Nachweis gegenüber Auftraggebern

Der Nachweis gegenüber Auftraggebern ist die Zusammenstellung von Unterlagen, mit denen ein Betrieb auf Nachfrage darlegen kann, wie er künstliche Intelligenz einsetzt. Er entsteht nicht aus einer einzelnen gesetzlichen Vorgabe, sondern aus vertraglichen Anforderungen: Große Auftraggeber, Generalunternehmer und öffentliche Stellen fragen zunehmend ab, welche Werkzeuge in der Leistungserbringung eingesetzt werden, wie mit Daten umgegangen wird und wer die Verantwortung für Ergebnisse trägt.

Am Bau taucht das an mehreren Stellen auf. In der Präqualifikation, in Vergabeunterlagen, in Rahmenverträgen mit Industriekunden, in Fragebögen zur Lieferantenbewertung und in Nachunternehmerverträgen. Gefragt wird etwa, ob Projektunterlagen in externe KI-Dienste gelangen, ob Fotos vom Werksgelände in Cloudsysteme hochgeladen werden, ob Mitarbeitende zum Umgang mit KI unterwiesen sind und ob eine schriftliche Regelung existiert.

Was das im Betrieb bedeutet

Aufwendig wird es nur, wenn jede Anfrage einzeln beantwortet wird. Wirtschaftlicher ist ein kleines Standardpaket, das mehrfach verwendbar ist. Es besteht typischerweise aus vier Teilen: einer Systemliste mit den eingesetzten Werkzeugen und ihrem Zweck, der KI-Nutzungsrichtlinie als verbindliche Regel für die Beschäftigten, Nachweisen über durchgeführte Unterweisungen und einer Angabe zur verantwortlichen Person im Betrieb.

Ergänzend hilft eine klare Aussage zum Umgang mit Auftraggeberdaten: welche Unterlagen überhaupt in KI-Werkzeuge gelangen dürfen, ob Eingaben zum Modelltraining verwendet werden und ob mit den Anbietern Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen. Wer Pläne, Ausschreibungsunterlagen oder Werksfotos grundsätzlich nur in ausgewählten Systemen verarbeitet, sollte genau das schriftlich haben.

Für die Beschäftigtenseite genügt in der Regel eine schlichte Dokumentation der Unterweisung: Datum, Inhalte, Teilnehmerliste. Sie belegt, dass der Betrieb den Umgang mit KI organisiert hat, ohne eine bestimmte Zertifizierung behaupten zu müssen. Aufgeblähte Nachweise mit Prüfungen und Punktesystemen sind für einen Handwerksbetrieb weder gefordert noch praktikabel und erzeugen vor allem Pflegeaufwand. Hilfreich ist es dagegen, die Unterlagen einmal jährlich durchzusehen und neue Werkzeuge zu ergänzen, damit die Angaben bei der nächsten Anfrage noch stimmen.

Zurückhaltung ist bei Formulierungen geboten, die mehr versprechen, als der Betrieb halten kann. Angaben wie eine vollständige Prüfung sämtlicher KI-Ergebnisse binden im Streitfall. Besser ist eine sachliche Beschreibung des tatsächlichen Ablaufs, etwa dass Angebote und verbindliche Schreiben vor dem Versand von einer benannten Person freigegeben werden. Für Bauunternehmen und Nachunternehmer wird dieses Paket damit zu einem Argument in der Vergabe statt zu einem zusätzlichen Risiko.