglichen werden Positionsnummer, Leistungstext, Menge, Einheit und Einheitspreis. Abweichungen sind nicht automatisch Fehler, müssen aber begründet sein, etwa durch ein abweichendes Aufmaß, einen beauftragten Nachtrag oder eine entfallene Leistung.

Im Bau ist dieser Abgleich in beide Richtungen relevant. Als Auftragnehmer prüft der Betrieb vor dem Versand seiner eigenen Rechnung, ob alle beauftragten Positionen abgerechnet wurden und keine vergessen ist. Als Auftraggeber gegenüber Subunternehmern prüft er, ob berechnete Mengen durch das Aufmaß gedeckt sind und ob Positionen berechnet werden, die gar nicht beauftragt waren.

Bei Einheitspreisverträgen nach VOB ist der Abgleich anspruchsvoll, weil die abgerechnete Menge planmäßig von der ausgeschriebenen abweicht. Maßgeblich ist dann nicht die Angebotsmenge, sondern das prüffähige Aufmaß bei unverändertem Einheitspreis. Große Mengenabweichungen können zudem Anpassungsansprüche auslösen, was eine fachliche Bewertung erfordert.

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt die häufigste Lücke: Positionen, die im Angebot enthalten sind, aber in der Rechnung fehlen. Bei umfangreichen Verzeichnissen fällt eine nicht abgerechnete Position kaum auf, weil die Summe plausibel wirkt. Ein Abgleich vor dem Versand deckt genau diese Fälle auf, und sie wirken sich unmittelbar auf den Ertrag aus, ohne dass eine Diskussion mit dem Auftraggeber nötig wäre.

Ebenso relevant sind entfallene Leistungen. Werden sie weiterhin abgerechnet, weil sie im Angebot standen, entsteht ein Beanstandungsgrund, der die Prüfung der gesamten Rechnung verzögert. Bedarfs- und Eventualpositionen sollten deshalb bei der Rechnungserstellung ausdrücklich auf Beauftragung geprüft werden.

Bezug zur Digitalisierung

Wenn Angebot und Rechnung aus demselben System stammen und dieselben Positionsnummern tragen, ist der Abgleich trivial. Schwierig wird es an Schnittstellen: Der Auftraggeber liefert ein Leistungsverzeichnis in einem Ausschreibungsformat, der Subunternehmer rechnet mit eigener Nummerierung ab, und Nachträge tragen wieder andere Bezeichnungen.

Ein durchgängiger Datenaustausch über GAEB löst das für die Angebotsseite, weil Positionsstruktur und Nummern erhalten bleiben. Auf der Rechnungsseite liefert eine E-Rechnung mit Positionsdaten die Gegenstücke in strukturierter Form, sodass ein automatischer Vergleich möglich wird.

Wo Texte nicht identisch sind, helfen KI-gestützte Verfahren. Sie ordnen Positionen anhand der inhaltlichen Ähnlichkeit von Leistungsbeschreibungen einander zu, auch wenn Formulierung und Reihenfolge abweichen, und normalisieren unterschiedliche Einheiten. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, der bei geringer Übereinstimmung zur Prüfung vorgelegt wird.

Voraussetzung im Betrieb ist, dass Änderungen während der Ausführung laufend festgehalten werden. Wird eine Anordnung nur mündlich getroffen und nirgends notiert, fehlt bei der Rechnungsstellung die Grundlage für die Abweichung vom Angebot. Eine kurze schriftliche Notiz am Tag der Anordnung ersetzt später eine aufwendige Rekonstruktion aus Erinnerungen.

Praktisch bewährt sich, Nachträge von Beginn an als eigene, klar nummerierte Positionen zu führen statt sie in bestehende Positionen einzurechnen. Genau an dieser Stelle entstehen die meisten Streitfälle bei der Schlussrechnung.