Parallelbetrieb

Parallelbetrieb bedeutet, dass Alt- und Neusystem für eine begrenzte Zeit gleichzeitig genutzt werden. Zwei Varianten sind üblich. Beim echten Parallelbetrieb werden dieselben Vorgänge in beiden Systemen erfasst, um die Ergebnisse zu vergleichen. Beim abgegrenzten Parallelbetrieb laufen neue Vorgänge im Neusystem, während bereits begonnene im Altsystem zu Ende geführt werden.

Für Handwerksbetriebe ist die zweite Variante fast immer die richtige. Ein echter Parallelbetrieb verdoppelt die Erfassungsarbeit und ist in Betrieben ohne freie Kapazität nicht durchhaltbar. Die abgegrenzte Variante bedeutet konkret: Aufträge, die vor dem Stichtag angelegt wurden, werden im Altsystem abgerechnet; alles Neue entsteht im Neusystem. Für laufende Wartungsverträge und mehrjährige Projekte braucht es eine gesonderte Festlegung.

Die entscheidende Größe ist die Dauer. Ein Parallelbetrieb ohne Enddatum führt dazu, dass zwei Datenbestände dauerhaft nebeneinander bestehen, Auswertungen unvollständig sind und Mitarbeitende je nach Vorliebe das eine oder andere System nutzen. Üblich sind Zeiträume von wenigen Wochen bis zu einem Quartal, abhängig von der Länge typischer Aufträge.

Ein Beispiel für eine Sonderregelung sind Wartungsverträge mit wiederkehrenden Terminen. Sie laufen über Jahre und lassen sich nicht sinnvoll im Altsystem zu Ende führen. Üblich ist deshalb, diesen Bereich unabhängig vom übrigen Stichtag vollständig zu übernehmen und den ersten Wartungszyklus im Neusystem bewusst eng zu begleiten.

Eine typische Fehlerquelle ist die uneinheitliche Erfassung im Übergangszeitraum. Wenn ein Monteur seine Stunden im neuen System bucht, während der Auftrag im alten geführt wird, fehlen die Zeiten in der Abrechnung, ohne dass es auffällt. Die Regel muss deshalb am Auftrag hängen und nicht an der Person oder am Gerät, und sie gehört schriftlich an alle Beteiligten.

Bezug zur Digitalisierung

Der Parallelbetrieb ist ein Teil des Systemwechsels und schließt an die Datenmigration an. Vorab sollte geklärt sein, welche Daten übernommen wurden und welche im Altsystem verbleiben. Für die verbleibenden Daten braucht es eine Regelung, wie lange ein Lesezugriff bestehen bleibt und wie sie danach gesichert werden, insbesondere wegen der Aufbewahrungspflichten.

Wichtig ist außerdem, für die Übergangszeit eindeutige Zuständigkeiten festzulegen: Wer erfasst was in welchem System, an wen wenden sich Mitarbeitende bei Unklarheiten, und wie werden Fehler gemeldet. Diese Rolle übernimmt üblicherweise der beim Rollout benannte Ansprechpartner.

Zu bedenken ist außerdem der Lizenzaufwand während der Übergangszeit. Beide Systeme verursachen Kosten, und der Altvertrag läuft oft mit fester Laufzeit weiter. Diese Doppelkosten gehören in die Planung des Wechsels, ebenso die Frage, ob nach Abschaltung ein reduzierter Lesezugriff auf das Altsystem vereinbart werden kann.

Praktisch bewährt sich ein klarer Stichtag mit vorheriger Ankündigung und eine erste Abrechnungsperiode, die vollständig im Neusystem durchlaufen wird. Erst wenn eine komplette Monatsabrechnung fehlerfrei erstellt wurde, sollte das Altsystem abgeschaltet werden.