Passwortmanager

Ein Passwortmanager ist ein Programm, das Zugangsdaten verschlüsselt speichert und bei Bedarf automatisch in Anmeldeformulare einträgt. Nutzer müssen sich nur noch ein einziges, starkes Hauptpasswort merken, während für jeden einzelnen Dienst ein eigenes, zufällig erzeugtes Passwort verwendet werden kann. Das löst ein verbreitetes Problem: Ohne Hilfsmittel neigen Menschen dazu, einfache oder mehrfach verwendete Passwörter einzusetzen, weil sich viele unterschiedliche, komplexe Passwörter kaum merken lassen, gerade wenn im Betriebsalltag ohnehin schon vieles andere im Kopf behalten werden muss und Passwörter dabei schnell zur Nebensache werden.

In Handwerksbetrieben sind im Laufe der Digitalisierung oft viele verschiedene Zugänge entstanden: Buchhaltungssoftware, E-Mail, Cloud-Speicher, Terminbuchung, Lieferantenportale und diverse Apps für Zeiterfassung oder Bautagebuch. Werden diese Zugänge mit einfachen oder wiederverwendeten Passwörtern gesichert, reicht ein einziges kompromittiertes Passwort, um mehrere Systeme gleichzeitig zu gefährden, weil Angreifer erbeutete Zugangsdaten routinemäßig bei vielen anderen Diensten ausprobieren, in der Hoffnung, dass dasselbe Passwort auch dort funktioniert.

Zu klären ist außerdem der Umgang mit dem Hauptzugang. Wer das Hauptpasswort verliert, verliert je nach Produkt den Zugriff auf sämtliche gespeicherten Zugangsdaten, weil der Anbieter es aus Sicherheitsgründen nicht wiederherstellen kann. Für den betrieblichen Einsatz gehört deshalb eine Regelung dazu, wie ein Notfallzugang hinterlegt wird und wer im Vertretungsfall darauf zugreifen darf.

Bezug zur Digitalisierung

Mit jeder neuen digitalen Anwendung im Betrieb wächst die Zahl der benötigten Zugänge, was einen Passwortmanager zunehmend sinnvoll macht, gerade auch für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung. Viele Manager lassen sich zudem im Team nutzen, sodass gemeinsam genutzte Zugänge, etwa für ein Firmenkonto bei einem Lieferantenportal, sicher geteilt werden können, ohne dass Passwörter per Zettel, Chat oder mündlich weitergegeben werden, was in vielen Betrieben bis heute gängige Praxis ist.

Ein Passwortmanager ersetzt keine Zwei-Faktor-Authentifizierung, ergänzt diese aber sinnvoll: Starke, einzigartige Passwörter in Kombination mit einem zweiten Faktor erschweren Angreifern den Zugriff erheblich, selbst wenn ein Passwort durch Phishing erbeutet wurde. Gemeinsam mit klar geregelten Zugriffsrechten bildet das eine solide Grundlage für die Zugangssicherheit im Betrieb, die sich mit überschaubarem Aufwand einführen lässt, auch ohne eigene IT-Abteilung im Betrieb und ohne tiefere technische Vorkenntnisse.

Ebenso zu regeln ist das Ausscheiden von Mitarbeitenden. Persönliche Zugänge werden gesperrt, gemeinsam genutzte Zugangsdaten müssen dagegen geändert werden, weil sie bekannt geblieben sind. Ein Passwortmanager mit Teamfunktion erleichtert das, weil erkennbar ist, welche Zugänge freigegeben waren und welche danach zu erneuern sind.

Der Umstieg lohnt sich meist schon mit den wichtigsten Zugängen: Buchhaltung, E-Mail und Bankgeschäfte zuerst absichern, danach schrittweise weitere Dienste ergänzen. So wird der Einstieg in eine bessere IT-Sicherheit im Handwerksbetrieb überschaubar, statt alle Zugänge auf einmal umstellen zu müssen, was viele Betriebe sonst vor dem Thema zurückschrecken lässt, obwohl der eigentliche Umstieg meist unkomplizierter verläuft als befürchtet und sich der Aufwand bereits nach kurzer Zeit spürbar auszahlt.