Nachtragsprüfung

Die Nachtragsprüfung ist die Bewertung eines eingereichten Nachtragsangebots durch die Gegenseite, meist der Auftraggeber, gelegentlich auch der Hauptauftragnehmer, der einen Nachtrag eines Nachunternehmers prüft. Geprüft wird sowohl, ob die zusätzliche Leistung tatsächlich berechtigt ist, als auch, ob die angesetzten Preise angemessen sind.

Im Handwerks- und Baubetrieb prüft etwa ein Bauunternehmen den Nachtrag eines Nachunternehmers, indem es ihn mit der ursprünglichen Kalkulation und vergleichbaren Marktpreisen abgleicht, bevor eine Freigabe erfolgt. Ohne eine solche Prüfung besteht das Risiko, überhöhte oder nicht ausreichend begründete Nachträge unkontrolliert zu akzeptieren. Umgekehrt profitiert auch der Nachunternehmer selbst von einer nachvollziehbaren, gut begründeten Nachtragsforderung, da diese im Prüfprozess deutlich schneller freigegeben wird als eine pauschale, kaum belegte Forderung.

Methodisch trennt eine belastbare Prüfung zwei Fragen. Zuerst ist zu klären, ob dem Grunde nach ein Anspruch besteht, also ob die Leistung überhaupt vom ursprünglichen Vertrag abweicht und wer die Änderung veranlasst hat. Erst danach folgt die Prüfung der Höhe, also der angesetzten Mengen, Aufwandswerte und Zuschläge. Wird beides vermischt, entstehen Verhandlungen über den Preis, obwohl die Anspruchsgrundlage ungeklärt ist, was die Klärung regelmäßig verlängert.

Bezug zur Digitalisierung

Ein digitaler Preisspiegel und der Zugriff auf bisherige Kalkulationsdaten erleichtern die Einschätzung, ob ein Nachtragspreis plausibel ist, statt ihn allein nach Erfahrungswert zu beurteilen. KI kann zudem Nachtragsbegründungen mit der ursprünglichen Leistungsbeschreibung abgleichen und auf Widersprüche oder auffällig hohe Preisansätze hinweisen, ähnlich wie bei der Suche nach einem Spekulationspreis.

Die Nachtragsprüfung ähnelt in ihrer Systematik der Auskömmlichkeitsprüfung eines Hauptangebots: In beiden Fällen geht es darum, einen Preis nachvollziehbar mit der tatsächlich zu erbringenden Leistung abzugleichen, bevor eine Zahlung oder Freigabe erfolgt.

Wer als Auftraggeber oder Hauptauftragnehmer eine feste, wiederkehrende Systematik für die Nachtragsprüfung nutzt, etwa eine einheitliche Checkliste für Begründung, Mengenansatz und Preisvergleich, beschleunigt den Prüfprozess spürbar und reduziert gleichzeitig das Risiko, einzelne Prüfschritte im Tagesgeschäft zu übergehen.

Für ein wachsendes Bauunternehmen, das zunehmend mit mehreren Nachunternehmern gleichzeitig arbeitet, lohnt es sich besonders, die Nachtragsprüfung nicht von Fall zu Fall unterschiedlich zu handhaben, sondern eine einheitliche Vorgehensweise für alle Projekte festzulegen. So wird sichergestellt, dass jeder eingereichte Nachtrag nach denselben Maßstäben bewertet wird, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Prüfung im Einzelfall übernimmt. Das schafft nicht nur Fairness gegenüber den beteiligten Nachunternehmern, sondern erleichtert auch die interne Nachvollziehbarkeit, wenn im Nachhinein Rückfragen zu einer bestimmten Entscheidung auftauchen, etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung oder bei einer internen Kostenkontrolle am Ende des Projekts, wenn rückblickend nachvollzogen werden soll, wie einzelne Entscheidungen zustande kamen.